Một chiến dịch Email Marketing được triển khai có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào quy trình ban đầu khi chúng ta lên kịch bản cho nó.
Đối với một chiến dịch ban đầu:
- Tệp data
- Định hướng hay mục tiêu khi làm email marketing
- Nội dung email
Các nội dung trên là những yếu tố quan tâm chính, nhưng bài viết này sẽ nói về một yếu khác không kém phần quan trọng đó là Quy trình lên Flow, mà cụ thể hơn ở bài viết này sẽ là Quy trình lên Flow – chuỗi email cho khách hàng ngành đào tạo.
Quy trình lên Flow như thế nào ?
Quy trình lên Flow thực chất cũng không quá khó, nhưng nó đòi hỏi chúng ta phải hình dung được những bước cần làm để có thể thực hiện một cách mượt mà. Chính vì thế, dưới đây TriggerM hướng dẫn bạn các bước lên flow sao cho hiệu quả nhất có thể.
1. Phác thảo flow trên sơ đồ tư duy (Mindmap)
Các bước để phác thảo lên flow Mindmap:
Bước 1: Chọn một công cụ để thực hiện
Dưới đây là một số công cụ TriggerM hay sử dụng và đề xuất mọi người tham khảo:
- diagrams. net
- lucid. app
- miro. com
- mindmup. com
(Hình ảnh 1: Hình ảnh sơ đồ phác thảo flow trên Miro)
Bước 2: Xác định thông tin nhân khẩu học của tệp data.
Hãy phân loại ra từng tệp khác nhau. Ví dụ: Nghề nghiệp, độ tuổi,.. Để nội dung email nhắm đúng đối tượng. Đây cũng là nội dung đầu tiên mà chúng ta đưa lên đầu tiên trên Mindmap.
Lưu ý: Hãy chọn hình dạng shape và màu để phân biệt mọi thứ (Như hình ảnh 1, tệp data ban đầu sẽ là màu đỏ), Đừng quên note chi tiết ra công dụng của từng loại shape và màu để mọi người dễ hiểu khi nhìn vào.
Bước 3: Xác định mục tiêu khi thực hiện flow
Ở bước này, bạn có thể dùng nguyên tắc SMART để áp dụng.
- S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.(VD: Tăng tương tác với KH,..)
- M – Measurable : Đo lường được (Gửi 3 email trong 7 ngày,..)
- A – Attainable : Có thể đạt được (Tuần 1: Mục tiêu open rate tăng 10%,..)
- R – Relevant : Thực tế (Dùng những nội dung để KH tương tác,..)
- T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành (Trong vòng 2 tuần,..)
Bước 4: Cách tiếp cận
Từ mục tiêu được vạch ra ở bước 2, hãy xác định cách thức bạn có thể tiếp cận tệp data, làm sao để thu hút họ tương tác: Tặng một món quà, chia sẻ một vài kiến thức hay voucher,…
Bước 5: Hình như những nội dung cần có cho chiến dịch
- Email tạo ấn tượng tốt.
- Email nội dung giá trị, tương tác
- Email tặng quà
- Email Quảng cáo
- Email lợi ích
- V.v…
Sau khi đã có một khung sườn cho nội dung email bước tiếp theo cần quan tâm đó là Xác định số lượng email và số ngày gửi.
Bước 6: Xác định số lượng email và số ngày gửi
Từ các nội dung email trên, hãy phân ra email nào cần gửi trước và sau, tổng số email sẽ triển khai của bạn là bao nhiêu ? Bởi vì số ngày gửi và số ngày của chiến dịch sẽ dựa trên đó, thông thường sau 2-3 ngày sẽ gửi một email khác, nên chẳng hạn bạn có 7 email thì thời gian chiến dịch sẽ giao động 14 – 16 ngày tùy cách bạn tinh chỉnh thời gian.
Hãy vẽ Sơ đồ tư duy một cách dễ nhìn và dễ hiểu, bởi vì còn có các bộ phận khác làm việc dựa trên đó, tuy chỉ phác thảo nhưng nó là một trong những bước cần có cho một quy trình lên flow email.
Tại sao nên Phác thảo trước ?
Lý do chúng ta nên phác thảo trước bao gồm:
- Dễ customize và edit
- Hình dung rõ luồng flow và tổng quan sự liên kết giữa các flow (kèm note thông tin)
- Trông flow chuyên nghiệp để trình bày với sếp/clients
- Đội nhóm có thể comment nhận xét qua lại
- Real-time, dễ điều chỉnh, xem được lịch sử chỉnh sửa
2. Lên kế hoạch content và viết content email
Bước tiếp theo sau khi chúng ta đã có một hướng đi cho flow của mình sẽ là lên kế hoạch content và viết content email.
Trong giai đoạn này, bạn sẽ cần tổng hợp mọi thứ cần có cho chiến dịch ra một file chẳng hạn như Google Sheet, bạn nên hình dung chi tiết từ sơ đồ tư đã phác thảo trước đó:
- Tổng một chiến dịch sẽ có bao nhiêu email được sử dụng
- Có email nào được dùng để gửi lại cho những người nhận không đọc email hay không
- Chủ đề của các email ra sao
- Nội dung của nó như thế nào
- Link Website
- Link Fanpage
- Logo
- Thông tin doanh nghiệp/thương hiệu đào tạo
- …..
Hãy chi tiết mọi thứ để bộ phận phụ trách viết content nắm được các thông tin cần thiết, bắt tay vào viết nội dung và chuyển tới khâu xét duyệt dung.
Dĩ nhiên là bạn sẽ cần kiểm duyệt từ nội dung lại xem đã phù hợp với tiêu chí của chiến dịch hay chưa, cho đến hình ảnh, link gắn trong button, thông điệp,….Nếu mọi thứ đã ổn thỏa chúng ta hãy đến bước tiếp theo.
3. Đưa Flow lên hệ thống – xây dựng Campaigns
- Giai đoạn này, bạn sẽ thao tác với hệ thống email marketing của mình. Hãy dùng tính năng Campaigns Automation và các chức năng hỗ trợ bạn theo dõi hành trình của khách hàng chấm điểm, tự động phân loại những tệp mở hoặc không mở email của bạn.
- Dựa trên sơ đồ tư duy ban đầu, hãy xây dựng Campaigns một cách logic và hãy thật chính xác nếu bạn không muốn email của chúng ta bị gửi đi một cách lộn xộn, không có hệ thống.
(Hình ảnh 2: Tạo dựng Campaigns, chức năng gửi Email Automation trên Mautic)
4. Đưa nội dung lên campaigns
Sau khi bạn đã xây dựng một khung campaigns trên hệ thống, chúng ta sẽ đưa nội dung đã đã được duyệt ở bước 2 lên.
Nếu bạn đã có sẵn những mẫu email cho thương hiệu thì chỉ cần đưa nội dung lên đó. Nhưng nếu bạn chưa có hãy tạo cho mình một hoặc một vài mẫu email đẹp và đơn giản nhất có thể để tạo cảm giác dễ đọc cho người nhận. Sau đó, khi cần tới chỉ cần dùng chức năng nhân bản để dùng tiếp mẫu đó, rất tiện lợi.
(Hình ảnh 3: Hộp thoại set up email và chỉnh thời gian gửi tự động trong Campaigns)
Lưu ý: Khi đưa nội dung lên email hãy kiểm tra nội dung thật kĩ lưỡng, từ tiêu đề, văn bản, logo và cả dòng có nhân hóa nữa.
Hãy kiểm tra bằng cách gửi cho một địa chỉ email của chính mình xem nó vào hộp thư đến hay là mục quảng cáo. Nếu vào mục quảng cáo hoặc spam điều đó có nghĩa là bạn cần tối ưu lại những nội dung đó hoặc warm up lại cho địa chỉ gửi email.
Bạn chưa biết tối ưu như thế nào thì hiệu quả hay Warm up địa chỉ gửi ra sao ? Nhấn vào đây.
Còn nếu mọi thứ đã được xử lý xong và ổn thỏa cả, hãy đến bước tiếp theo.
5. Chạy thử nghiệm trên từng tệp
Bạn không thể bắt đầu chiến dịch với 30.000 hay 50.000 contact ngay được. Hãy kiên nhẫn !
Việc vừa bắt đầu đã gửi ngay cho tất cả những liên hệ mình đang có chẳng khác nào bạn đang all in vào một ván cược spam vậy.
Hãy chậm rãi, bạn có thể bắt đầu với một tệp khoảng 500 contact sau đó đến 1000 – 3000 – 5000,.. Đó cũng là một cách để bạn warm up hệ thống của mình.
Bên cạnh đó, chức năng A/B Testing có lẽ sẽ là thứ bạn cần dùng đến để so sánh độ hiệu quả các phiên bản khác .
(Hình ảnh 4: Chức năng Segment trên Mautic giúp phân đoạn data)
6. Phân tích flow và Content
Không phải tự nhiên chúng ta lại gửi chậm rãi như thế.
Việc gửi nhỏ giọt như vậy, giúp chúng ta có thể kiểm soát hiệu quả cho chiến dịch:
(Hình ảnh 5: Báo cáo tỷ lệ Gửi, Mở và tỷ lệ Mở email trên Mautic)
- Tại sao chiến dịch của bạn lại ít tương tác như vậy
- Tiêu đề đã thực sự tối ưu chưa, nó có thu hút người đọc không ?
- Hình ảnh, nội dung đã tiếp cận được người đọc chưa ?
- Các button của bạn có thật sự thu hút họ hành động.
- Thời gian gửi đã tốt chưa, gửi vào khung giờ đó đã hợp lý chưa.
Hãy phân tích rõ những gì thu được khi ta bắt đầu với những bước đi đầu tiên, để làm đà cho cú nhảy sau cùng.
7. Sửa những lỗi và thiếu sót
Thật may mắn khi mình chưa gửi cho 50.000 người nhận !
Đó có lẽ sẽ là suy nghĩ bạn có khi đang trong giai đoạn này, hãy chỉnh sửa lại những sai sót và thêm vào những điều còn thiếu.
Sau đó hãy quay lại bước 5 cho đến khi tỷ lệ tăng rõ rệt và hoàn thiện chiến dịch của chúng ta.
8. Hoàn thiện
(Hình ảnh 6: Báo cáo tỷ lệ Gửi, Mở và tỷ lệ Mở email trên Mautic)
Yeahhh ! Các tỷ lệ cho tệp gần thật đáng kinh ngạc, tỷ lệ chuyển đổi cũng rất tốt. Điều đó chứng tỏ chiến dịch của bạn đã hoàn thiện:
- Bạn đã warm up địa chỉ IP gửi email của mình uy tín từ những tệp theo bậc thang vừa rồi ở bước 5.
- Bạn đã phân tích những lỗi và thiếu sót của mình ở bước 6.
- Bạn cũng đã nhìn nhận và sửa lỗi ở bước 7.
Bước tiếp theo là một cú nhảy xa của bạn, bạn xứng đáng nhận được một kết quả tốt đẹp hơn cho những nỗ lực bỏ ra của mình.
Hãy gửi cho tệp còn lại, nhưng hãy chia tệp data lớn còn lại ra làm 2 hoặc 3, 4 tệp nhỏ. Bởi vì chẳng có điều gì là hoàn thiện 100% hãy cẩn thận đi đến thành công.
Chuỗi email marketing cho khách hàng ngành đào tạo
Đối với ngành đào tạo, ý tưởng để triển khai một chuỗi email cũng dễ dàng hơn, dưới đây là một chuỗi gồm 8 Email cho 18 ngày mà bạn có thể tham khảo.
Tại đây, TriggerM ví dụ bạn đã có sẵn data tự thu được và đối tượng thuộc độ tuổi 16 – 40 ( Học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng) và đã biết đến thương hiệu của bạn, chúng ta cùng bắt đầu nhé.
Những điều bạn cần có ở mỗi email:
- Logo thương hiệu
- Website hoặc link dẫn về Facebook
- Cá nhân hóa
- Nút hủy đăng ký dễ nhìn thấy
Email 1: Gửi một lợi ích/ebook
Mục đích: Làm quen lại lần nữa với tệp data, tạo thiện cảm và nhắc họ về chúng ta.
(Hình ảnh 7: Nội dung Email được cá nhân hóa và gửi tặng một ebook cho tệp data)
Email 2: Email có nội dung nhắm vào Nỗi đau của khách nhưng không quảng cáo
Mục đích: Để đối tượng nhận thức được nỗi đau và nhu cầu của bản thân, nhưng giai đoạn này đối tượng chưa thật sự chắc chắn nên hãy đừng quảng cáo
Ví dụ:
- Trung tâm tiếng anh: Nhắc đối tượng mất căn bản, phát âm không chuẩn, không kịp ra trường cùng bạn bè,..
- Trung tâm tin học: Mất căn bản, sếp giao việc thực hiện thủ công mất thời gian, luôn luôn giờ sự giúp đỡ,..
- Trung tâm đào tạo/tìm việc làm: Thất nghiệp, bạn bè người thân chê,..
Email 3: Tặng bộ thủ thuật/ đề thi thử /… một lợi ích nhất định và có hạn
Mục đích: Tạo ra nhu cầu cao hơn và tăng tương tác mở mail, làm tiền đề cho những email quảng cáo sau.
Ví dụ:
- Bộ đề thi thử năm 2021
- Bộ thủ thuật giúp bạn làm việc nhanh chóng trên excel
- Các nguyên tắc khi viết CV tìm việc và ví dụ.
Email 4: Nhắc lại nỗi đau
Mục đích: Chạm vào lòng tự ái, tạo nhu cầu cấp thiết, hãy đi kèm một tiêu đề thật thu hút
Ví dụ:
- Mất kiến thức căn bản
- Không biết làm, Mất ấn tượng trong mắt đồng nghiệp/ sếp.
- Lúc nào cũng nhờ sự giúp đỡ.
- Thua xa bạn bè, ra trường sau bạn bè
- Mức lương cao hơn nhờ “kiến thức khóa học”
- Gặp đối tác nước ngoài, nhưng lại không biết tiếng anh.
Email 5: Giới thiệu khóa học
Mục đích: Quảng cáo khóa học, giải quyết nỗi đau.
- Khóa học này có gì ?
- Giáo viên / lộ trình
- Những thông tin cần thiết về khóa học
Email 6: Vì sao nên học khóa học
Mục đích: Lợi ích được gì + nhắc nỗi đau
- Lợi ích khi học khóa học
- Case study khách hàng thành công
- So sánh giữa lợi ích và chi phí bỏ ra
* Một đề xuất nhỏ là nếu như người nhận không đọc cả 2 email 5 và 6, hãy lọc họ ra khỏi chiến dịch hiện tại, họ có vẻ đang khó chịu với việc nhận tin mang tính chất quảng cáo hoặc không có nhu cầu và hãy chuyển họ sang một tệp khác, chờ đợi 1 thời gian rồi bắt đầu với chiến dịch khác.
Email 7: Push lợi ích
Ở email này hãy cho họ thêm lợi ích cụ thể.
- Voucher
- Nhắc nhở thời hạn
- Có bao nhiêu học viên đã tham gia
Email 8: Email cuối cùng của chiến dịch
- Bạn đang bỏ lỡ một cơ hội nâng cấp bản thân
- Còn 24h cho cơ hội tham gia khóa học.
- Chúng tôi sẽ đóng cổng đăng ký sau 24h
(Hình ảnh 8: Chức năng CountDown trong LandingPage tạo sự khẩn cấp trên Mautic)
Hãy mang sự khẩn cấp về thời gian để kêu gọi hành động, bên cạnh đó bạn có thể để một mẫu form dành cho những người muốn tham gia nhưng bận hoặc chưa thể tham gia ngay.
Với việc gắn link về website, Fanpage mà TriggerM đã đề cập khi nãy, bạn sẽ cung cấp thêm thông tin cho người nhận trên đó, họ có thể tìm hiểu kĩ về uy tín của bạn, về các thông tin khóa học nếu có nhu cầu gấp, nhằm không bỏ lỡ bất kì hành trình mua hàng nào của khách hàng.
Vừa rồi TriggerM đã xây dựng một chuỗi kịch bản Email Marketing cho ngành đào tạo, nhìn chung với việc Email Marketing bạn sẽ cần có cho mình một công cụ để thực hiện tất tần tật chức năng cần thiết cùng với đó bạn nên cần có một đội ngũ chuyên nghiệp để hỗ trợ kịch bản và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
(Hình ảnh 9: Giao diện hệ thống Mautic)
TriggerM đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đã nêu trên, với việc cung cấp nền tảng Mautic cùng với một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, nhiệt tình chúng tôi tin rằng sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Hãy Request Demo Mautic đang được TriggerM cung cấp với đầy đủ tính năng hỗ trợ các chiến dịch email marketing automation bạn nhé.