A. GIỚI THIỆU
Bạn đã bắt đầu làm Email Marketing hay chưa? Trong quá trình sử dụng công cụ này bạn thường gặp phải những khó khăn gì? Nếu bạn vẫn chưa sử dụng thì lý do vì sao công ty bạn chưa lựa chọn Email Marketing? Và nếu bạn đang có ý định sử dụng công cụ hữu ích này thì hãy tham khảo bài viết recap chuỗi training chia sẻ những điều cốt lõi về Email Marketing để giúp các bạn thực chiến tại doanh nghiệp của mình:
Có thể kể đến các vấn đề nhức nhối mà đa phần nhiều bạn hay gặp phải khi sử dụng Email Marketing như: Đăng kí gửi Amazon không được, lượt mở email cao nhưng click vào thấp, mail tool check ổn nhưng khi gửi lại vào spam, không biết cách nuôi dưỡng lead, mail tester 10/10 nhưng vẫn vào spam,….
Buổi training mở đầu trong khóa học lần này sẽ chia sẻ đến các bạn cách Email marketing tối ưu tỉ lệ vào inbox, cụ thể gồm các nội dung sau:
1. Hiểu về bản chất của email marketing .
2. Phác thảo kế hoạch kênh marketing.
3. Yếu tố đảm bảo kỹ thuật để gửi email thành công.
4. Thực hành tạo tài khoản email MailJet.
B. NỘI DUNG
1. Hiểu về bản chất của email marketing
Để có một lượng gửi & mở mail nhiều như case study của email trung tâm tiếng Anh thì phụ thuộc nhiều vào data (dữ liệu đầu vào), nghĩa là đối tượng đầu vào của chúng ta cần chất lượng và đúng đối tượng mục tiêu thì khi gửi sẽ tiếp cận được hiệu quả cao.
Mindset về email marketing: ĐỪNG HY VỌNG QUÁ NHIỀU bởi vì nó sẽ không bao giờ là kênh chính ra doanh thu cho công ty. Dĩ nhiên sẽ mang về khách hàng cho công ty nhưng nó chỉ là kênh bổ trợ bên cạnh những hoạt động marketing chính.
Có một câu nói rất hay “THE MONEY IS THE LIST” nghĩa là Doanh thu nằm ở danh sách khách hàng. Vì vậy việc bạn cần làm là đầu tư xây dựng danh sách, nuôi dưỡng khách hàng, gửi email theo chuỗi.
Trước hết bạn phải xây dựng danh sách, sau đó gửi thông tin về nội dung, giá trị của mình đến với khách hàng, nhưng đừng đặt quá nhiều hy vọng mà cần đặt ngược câu hỏi lại là danh sách khách hàng đến từ đâu? Một vài câu trả lời thường thấy nhất khi thu thập data là mọi người sẽ chạy ads, quét trên trangvangvietnam.com, mua data,… và thực trạng email Marketing hiện nay ở Việt Nam là mua data và gửi mail.
Tại sao ở Mỹ email vẫn hoạt động tốt? Đó là nhờ đạo luật CAN – SPAM. Nghĩa là:
- Khi người ta không đồng ý nhận email thì mình không được gửi tới. Vì vậy việc mua data ở đây là vi phạm.
- Trong bất kỳ email nào cũng có nút unsubscribe email.
Vì thế nếu không nắm được đạo luật này thì khi sử dụng nền tảng của nước ngoài chắc chắn tài khoản của bạn sẽ bị khóa rất nhiều.
Vậy nếu mình mua data ở Việt Nam thì làm sao hệ thống bên Mỹ biết?
Chính vì ở Việt Nam vấn đề mua data diễn ra rất nhiều nên có một số nền tảng như Mailchimp, sendinblue, Amazon SES, mailjet, getresponse, họ rất hạn chế các IP Việt Nam và sẽ có những quy định đặc biệt cho IP từ Việt Nam.
Và hệ thống biết được thông qua những câu hỏi khai báo như sau:
- Đối với tài khoản mới thì sẽ hỏi nguồn gốc data lấy từ đâu?
Nguyên nhân của câu hỏi này là vì ở nước ngoài khi tải data lên họ sẽ up tầm vài ngàn đến vài chục ngàn data, còn riêng Việt Nam thì một lần đăng tải lên đến vài trăm ngàn data. Từ đó dẫn tới việc hệ thống sẽ nghi ngờ có dấu hiệu bất thường về nguồn data này và ngầm hiểu đó là data mua (dù đã khai báo đó là của khách hàng bên mình).
Đối với Sendinblue và Amazon SES một ngày chỉ cho gửi vài chục đến 100 email, nếu muốn gửi số lượng nhiều thì bắt buộc phải có khai báo
Sau khi khai báo còn có bộ phận check tay làm việc và xử lý để xác minh đó có phải là data sống hay không.
Các câu hỏi khai báo tiếp theo sẽ là Làm sao có được data đó? Khách hàng đã đồng ý nhận email hay chưa? Công ty bạn đang kinh doanh gì? Kế hoạch gửi email của bạn như thế nào?…
2. Lên kế hoạch email marketing
Điều thứ nhất cần làm là xác định tình hình thực tế của công ty mình để đánh giá và nhìn nhận lại là đối tượng, khách hàng của mình có sử dụng email hay không? Xác định tần suất mở email của khách hàng? Làm thế nào để có địa chỉ email của họ? Sau đó suy nghĩ một vài chủ đề mà khách hàng của mình họ quan tâm và bắt đầu qua bước xây dựng data.
Sau khi đã xác định khách hàng và giá trị sẽ mang đến cho họ, ta tiến đến bước thu thập data và xây dựng danh sách.
2.1 Những cách thu thập data
- Đối với trường hợp khi chưa có data: thì phải đi thu thập (cho giá trị để đổi lại địa chỉ email) hoặc đi mua hoặc đi quét.
- Data đi mua hoặc quét thì qua bước lọc data:
Công cụ được sử dụng để quét data khá phổ biến là Verifi.org tuy nhiên chi phí bỏ ra là khá cao.
Đối với các khách hàng sử dụng dịch vụ Email marketing công ty TriggerM, nhưng không rành nhiều về kỹ thuật để tự kiểm tra data còn sống hay không (data sống nghĩa là email không gửi về lại và ngược lại) thì hiện tại công ty sẽ hướng dẫn hoặc hỗ trợ chạy thử data email để kiểm tra xem email nào còn sống. Khách mua data xong rồi thì bên phía công ty sẽ có hệ thống server gửi email giống như gửi thiệt. Vì vậy khi data nào chết thì sẽ báo về và mình sẽ lọc bỏ email đó rồi giữ lại danh sách sạch.
- Trường hợp có sẵn data rồi nhưng chưa khai thác:
Tiến hành đánh giá xem danh sách khách hàng còn hoạt động hay không, sau đó phân loại và lọc danh sách sạch.
2.2 Xây dựng danh sách
2.2.1 Lý do khách hàng đăng ký
Trước khi khách hàng tiềm năng quyết định để lại cho bạn thông tin thì trước tiên bạn cần hiểu được giá trị mà khách hàng mong muốn nhận là gì?
Lý do có thể là muốn mã giảm giá, cập nhật thêm tin tức ngành newsletter, nhận ebook, tài liệu, khóa học free,… Đây cũng chính là cơ sở để khách hàng tiềm năng của bạn sẽ không còn thấy lạ lẫm với những email lần sau được gửi tới nữa.
2.2.2 Xác nhận đăng ký
Xác nhận đăng ký có 2 hình thức: single opt-in và double opt-in.
Single opt-in là hình thức khách hàng chỉ cần điền vào form là sẽ được di chuyển vào database để lưu trữ và tương tác.
Double opt-in: là hình thức sau khi điền form, khách hàng cần phải xác thực họ sở hữu email đã khai báo. Với hình thức này, bạn có thể tăng độ chất lượng cho danh sách email của mình, hạn chế được những email khách hàng điền sai hoặc cố ý điền sai. Qua đó, tỉ lệ mở trong các chiến dịch email cũng sẽ cao hơn và các chỉ số tương tác cũng sẽ vượt trội hơn so với single opt-in.
2.2.3. Cải thiện chất lượng danh sách data
Dưới đây là những gì bạn có thể làm để giữ cho danh sách email của mình luôn được ổn định:
- Sử dụng double opt-in
- Luôn để link unsub email
- Tần suất gửi email phải hợp lý (3-4 lần/ tuần hay 1 lần/ 1 tuần)
- Không sử dụng danh sách email không rõ ràng
- Tự động xóa hard bounces khỏi danh sách
- Phân tích chỉ số để điều chỉnh các chiến dịch
2.3 Kế hoạch gửi email
Trong email marketing nhiều khi gửi được đã là 1 thành công. Vì Việt Nam spam khá nhiều nên các nhà cung cấp email marketing nước ngoài giờ thường rất khó khăn cho IP Việt NAm đăng ký. Phần kế hoạch gửi này sẽ bao gồm các bước như sau:
2.3.1.Mục tiêu gửi
Xác định rõ ràng được mục tiêu dùng email marketing để làm gì? Có một vài mục tiêu chính hay gặp như:
- Nuôi dưỡng khách hàng và giới thiệu công ty
- Chăm sóc khách hàng
- Giữ mối quan hệ với khách hàng cũ
- Giới thiệu ưu đãi
Có một điều cần lưu ý: Nếu khách hàng chưa mở email của công ty đủ nhiều thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc bán sản phẩm dịch vụ qua email.
Trong giai đoạn đầu nên cung cấp giá trị cho khách hàng, hạn chế các email gửi dạng sale, giai đoạn sau thì có thể kết hợp gửi thông điệp có giá trị kèm với quảng cáo. Nếu trong email đầu đã dồn dập đưa thông điệp quảng cáo báo hàng thì tỉ lệ cao là khách hàng sẽ không mở đọc email và sau 2-3 lần như vậy, email của bạn sẽ vào mục quảng cáo, spam.
2.3.2. Công cụ gửi
Nếu chưa có công cụ gửi thì bạn phải tham khảo các giải pháp gửi email như: Mailchimp, Mautic, Sendinblue, Mailjet, Getresponse, Mailgun. Đa phần chúng đề yêu cầu danh sách sạch, tự mình xây dựng để gửi.
Tùy vào mục tiêu mà chọn công ty, nếu chỉ cần gửi thôi thì không cần mua công cụ quá xịn. Còn nếu cần xây dựng phễu, kịch bản thì cần mấy công cụ có hỗ trợ chức năng automation.
Việc gửi bằng Gmail hoặc Outlook cũng khá ổn và không có vấn đề gì. Tuy nhiên nó chỉ gửi được với số lượng ít, cũng như không có các chức năng để bạn có thể theo dõi báo cáo đo lường và không thiết kế hình thức email được.
Dịch vụ gửi email marketing bao gồm: Email server (máy chủ gửi email) + Phần mềm gửi email
Lưu ý: Phần mềm không gửi được mail mà cần phải kết hợp với một máy chủ để gửi đi
2.3.3. Phân nhóm gửi email:
Giả sử, bạn có 1 danh sách khách hàng lớn rồi, thì cần phân nhóm hay còn gọi là lọc ra thành từng nhóm để gửi tùy loại email theo nhu cầu của từng nhóm khách hàng. Một số cách phân nhóm cho có thể tham khảo như:
- Khách hàng mới
- Khách hàng thân thiết
- Khách hàng hoạt động 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng gần đây
- Khách hàng qua 6 tháng không hoạt động
- Khách hàng đã mua sản phẩm A, B, C
- Khách hàng chưa mua nhưng quan tâm sản phẩm A,B,C
- Khách hàng nóng, lạnh, ấm
Phân nhóm khách hàng giúp bạn đạt target chuẩn hơn khi triển khai các chiến dịch tới các nhóm khách hàng nhỏ hơn. Nhóm khách hàng này có cùng một hoặc nhiều điểm chung nào đó như: quan tâm sản phẩm, dịch vụ, nhân khẩu học,… Khi gửi email marketing bạn cần phân nhóm và cá nhân hóa. Bạn có thể phân nhóm khách hàng dựa trên:
- Mối quan tâm: Khách hàng sẽ tải tài liệu nào? Xem chuyên mục nào? Tham gia sự kiện nào? Khách đã mua sản phẩm, dịch vụ nào
- Profile: Chức vụ, vị trí, khu vực, độ tuổi
- Mức độ Qualify: Ấm, nóng , lạnh
2.3.4. Kịch bản và tần suất gửi
Trong kịch bản email có CTA (Call to Action) để tạo cảm giác đang tương tác với khách hàng giống thật. Trong các email đầu, thể hiện sự cầu thị mong muốn khách hàng reply, trả lời lại email của mình.
Tần suất gửi email: dựa trên nhóm khách hàng có thể điều chỉnh tần suất của các chiến dịch, không để quá nhiều tin nhắn khiến khách hàng choáng ngợp.
Tùy thuộc vào từng phân khúc khách hàng, bạn có thể sử dụng tần suất gửi email marketing khác nhau hàng tuần hoặc hàng tháng.
Chính sách nhắn tin mẫu mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của công ty mình:
- Gửi 1-3 mail 1 tuần với các contacts mới
- 30 ngày không tương tác -> chỉ gửi 1 email trong 1 tháng
- 90 ngày không tương tác thì cho vào danh sách không tương tác và xóa đi
2.3.5. Các thành phần tham gia gửi email
- Sender: là cá nhân hoặc công ty lên lịch gửi mail – là chúng ta. Thông tin của sender khi gửi ó thể bao gồm: Tên, email, cơ sở hạ tầng chịu trách nhiệm gửi thư. Hay còn gọi là phần mềm gửi email – thao tác gửi email trên phần mềm. Bạn sẽ phải kiểm soát và xử lý nội dung email.
- Email SErvice Provider: đơn vị cung cấp hạ tầng gửi mail, số lượng lớn, bên cạnh đó họ còn cung cấp nơi soạn, thiết kế email, cá nhân hóa, báo cáo thống kê các chiến dịch. Bạn nên chọn những nơi uy tín như Amazon.
- Inbox Service Provider (ISP) ví dụ như: Gmail, Outlook, Yahoo,… Các đơn vị cung cấp hòm mail này thường sẽ có bộ lọc spam và báo cáo backlist riêng. Giao diện và cách hiển thị email cũng sẽ khác nhau. Khi triển khai chiến dịch nên test trên cá hòm mail phổ biến như là Gmail, Outlook,..
- Recipient: Người nhận email, thông thường khi recipient đăng ký để nhận email từ các công ty mà họ quan tâm. Người nhận email có quyền đăng ký nhận email, từ chối nhận mail, báo cáo spam,..
3. Yếu tố đảm bảo kỹ thuật để gửi email thành công
Bước 1: Xác thực IP gửi (Khai báo)
Xác minh xem email có được gửi bởi chủ sở hữu miền được khai báo là người gửi hay không để bảo vệ người dùng của họ khỏi spammer. Việc thiếu xác minh tên miền mà bạn gửi email có thể khiến hộp thư đến của người đăng ký nhận ra địa chỉ email là spam.
Khi bạn đăng ký một máy chủ gửi mail, có thể Mailjet, Amazon,.. thì mình mua bất kỳ phần mềm nào cũng sử dụng được.
Ví dụ: Đối với Mailjet, sau khi đăng kí hoàn tất mỗi ngày bạn sẽ nhận được 200 mail miễn phí. Tỉ lệ Inbox của Mailjet cực kì tốt.
Khi đăng kí bất kỳ máy chủ nào, họ cũng sẽ đưa cho chúng ta những lựa chọn là muốn gửi bằng địa chỉ nào? hoặc theo domain nào?
So với gửi bằng địa chỉ email xác thực thì gửi bằng domain sẽ tạo uy tín hơn, nhưng yêu cầu cần có kỹ thuật để xử lý theo quy trình.
Bước 2: Đánh dấu uy tín của domain
Sau khi xác thực domain xong thì phải thêm SPF và DKIM (DomainKeys) nhằm tăng uy tín cho domain vào inbox dễ dàng hơn.
Bước 3: Lấy thông tin về SMTP
Nhận thông tin SMTP được cung cấp để cài vào phần mềm gửi email của bạn.
Sau khi nhận các thông tin bên máy chủ cung cấp thì tiến hành cập nhật ở phần mềm gửi email của công ty. Kết quả hiển thị như hình ở trên
Về thao tác thực hành, nhóm hỗ trợ chuyên về kỹ thuật bên công ty sẽ hướng dẫn và giải thích chi tiết hơn cho các bạn.
C. GIẢI ĐÁP
Làm thế nào để Amazon chấp nhận cho gửi mail?
Đầu tiên phải có một website đang hoạt động, trên đó có những trang thu thập thông tin (ebook, mẫu form,..), có chính sách bảo mật, cam kết không lộ thông tin khách hàng
Email khai báo với Amazon về hạ tầng gửi mail, bạn đang sử dụng phần mềm gì (Autic, Sendi,..), Cách để lọc data khách hàng của bạn, email bên bạn là email thu thập không phải mua,… và demo một số đường link chính sách của mình cho Amazon. Sau đó gửi mail và chờ xét duyệt
Chúng ta cũng hoàn toàn các thể xây dựng các campaign email để giữ liên lạc với khách hàng của với nền tảng Mautic – một nền tảng email marketing được đánh giá là tiện ích, hiệu quả và tiết kiệm. Để nhận bản dùng thử bạn vui lòng để lại thông tin bên dưới: