Quy trình triển khai email marketing tổng thể

Triển khai email marketing cũng cần có quy trình để các bộ phận có thể làm việc hiệu quả, dưới đây là quy trình mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến dịch email

1.1. Xác định mục tiêu cụ thể cho chiến dịch email

 ví dụ: tăng doanh số bán hàng, tạo nhận thức về thương hiệu, thúc đẩy tương tác trên trang web, hay cung cấp thông tin giá trị cho khách hàng.

1.2. Đặt ra các chỉ số KPI (Key Performance Indicators)

Mục đích nhằm để đo lường hiệu suất, chẳng hạn như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp vào liên kết, tỷ lệ chuyển đổi, và doanh số bán hàng.

Bước 2: Lập kế hoạch tiếp cận – Thu thập danh sách email

2.1. Lập kế hoạch tiếp cận 

Xác định mục tiêu nhóm người nhận email dựa trên đối tượng mục tiêu của bạn (độ tuổi, giới tính, sở thích, vị trí địa lý, vv) và lập kế hoạch để tiếp cận đối tượng chẳng hạn như tiếp cận ở trường học, quảng cáo facebooks, youtube, tiktok,… 

2.2. Thu thập danh sách email

Thu thập danh sách email từ nhiều nguồn khác nhau như trang web, chương trình thúc đẩy, cuộc thi, đơn mua hàng… (đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và chính sách chống spam).

Bước 3: Thiết kế kịch bản phù hợp với mục tiêu

• Xây dựng kịch bản email marketing dựa trên mục tiêu, bao gồm tiêu đề hấp dẫn và nội dung chính của email, tận dụng các mẹo – hướng dẫn có sẵn trên các bài blog.
• Chọn loại email phù hợp như email thông tin, email quảng cáo, email chia sẻ nội dung, hay email thăm dò ý kiến.

Bước 4: Viết nội dung phù hợp với mục tiêu

• Tạo nội dung email có giá trị cho người nhận, chia sẻ thông tin hữu ích hoặc cung cấp ưu đãi hấp dẫn.
• Sử dụng ngôn ngữ và giao diện thân thiện, có thể dùng các template email đẹp, dễ đọc và thúc đẩy hành động (CTA – Call to Action).

Bước 5: Sử dụng nền tảng email marketing automation

• Chọn nền tảng email marketing automation phù hợp với nhu cầu của bạn, ví dụ: MailChimp, HubSpot, hoặc Mautic. Đảm bảo các hệ thống có thể đáp ứng các chức năng cơ bản của email marketing automation như: Chức năng hẹn giờ tự động gửi, phân loại, lọc, thiết kế kịch bản chạy tự động, báo cáo các kết quả cần thiết để đối chiếu với mục tiêu ban đầu
• Tạo và cấu hình chiến dịch email trên nền tảng, đặt thời gian gửi email, và tạo chuỗi tự động nếu cần.

Bước 6: Lập kế hoạch tần suất gửi email

• Xác định tần suất gửi email dựa trên mục tiêu và mối quan hệ với khách hàng. Đảm bảo không gửi quá nhiều email để tránh việc bị gắn mác spam hoặc khiến người nhận thấy phiền.
• Lập kế hoạch và tạo lịch trình gửi email liên tục và đều đặn. Nếu không xác định được mục này, hãy áp dụng tần suất 1 nội dung email/tuần hoặc mỗi email được gửi cách nhau 4 – 7 ngày.

Bước 7: Theo dõi và tối ưu nội dung

• Theo dõi các chỉ số KPI đã xác định ở Bước 1 để đánh giá hiệu suất email marketing của bạn.
•  Theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp vào liên kết, tỷ lệ chuyển đổi, và các thống kê liên quan khác.
• Dựa vào dữ liệu thu thập, tối ưu hóa tiêu đề, nội dung và thời gian gửi email để cải thiện hiệu suất.

Quy trình này giúp bạn xây dựng và triển khai chiến dịch email marketing hiệu quả, đáp ứng mục tiêu kinh doanh của bạn và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng của mình. Tuy nhiên, mỗi chiến dịch có những mục tiêu khác nhau và cách thức thực hiện, tiếp cận và triển khai cũng khác nhau, bạn nên xem xét và điều chỉnh để phù hợp cho chiến dịch của mình.