Chắc hẳn là ai đã từng gửi email marketing đều đã có lúc nhận được những email phàn nàn. Nếu thỉnh thoảng thì có lẽ không sao nhưng lần gửi email nào ra cũng bị phàn nàn thì cần phải xem lại. Kênh email là 1 trong những kênh chính dùng để giao tiếp, chăm sóc nhóm khách hàng doanh nghiệp (B2B) tuy nhiên rất thường xuyên chúng ta đều gặp những email hời hợt thể hiện những sai lầm “cơ bản” trong việc gửi mail. Điều này khiến cho hình ảnh công ty của chúng ta bị ảnh hưởng, khách hàng ít tin tưởng hơn. Đặc biệt trong môi trường B2B thì sự tin tưởng lại là 1 yếu tố quan trọng trong việc ra quyết định của khách hàng.
Những sai lầm cơ bản có thể kể đến như:
1. Gửi Cc lộ danh sách
Đây là 1 lỗi sai hết sức cơ bản, thay vì bcc, nhiều lúc căng thẳng quá đặc biệt là những bạn nhân viên mới, mới gửi email lần đầu đến khách hàng, thành ra dán lộn danh sách vào ô gửi cc (copy). Khi dán địa chỉ vào ô này, thì những người nhận email sẽ thấy địa chỉ email của những người khác. Dẫn đến lộ thông tin cá nhân. Bên cạnh đó khi có người reply all thì cả list sẽ nhìn thấy rất là phiền và không chuyên nghiệp. Khách hàng tiềm năng nhất định bỏ đi và cực kì không tin tưởng nếu phạm phải lỗi này.
2. Thiếu chữ ký, thông tin công ty
Đây là cái căn bản cần có khi gửi email. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Nếu bạn phạm phải lỗi này, chắc hẳn rằng khách hàng sẽ có một góc nhìn không tốt về doanh nghiệp bạn.
3. Gửi email bằng địa chỉ cá nhân
Điều này rất cơ bản tưởng chừng ai cũng biết nhưng vẫn thường hay mắc phải, một địa chỉ email theo tên miền sẽ tạo sự tín nhiệm hơn nhiều. Bên cạnh đó khách hàng tiềm năng có thể vào website và tham khảo thêm. Hiện tại email domain tốt nhất là Gsuit hoặc Microsoft 365, tuy nhiên vẫn có những dịch vụ Free như Yandex, Zoho. Bạn nào không biết thiết lập có thể liên hệ TriggerM hỗ trợ free.
4. Gửi Bcc hàng loạt
Lúc cần gửi thông điệp hàng loạt cho khách hàng, nếu không có 1 hệ thống email marketing, bắt buộc chúng ta phải gửi thủ công bằng việc copy địa chỉ email lên thanh gửi của Gmail hoặc Outlook để bấm gửi hàng loạt. Phổ biến là gửi Bcc (blind copy), khách hàng sẽ nhận được thông điệp nhưng không có địa chỉ email của người nhận là khách hàng. Điều này cũng khiến nhiều khách hàng cũng khó chịu vì biết rằng thư được gửi hàng loạt.
5. Gửi email xưng hô bị lẫn lộn
Khách hàng là nữ mà xưng anh, là nam thì xưng chị, điều này cũng rất khó chịu, đỡ hơn là xưng anh/chị chung chung nhưng khách hàng nhận được mail cũng cảm thấy không được trân trọng. Gửi từng mail thì việc này đặc biệt cần phải chú ý. Còn nếu gửi hàng loạt thì cần 1 hệ thống email marketing để có thể làm được.
6. Không kiểm tra email kỹ trước khi gửi đi
Các lỗi có thể gặp phải là: sai chính tả, email hiển thị không đầy đủ, email xem trên điện thoại bị nhỏ, tràn hình. Lỗi này gặp phổ biến khi gửi email marketing hàng loạt và email có nhiều html hình ảnh. Trước khi gửi đi cần sự kiểm tra tỉ mỉ, cẩn thận bằng cách gửi email kiểm tra đến nhiều thiết bị khác nhau (laptop, máy tính bàn, điện thoại) xem hiển thị có đầy đủ không, khi đã gửi đi thì đó bản cuối cùng khách hàng sẽ nhận được nên kiểm tra trên bản đó là okie. Chính tả có thể kiểm tra bằng cách đọc lớn, hoặc nhờ đồng nghiệp xem qua giùm. Lưu ý là bấm hết tất cả các đường link.
7. Không có link hủy nhận tin
Trường hợp gửi email trực tiếp 1-1 thì không cần, tuy nhiên đã gửi hàng loạt cho khách hàng, thì đòi hỏi phải có link hủy nhận tin để khách hàng bấm vào thì loại ra khỏi danh sách gửi mail. Vì nếu không có link hủy nhận tin, khách hàng sẽ report là spam khi nhận được, nếu lập lại nhiều lần, cả email và domain sẽ bị đánh spam, dẫn đến email của bạn toàn vào spam box.
Trên đây là những lỗi sai “cơ bản” khi gửi Email cho khách hàng B2B các bạn gửi email nhớ chú ý nha. Còn những lỗi nào thì mọi người cùng liệt kê vào phần comment để cùng thảo luận nhé!
Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu về một hệ thống gửi email hàng loạt một các chuyên nghiệp, tăng sự tin tưởng với khách hàng. Hãy liên hệ TriggerM tại hộp live chat bên dưới góc phải màn hình.