Trên thực tế, Email Marketing tiếp tục là một trong những kênh truyền thông thiết yếu cho các thương hiệu hay vì “sẽ chết” như mọi người nghĩ. Sức mạnh của email là không thể phủ nhận, nhưng thách thức là sự cạnh tranh nổi bật với các email khác.
Các chiến dịch tiếp thị qua email hiệu quả trải qua bốn giai đoạn chính:
- Giai đoạn động não và lập kế hoạch
- Thiết kế và tạo bố cục email, nội dung, CTA, v.v.
- Lên lịch và khởi chạy chiến dịch
- Giám sát và phân tích các số liệu chính
Mặc dù đây là lộ trình chiến dịch email như thế này, nhưng điều thường không được thảo luận là bao gồm các thực tiễn quản lý chiến dịch email trong chiến lược tiếp thị. Các phương pháp quản lý chiến dịch chạy song song với việc tạo và khởi chạy chiến dịch email.
I. Quản lý chiến dịch tiếp thị qua email là gì?
Quản lý chiến dịch email, theo định nghĩa, giải quyết quá trình kết nối với nhau của ý tưởng, tạo, khởi chạy và giám sát một chiến dịch email. Nhiều bước bao gồm quy trình này và các phương pháp quản lý chiến dịch email giúp hợp lý hóa quy trình này.
1. Những thách thức của quản lý chiến dịch email
Bạn không thể làm gì nếu không có thực tiễn quản lý chiến dịch email tại chỗ, nhưng bạn không thể làm điều đó mà không giải quyết hai thách thức cốt lõi.
Thách thức 1: Hợp lý hóa toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối
Một chiến dịch tiếp thị qua email không bị ràng buộc bởi một nhiệm vụ. Có nhiều phần trong đó. Một thách thức phổ biến mà hầu hết các nhà tiếp thị phải đối mặt là thiết lập và chạy mọi phần của chiến dịch đúng hạn. Thiết kế, nội dung, bố trí, thử nghiệm, lập kế hoạch và giám sát phải được sắp xếp hợp lý.
Nếu có sự chậm trễ trong bất kỳ bước nào, chiến dịch email sẽ dừng lại. Trong quản lý chiến dịch, một thách thức chính là có mọi thứ được đánh dấu và hoàn thành đúng hạn.
Thách thức 2: Xử lý tài sản Email Marketing
Tài sản là các khối xây dựng của email của bạn. Đôi khi, bạn phải vượt ra ngoài nhóm tiếp thị để có được tài sản hoặc thông tin cần thiết cho chiến dịch email của bạn. Toàn bộ sự phối hợp giữa các đội khác nhau có thể siêu nhanh hoặc chùn bước trong khi chờ đợi nhau.
Điều này đồng bộ với tinh giản nhưng vẫn là một thách thức định kỳ trong quản lý chiến dịch email.
2. Thực tiễn quản lý chiến dịch email để bắt đầu triển khai
Quản lý chiến dịch hiệu quả bao gồm các giai đoạn sau:
- Tạo danh sách email sạch với phân đoạn và thẻ thích hợp
- Thiết kế và chỉnh sửa mẫu email
- Thiết lập trình tự nhỏ giọt tự động bằng địa chỉ email doanh nghiệp để tránh bộ lọc spam
- Cá nhân hóa nội dung email bằng nội dung động và tương tác
- Email thử nghiệm A / B và tối ưu hóa để có được kết quả mong muốn
- Lên lịch chiến dịch vào thời điểm cụ thể để có mức độ tương tác tốt hơn, đặc biệt nếu nhắm mục tiêu đối tượng toàn cầu
- Theo dõi, báo cáo và phân tích các chỉ số tương tác và chuyển đổi chính
- Triển khai tích hợp với CRM của bạn hoặc bất kỳ nền tảng thiết yếu nào để hợp lý hóa việc quản lý.
Cho dù gửi email một lần hay nhỏ giọt tự động, các phương pháp quản lý chiến dịch email này rất cần thiết để gắn tất cả nỗ lực của bạn vào một nơi và theo dõi hiệu suất email tổng thể.
2. 1. Xác định mục tiêu chiến dịch rõ ràng
Có một mục tiêu rõ ràng có thể giúp quản lý việc thực hiện và giám sát chiến dịch email của bạn.
Trước khi bạn bắt đầu thiết kế chiến dịch của mình, hãy đặt các câu hỏi như:
- Tôi muốn đạt được điều gì với chiến dịch này?
- Tôi muốn đo lường những chỉ số nào?
Khi bạn biết kết quả nào bạn muốn thúc đẩy thông qua các chiến dịch email của mình, bạn có thể điều chỉnh chúng với các mục tiêu tiếp thị, bán hàng và kinh doanh tổng thể của mình.
Xác định mục tiêu của bạn giúp:
- Tạo nội dung email phù hợp với mục tiêu của bạn
- Xác định trình tự nhỏ giọt để thúc đẩy sự tham gia của khách hàng tiềm năng đi đúng hướng
- Đưa ra quyết định nhanh chóng trong suốt quá trình
- Tối ưu hóa chiến dịch thông qua thử nghiệm A / B
- Nhắm mục tiêu đúng loại đối tượng vào đúng thời điểm.
Dưới đây là một ví dụ về cách một mục tiêu được xác định rõ ràng là then chốt trong quy trình quản lý chiến dịch.
Mục tiêu: Mục tiêu chiến dịch email của bạn – để cập nhật cho người đăng ký gói Pro của bạn về một bổ sung tính năng mới ban đầu là một phần của các gói trả phí cao hơn. Những người đăng ký gói Pro có thể truy cập tính năng này miễn phí, trong khi người dùng miễn phí có thể dùng thử 7 ngày.
Quy trình quản lý chiến dịch: Bây giờ bạn đã có một mục tiêu được xác định rõ ràng, các bước tiếp theo của bạn bao gồm:
- Phân khúc người đăng ký của bạn phù hợp với hóa đơn
- Tạo nội dung động để hiển thị các thông điệp có liên quan cho mọi người đăng ký trên tất cả các giai đoạn
- Lập kế hoạch trình tự nhỏ giọt dựa trên mức độ tương tác của người dùng
- Đảm bảo CTA, giao diện người dùng, ngôn ngữ, v.v. phù hợp với tiếng nói thương hiệu của bạn
- Thử nghiệm chiến dịch của bạn cho đến khi bạn thấy số liệu tương tác mong muốn
- Lên lịch dựa trên thông tin nhân khẩu học và mức độ tương tác của người đăng ký
- Theo dõi và tối ưu hóa trình tự nhỏ giọt của bạn để mang lại kết quả tốt hơn
Một mục tiêu được xác định rõ ràng giúp hợp lý hóa và quản lý toàn bộ quá trình, từ đầu đến cuối.
2.2. Triển khai các công cụ Email Marketing
Các công cụ email marketing được thiết kế để làm cho các chiến dịch email diễn ra suôn sẻ. Các công cụ tiếp thị qua email có mọi thứ từ các mẫu email sẵn sàng sử dụng đến phân loại các vấn đề về máy chủ.
Sử dụng công cụ chuyên nghiệp có thể giúp quản lý chiến dịch email hiệu quả vì nó tập trung toàn bộ quy trình vào một nơi. Do đó, việc quản lý và giám sát trở nên dễ dàng hơn với tất cả các bảng điều khiển và báo cáo ở một nơi. Thêm vào đó, bạn có thể để các nhóm của mình làm việc cùng nhau trên các chiến dịch email của mình một cách gắn kết.
Tuy nhiên, nhiều công cụ có sẵn và việc chọn một công cụ có vẻ khó khăn. Cách dễ nhất để quyết định là chọn một công cụ phục vụ mục tiêu cuối cùng của bạn và phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn. Nói chung, đây là một vài điều mà công cụ tiếp thị qua email của bạn phải có:
- An ninh: Truyền thông qua email không chỉ là gửi thông tin thương hiệu hoặc cập nhật. Địa chỉ email mang tính cá nhân và là dữ liệu nhạy cảm của khách hàng. Chọn một công cụ tiếp thị qua email với các phương pháp bảo vệ dữ liệu tốt nhất, như các tiêu chuẩn xác thực email.
- Phân đoạn: Đây là điều không cần bàn cãi. Công cụ tiếp thị qua email của bạn phải có tính năng này cùng với gắn thẻ người dùng. Nhiều công cụ cung cấp các tính năng như thêm ghi chú cho các nhóm nội bộ so với hồ sơ người dùng để tương tác email tốt hơn.
- Dễ sử dụng: Bạn cần một công cụ sẽ tiết kiệm thời gian. Nếu công cụ của bạn phức tạp để sử dụng, thì bạn phải xem xét lại. Nó sẽ là một chuyến đi suôn sẻ từ các mẫu sẵn sàng sử dụng để tạo nội dung động và thêm phương tiện.
- Tự động hóa email: Một lần nữa, đây là một điều không có trí tuệ và thiết yếu. Chọn một công cụ có quy trình làm việc tự động sẵn sàng triển khai, gửi được kích hoạt, thử nghiệm A / B và các tùy chọn lên lịch email toàn cầu.
- Tích hợp bên thứ ba: Đảm bảo công cụ email marketing của bạn tích hợp với CRM và các công cụ quản lý tác vụ của bạn. Nếu không, toàn bộ quá trình sẽ có nhiều lần nghỉ trong khi bạn tung hứng giữa nhiều công cụ.
2. 3. Xây dựng lịch nội dung toàn diện
Sử dụng lịch nội dung cho các chiến dịch email của bạn là điểm khởi đầu tốt để tổ chức và quản lý các chiến dịch. Trong email marketing, việc truyền tải đúng thông điệp vào đúng thời điểm và đến đúng đối tượng là điều cần thiết. Bạn có thể thực hiện tất cả những điều này trong một lần với lịch nội dung được lên kế hoạch sẵn sàng để theo dõi.
Để quản lý và đi đúng hướng, hãy bắt đầu bằng cách lập bản đồ công phu các chiến dịch email của bạn. Lập kế hoạch thông điệp bạn muốn gửi, cách bạn muốn tạo và việc cần làm để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Lịch nội dung của bạn sẽ giúp bạn lập bản đồ ý tưởng chiến dịch, dòng thời gian, ý tưởng thiết kế, giọng điệu, CTA, trang đích, ý tưởng meme, số liệu cần theo dõi, các thành viên trong nhóm dẫn dắt từng phần của chiến dịch và hơn thế nữa.
Bạn có thể tạo lịch theo cách thủ công bằng Google Trang tính hoặc chọn bất kỳ công cụ lịch nội dung email nào sẵn sàng sử dụng. Lịch nội dung để quản lý chiến dịch email giúp:
- Lập bản đồ mục tiêu chiến dịch
- Lập bản đồ các chiến dịch một lần theo sự kiện cụ thể hoặc theo dịp cụ thể
- Chỉ định thành viên nhóm cho từng nhiệm vụ
- Lập kế hoạch trình tự nhỏ giọt
- Lập bản đồ đối tượng mục tiêu
- Quyết định thời điểm chiến dịch bắt đầu và thời điểm chiến dịch tiếp tục hoặc sau bao nhiêu phút, giờ hoặc ngày mà chuỗi nhỏ giọt bắt đầu
- Đo lường các KPI quan trọng và xem xét chung các chỉ số hiệu suất
2.4. Phân đoạn và cá nhân hóa các chiến dịch email của bạn
Tác động và nhu cầu phân khúc và thông điệp được cá nhân hóa đã được thảo luận kể từ khi bắt đầu bài viết này.
Hai điều này hoạt động như xương sống của bất kỳ chiến dịch email nào. Khi bạn muốn triển khai các phương pháp hay nhất để quản lý chiến dịch email của mình, việc tập trung vào phân đoạn chính xác và phân phối thông điệp được cá nhân hóa có thể làm nên điều kỳ diệu cho bạn.
Phân đoạn và gắn thẻ thích hợp giúp giao tiếp hiệu quả. Khi bạn tạo phân khúc với đối tượng có hành vi và sở thích chung, việc phân phối thông điệp phù hợp hơn cho từng người đăng ký sẽ dễ dàng hơn.
Mỗi phân đoạn sẽ có một sở thích chung cụ thể, sẽ xác định loại nội dung và thiết kế bạn cần cho các chiến dịch email của mình. Đồng thời, phân khúc hiệu quả cũng mở đường cho việc xác định lại các số liệu bạn muốn đo lường. Nó có thể khác nhau đối với từng phân khúc.
Cung cấp thông điệp được cá nhân hóa và nhắm mục tiêu đến người đăng ký của bạn làm tăng cơ hội mở email, nhấp chuột trong email và chuyển đổi và cũng chứng minh trải nghiệm khách hàng tổng thể.
Một tác động ít được giải quyết khác của phân khúc và cá nhân hóa là trên các dòng chủ đề. Vì mỗi phân khúc sẽ có một sở thích hoặc mô hình hành vi khác nhau, dòng chủ đề của mỗi chiến dịch sẽ khác nhau.
Điều này rất quan trọng vì dòng chủ đề là điều đầu tiên người đăng ký của bạn nhìn thấy. Tạo các dòng chủ đề được cá nhân hóa có cơ hội được nhấp vào cao nhất.
Holger Sindbaek, người sáng lập Online Solitaire, cho biết: “Khi chúng tôi nhận thấy một số người chơi của mình trôi đi, chúng tôi đã phân khúc người dùng dựa trên mức độ tương tác của họ và gửi các chiến dịch email được cá nhân hóa. Những người chơi tích cực đã nhận được các chiến lược nâng cao và xem trước các tính năng sắp tới. Chúng tôi chào đón những người không hoạt động trở lại trò chơi bằng cách làm nổi bật các trò chơi dễ dàng, thư giãn và thú vị. Cách tiếp cận này đã khôi phục sự quan tâm, mang lại 26% người chơi không hoạt động của chúng tôi. Nó cho chúng ta thấy rằng sự hiểu biết và kết nối với sở thích riêng của mỗi người chơi không chỉ là một chiến lược tốt; Đó là một cách để dệt nên một cộng đồng mạnh mẽ hơn, kết nối hơn.
2.5. Theo dõi và phân tích số liệu
Biết những gì cần phân tích và bao nhiêu là điều cần thiết để quản lý chiến dịch email. Điểm xuất phát của bạn nên xác định KPI bạn muốn theo dõi và tối ưu hóa. Trừ khi bạn đang xác định các số liệu chính mà bạn muốn theo dõi, bạn sẽ không thể đo lường sự thành công hay thất bại của chiến dịch của mình.
Lập bản đồ phân tích của bạn và quyết định những gì mỗi số liệu sẽ cho bạn biết về chiến dịch của bạn. Ví dụ: tỷ lệ nhấp và gửi biểu mẫu có thể giúp bạn hiểu hiệu quả của chiến dịch.
Một số số liệu quan trọng xác định bất kỳ chiến dịch email nào là:
- Tỷ lệ mở email
- Nhấp qua
- Tỷ lệ chuyển đổi
- Tỷ lệ thoát
- Tỷ lệ hủy đăng ký
5 chỉ số này giúp bạn hiểu liệu chiến dịch của bạn có thu hút đối tượng một cách hiệu quả hay không. Khi chọn công cụ tiếp thị qua email của bạn, hãy đảm bảo công cụ có tính năng báo cáo và phân tích để mọi thứ được tự động theo dõi và phân tích cho bạn.
Ngoài ra, hãy xác định các chỉ số của bạn phù hợp với mục tiêu của chiến dịch. Nếu bạn gửi một chiến dịch giới thiệu, mục đích sẽ là để giáo dục người dùng mới của bạn. Các chỉ số của chiến dịch này sẽ khác với các chỉ số được gửi để thu hút khách hàng tiềm năng cho hội thảo trên web sắp tới của bạn.
Kết thúc
Các chiến lược quản lý chiến dịch email đi đôi với các kế hoạch tiếp thị chiến dịch email. Nó không phải là một phần riêng biệt mà là một phần không thể thiếu trong việc xác định chiến dịch của bạn và cho phép nhóm của bạn thực hiện tương tự.
Tất cả các chiến lược quản lý chiến dịch đều tập trung vào một quy tắc đơn giản – phối hợp nhóm. Không có điều này, rất khó để ghép tất cả các phần lại với nhau cùng một lúc và tập trung vào các hành động có giá trị cao. Với các công cụ phù hợp và sự phối hợp thích hợp, việc quản lý chiến dịch sẽ không có vẻ khó khăn.
Bài viết được dịch và điều chỉnh cho phù hợp với mục đích tham khảo, bạn có thể xem chi tiết bài viết gốc tại: 5 Actionable Email Campaign Management Tips You Need to Know