Biết cách viết email hóa đơn là một yếu tố quan trọng để được thanh toán đúng hạn. Mục tiêu chính của bạn là cho người nhận biết bạn muốn gì một cách rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự, thường được gửi dưới dạng tệp đính kèm.
Dưới đây, TriggerM sẽ hướng dẫn các mẹo về email hóa đơn, đặc biệt, cũng như mẫu email hóa đơn miễn phí mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức.
1. Mẹo viết email hóa đơn
Với mẫu email hóa đơn từ TriggerM, bạn sẽ không thực sự cần đến các mẹo viết. Chỉ cần điền vào chỗ trống để cá nhân hóa và tạo email sẵn sàng để gửi ! Tuy nhiên, trước khi hướng dẫn, TriggerM sẽ đề cập lý do tại sao chúng tôi chọn mẫu hóa đơn và biên nhận cụ thể này.
a. Ngăn chặn những điều bất ngờ với giá cả minh bạch và thư từ thường xuyên
Ngay cả với mẫu hoàn hảo, phản ứng với email hóa đơn của bạn có thể tiêu cực. Bạn có thể tránh sự chậm trễ và không hài lòng từ khách hàng của mình bằng cách cam kết minh bạch trong cấu trúc giá của bạn và thông báo trước mọi sự khác biệt về kỳ vọng.
Nếu có những thay đổi lớn đối với tổng số tiền dự kiến, bạn sẽ cần gửi một email sơ bộ mô tả lý do tại sao hóa đơn sắp tới lại sai lệch so với số tiền đã thỏa thuận trước đó.
Tốt hơn hết, nếu bạn thấy những trở ngại trong việc hoàn thành việc kết thúc hợp đồng theo kế hoạch, hãy tạm dừng hoạt động của bạn và thảo luận về các lựa chọn với khách hàng để loại bỏ những bất ngờ về việc vượt quá ngân sách.
b. Giữ cho email của bạn đơn giản nhưng thân thiện
Mặc dù mục tiêu của email hóa hơn là được trả tiền, nhưng bất kỳ loại thư từ thường xuyên nào với khách hàng đều là cơ hội để củng cố mối quan hệ. Bạn không cần phải nói về kế hoạch cuối tuần của mình hoặc hỏi khách hàng của bạn bữa tối hôm nay ăn gì. Tuy nhiên, bạn muốn cá nhân hóa email với tên của khách hàng, bày tỏ lòng biết ơn đối với doanh nghiệp và cung cấp đầy đủ thông tin để khách hàng cảm thấy thoải mái với giao dịch. Bạn sẽ nhận thấy mẫu của TriggerM sử dụng ngôn ngữ đơn giản và diễn đạt những điểm này bằng ít câu nhất có thể.
c. Lập kế hoạch cho các trường hợp dự phòng
Theo đuổi thanh toán là một thực tế đáng tiếc đối với nhiều người gửi email hóa đơn. Ngay cả những người trung thực cũng bận rộn, hay quên và có lẽ phải thực hiện nhiều nghĩa vụ tài chính. Chưa kể, email có thể rơi vào thư mục spam hoặc đến nhầm hộp thư đến. Bạn có thể cân nhắc việc gửi hóa đơn một tháng trước ngày đến hạn, với một lời nhắc thân thiện được gửi trước thời hạn 1 hoặc 2 tuần nếu bạn chưa nhận được thanh toán ngay lập tức cho hóa đơn.
Ngoài ra, bạn có thể cần tạo một hoặc 2 mẫu hóa đơn quá hạn để chuẩn bị cho trường hợp khách hàng không thanh toán kịp thời. Các email hóa đơn quá hạn có xu hướng trang trọng và chắc chắn hơn một chút trong khi vẫn giữ được phép lịch sự.
2. Tại sao sử dụng mẫu email hóa đơn?
Một email doanh nghiệp sẽ không mất quá 5 phút để gửi. Nếu mất nhiều thời gian hơn thế hoặc nếu bạn đang gửi nhiều hóa đơn, thì không có gì thay thế cho mẫu biên nhận hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng giúp giảm thời gian này xuống còn 30 giây hoặc ít hơn.
Những người làm nghề tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải vật lộn để được trả lương kịp thời. Mặc dù có nhiều nguyên nhân gây ra sự chậm trễ, nhưng mẫu hóa đơn qua email dễ hiểu thường thu hút sự chú ý nhiều hơn, làm rõ các điều khoản thanh toán và giảm bớt phần lớn rắc rối này.
3. Các mẫu email cho hóa đơn
Lý tưởng nhất là bạn sẽ tạo hóa đơn thực tế của mình dưới dạng PDF có thể tải xuống giúp khách hàng dễ dàng in, lưu và tải lên phần mềm kế toán của họ. Mẫu email gửi hóa đơn sau có thể được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn và được chèn vào dòng chủ đề và nội dung của email.
a. Mẫu email chuẩn cho hóa đơn
Dòng chủ đề: Hóa đơn #[MÃ SỐ HÓA ĐƠN] cho [SẢN PHẨM / DỊCH VỤ] đến hạn vào [NGÀY ĐẾN HẠN]
Xin chào [TÊN KHÁCH HÀNG]!
Tôi hy vọng bạn ổn. Vui lòng xem hóa đơn đính kèm # [MÃ SỐ HÓA ĐƠN] cho [SẢN PHẨM / DỊCH VỤ] đến hạn vào [NGÀY ĐẾN HẠN]. Vui lòng liên hệ nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Trân trọng,
[TÊN VÀ CHỮ KÝ EMAIL CỦA BẠN]
(Hình ảnh 1: Tạo email hóa đơn được cá nhân hóa với Mautic)
b. Mẫu nhắc nhở hóa đơn qua email tiếp theo
Dòng chủ đề: Hóa đơn # [MÃ SỐ HÓA ĐƠN] cho [SẢN PHẨM / DỊCH VỤ] đến hạn vào [NGÀY ĐẾN HẠN]
Xin chào [TÊN KHÁCH HÀNG]!
Tôi hy vọng bạn ổn. Đây là lời nhắc thân thiện rằng hóa đơn đính kèm # [MÃ SỐ HÓA ĐƠN] cho [SẢN PHẨM / DỊCH VỤ] đến hạn vào [NGÀY ĐẾN HẠN]. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.
Cảm ơn bạn cho doanh nghiệp của bạn,
[TÊN VÀ CHỮ KÝ EMAIL CỦA BẠN]
(Hình ảnh 2: Tính năng xem trước của Mautic)
c. Mẫu email hóa đơn quá hạn số 1
Dòng chủ đề: Hóa đơn quá hạn # [NUMBER] cho [PRODUCT / SERVICE] đến hạn vào [DATE]
Kính gửi [TÊN KHÁCH HÀNG]!
Tôi hy vọng bạn ổn. Chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán cho hóa đơn # [NUMBER] cho [PRODUCT / SERVICE], đến hạn [NUMBER] ngày trước vào [DATE]. Vui lòng cho chúng tôi biết khi nào chúng tôi có thể nhận được khoản thanh toán và vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào.
Trân trọng,
[TÊN VÀ CHỮ KÝ EMAIL CỦA BẠN, BAO GỒM SỐ ĐIỆN THOẠI]
(Hình ảnh 3: Tạo email hóa đơn được cá nhân hóa với Mautic)
d. Mẫu email hóa đơn quá hạn số 2
Dòng tiêu đề: Hóa đơn # [NUMBER] cho [SẢN PHẨM / DỊCH VỤ] ** QUÁ KHỨ **
Kính gửi [TÊN KHÁCH HÀNG]!
Đính kèm là hóa đơn cho [SẢN PHẨM / DỊCH VỤ] được cung cấp vào [DỊCH VỤ / NGÀY NHẬN], đến hạn vào [NGÀY ĐÁO HẠN].
Xin lưu ý rằng một khoản phí trả chậm [AMOUNT] sẽ được áp dụng và tổng số tiền đến hạn hiện là [TOTAL].
Thanh toán được chấp nhận qua PayPal, Venmo, Apple Pay hoặc tại [WEB PORTAL LINK].
Nếu muốn, bạn có thể gửi séc đến [TÊN HOẶC DOANH NGHIỆP] của bạn qua thư đến:
[ĐỊA CHỈ KINH DOANH].
Vui lòng cho tôi biết khi nào cần thanh toán và nếu có thêm bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào.
Cảm ơn bạn,
[TÊN VÀ CHỮ KÝ EMAIL CỦA BẠN, BAO GỒM SỐ ĐIỆN THOẠI]
(Hình ảnh 4: Tạo email hóa đơn được cá nhân hóa với Mautic)
4. Cách gửi hóa đơn qua email
Sau khi bạn có mẫu của mình, thật dễ dàng để gửi hóa đơn của bạn qua email bằng cách:
- Thêm dòng tiêu đề chuẩn để khách hàng có thể dễ dàng nhận thấy và định vị nó
- Chèn mẫu vào nội dung email
- Tùy chỉnh các trường cá nhân hóa của mẫu
- Đính kèm hóa đơn
- Soát lỗi email để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ trường nào
- Gửi ngay bây giờ hoặc lên lịch thời gian
(Hình ảnh 5: Tính năng lên lịch gửi của Mautic)
5. Gửi email hóa đơn doanh nghiệp của bạn với Mautic
Mautic được TriggerM cung cấp một nền tảng trực quan, dễ dàng để tạo mẫu và gửi email hóa đơn. Chúng tôi cung cấp nền tảng để bạn xây dựng các chiến dịch email thành công trên quy mô lớn, bao gồm tạo, thử nghiệm và theo dõi hóa đơn cho nhiều khách hàng, báo cáo các chiến dịch, phân loại, chấm điểm, chiến dịch gửi email tự động,…
(HÌnh ảnh 6: Giao diện của hệ thống Mautic)
Bằng cách tự động hóa nhiều quy trình hơn, bạn sẽ đảm bảo email hóa đơn doanh nghiệp của mình đáp ứng các tiêu chuẩn phù hợp và không bị lỗi, cho phép bạn tập trung sự chú ý và nỗ lực vào việc gia tăng giá trị cho doanh nghiệp của mình. Nhấn Request Demo để TriggerM có thể tư vấn chi tiết hơn nhé.