Số lượng email đã và đang hoạt động dự kiến sẽ đạt hơn 6 tỷ trong năm 2020. Email đã không quá xa lạ với người dùng cá nhân hay chủ doanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu Sale và Marketing.
Nhưng không phải email nào cũng gửi được đến người nhận hoăc đến nhưng lại vào mục spam. Vậy những lỗi này là gì và làm thế nào để không phạm phải những sai lầm cần tránh khi gửi email? Mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây cùng TriggerM để tìm lời giải đáp.
1. Sai lầm cần tránh khi gửi email: Lạm dụng chức năng Reply all (Trả lời tất cả)
Reply all là chức năng khá quen thuộc với người dùng email, nhưng không phải lúc nào dùng cũng tốt. Bạn chỉ nên dùng chức năng này khi:
- Nhiều người cần biết tình trạng email đã được phản hồi
- Nếu bạn không phản hồi sẽ khiến nhiều người nhận khác bối rối
- Phản hồi của bạn sẽ có ảnh hưởng đến 70% hoặc nhiều hơn số người trong chuỗi
Còn một chức năng khác, song hành với Reply all là Reply (Trả lời), bạn nên sử dụng Reply khi:
- Người nhận là một mình bạn
- Chỉ một người gửi cần xem phản hồi
- Sẽ làm phiền hơn 2 người nếu bạn phản hồi tất cả
Nếu bạn chỉ cần trả lời một hoặc hai người trong danh sách email, một mẹo hay là kết hợp chức năng “Reply” và “CC”.
2. Không đọc email lại
Đây là một trong những sai lầm cần tránh khi gửi email vì Trong thời đại kỹ thuật số thì lỗi chính tả là điều không thể chấp nhận được. Ngay cả khi nội dung email chỉ có một vài dòng thì cũng phải đảm bảo không có lỗi chính tả nào. Một vài công cụ bạn có thể tham khảo
- Tính năng “Review” của Microsoft Word bắt lỗi dấu câu và chính tả
- Công cụ Hemingway Editor bắt lỗi dấu câu, chính tả, chạy trên từng câu và những đoạn văn khó đọc
- Tiện ích mở rộng Grammarly trong Chrome hỗ trợ chỉnh sửa trong thời gian thực ngay cả trong trình duyệt email
Đừng quên kiểm trả cả địa chỉ người nhận, địa chỉ email và tên công ty. Vì lỗi chính tả sẽ gây ấn tượng rất xấu, khách hàng tiềm năng sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn nên đảm bảo kiểm tra toàn bộ email trước khi gửi nhé.
3. Tiêu đề khác với nội dung email
Có lẽ bạn sẽ thắc mắc vì sao đôi khi mình nhận được những email với tiêu đề là “Theo dõi cuộc gọi ngày hôm qua” hoặc “Re: Cuộc họp tuần tới”, … những tiêu đề mà bạn không biết kiểu “trời ơi đất hỡi, cuộc họp gì vậy?”
Thực ra, đây chỉ là những mánh khóe khiến bạn phải nhấp mở email. Tất nhiên, một hai lần thì mánh khóe này rất hiệu quả nhưng về lâu dài người dùng cũng chẳng quan tâm và cho vào thư rác. Vì vậy tránh dùng mánh khóe này khi gửi email cho khách hàng tiềm năng nhé. Đảm bảo tiêu đề và nội dung email phải liên quan và đồng nhất để không phạm phải sai lầm cần tránh khi gửi email này.
4. Sai lầm cần tránh khi gửi email: Dùng “Một lời chào lười biếng”
Tránh gửi câu lời chào mà không xác định được người nhận, dạng như “Gửi đến ai có thể quan tâm”. Đây được xem là lời chào “lười biếng”, vì không khó để tìm kiếm thông tin như tên, chức năng, địa chỉ email,… của một người trong thời đại công nghệ thông tin hiện đại ngày nay.
Đối với cá nhân khi gửi thư cho nhà tuyền dụng, nếu bạn không xác định được đích danh của người gửi, bạn có thể để là : Kính gửi bộ phận quản lý tuyền dụng” hoặc “Đội ngũ bán hàng thân mến”,..
5. Không định dạng email
Litmus đã thống kê 46% tổng email được mở thông qua điện thoại. Điều này đồng nghĩa với việc gần một nửa khách hàng tiềm năng của bạn sẽ “chạy mất dép” nếu bạn không tối ưu lại định dạng email theo hiển thị của điện thoại.
Hãy tưởng tượng bạn phải đọc một đoạn văn dài hơn 8 dòng troên điện thoại, mà không chỉ là một đoạn. Thực tế khó ai mà kiên nhẫn đọc hết, có chăng thì nội dung thật sự thu hút được họ.
Nhưng không phải lúc nào nội dung của bạn cũng đánh đúng insight, giải quyết được vấn đề họ đang tìm kiếm. Vì vậy hãy tối ưu lại định dạng email để thân thiện với thiết bị động.
6. Gửi email vào đêm khuya
Việc gửi email ngoài giờ hành chính (8h00 – 17h00) báo hiệu hiệu suất công ty đang hoạt động kém. Song, khách hàng cũng không hứng thú nhấp vào xem email vào thời gain đó vì họ cần nghỉ ngơi sau ngày làm việc dài.
Nếu không có thời gian gửi email, bạn có thể sử dụng tính năng lên lịch để email tự động được gửi vào thời gian đã cài đặt.
7. Không có chữ ký
Không chỉ là doanh nghiệp mà cá nhân cũng cần phần chữ ký. Nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, tôn trọng người nhận. Bằng cách thêm phần chữ ký với những thông tin liên hệ, bạn đã tránh được sự nhàm chán cho người nhận với một lời giới thiệu dài lê thê trước khi vào nội dung chính
8. Sai lầm cần tránh khi gửi email: Không có lời kêu gọi hành động
Đây là một mẹo hiệu quả giúp thúc đẩy doanh số, tăng lượt chuyển đổi đối với các thương hiệu. Hiện nay, email là kênh khá hiệu quả để doanh nghiệp nuôi dưỡng lead (khách hàng tiềm năng) và chuyển đổi họ thành “paid customer”. Vì vậy, sẽ là một thiếu sót nếu bạn không “gài” những CTA (Call to Action) vào nội dung email.
CTA có thể là nút, là đoạn text được gắn archor text, là hình ảnh, video,… được dẫn về website, fanpage,..của doanh nghiệp, nơi mà khách hàng có thể mua hàng, thanh toán dịch vụ.
9. Sử dụng phông chữ lạ
Bạn nghĩ rằng những phông chữ lạ, ít được sử dụng sẽ tạo nên điểm nhấn riêng biệt? Đây là một sai lầm cần tránh khi gửi email bạn nhé. Những phông chữ phổ biến như Times New Roman, Aria hay Trebuchet MS được khuyến khích sử dụng khi gửi email vì đây là những phông chữ phổ biến, đơn giản, dễ đọc.
10. Không sử dụng phím tắt email
Phím tắt email thật ra là một chức năng giúp bạn tiết kiệm thời gian khi kiểm tra hộp thư. Theo khảo sát, mỗi tuần một người dành trung bình 28% thời gian cho email, xấp xỉ 11 giờ/ tuần.
Vì vậy việc sử dụng những phím tắt sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian và đạt được hiệu suất cao trong vông việc. Các nền tảng Gmail, Apple Mail và Outlook đều có hỗ trợ chức năng cho người dùng.
11. Sai lầm cần tránh khi gửi email: Gửi email nhắc nhở quá sớm
Sau khi bạn gửi email và đợi người nhận phản hồi thì không nên gửi email quá sớm để nhắc nhở. Điều này sẽ khiến bạn trở nên thô lỗ, thiếu kiên nhẫn trong “mắt” người nhận email. Song, khi bạn hối thúc họ trả lời email, nguy cơ cao người nhận sẽ trả lời qua loa, sơ xài. Dẫn đến việc thiếu dữ liệu này, tệp kia, rồi lại phải gửi email qua lại nhiều lần. Tình trạng này sẽ gây mất thời gian nhiều hơn.
Theo nguyên tắc thông thường, khoảng thời gian từ 5 đến 10 ngày gửi email nhắc nhở người nhận phản hồi là hợp lý. Thời gian này cho phép người nhận trả lời tin nhắn của bạn đầy đủ và chu đáo nhất.
12. Gửi email khi việc thực hiện cuộc gọi hiệu quả hơn
Theo khảo sát năm 2019, khoảng 61% người tiều dùng thích giao tiếp với các thương hiệu qua địa chỉ email. Nhưng điều này không đồng nghĩa với việc, email được ưu tiên trong mọi trường hợp.
Đặc biệt đối với những trường hợp như giải quyết phàn nàn hay cần xử lý nhanh chóng thì những cuộc gọi trực tiếp nên được ưu tiên. Những cuộc gọi giải quyết tranh chấp từ doanh nghiệp sẽ khiến khách hàng tin tưởng và tôn trọng hơn. Song, điều này còn hạn chế được tình trạng “ông nói gà, bà nói vịt” khi trao đổi qua email
Trên đây là 12 sai lầm cần tránh gửi email đối với cả cả nhân và doanh nghiệp. Đảm bảo không mắc phải những điều này nếu bạn không muốn mất đi sự chuyên ngiệp. Nếu bạn đang cần tìm hệ thống Email Marketing Automation thì hãy request demo Mautic dưới đây để tham khảo nhé.
