Kênh email hiệu quả vì nhiều lý do. Nó mang lại cho bạn nhiều cơ hội để tương tác với những người theo dõi bạn, những người trở nên trung thành với doanh nghiệp của bạn vì liên hệ thường xuyên.
Nhưng lợi ích của việc sử dụng các kênh email marketing là gì nếu email của bạn không được gửi? Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải hiểu sự thật và hậu quả của danh sách đen email. Nếu tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen, cả danh tiếng IP và danh tiếng tên miền đều có thể ảnh hưởng đến danh tiếng người gửi của bạn.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về danh sách đen tên miền và chia sẻ các phương pháp hay nhất để phòng ngừa.
Hậu quả của việc đưa tên miền của bạn vào danh sách đen
Bạn đã bao giờ thấy mình trong danh sách đen email chưa? Nó có thể dẫn đến việc mất nhiều cơ hội quan trọng và danh tiếng của bạn có thể bị tổn hại. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá hậu quả của việc tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen.
A. Giảm khả năng gửi email
Email của bạn được gửi từ một tên miền trong danh sách đen có thể bị đánh dấu là spam hoặc hoàn toàn không được gửi bởi các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP). Điều này có thể cản trở khả năng giao tiếp với khách hàng, khách hàng hoặc người dùng của bạn, làm giảm tỷ lệ gửi email của bạn.
B. Tăng khả năng email rơi vào thư mục spam
Có khả năng ESP và nhà cung cấp hộp thư sẽ chuyển hướng hoặc chặn email của bạn. Nó có thể dẫn đến giảm mức độ tương tác cho email của bạn. Tình trạng này cuối cùng sẽ gây ra doanh thu và lợi nhuận thấp cho doanh nghiệp của bạn.
C. Tác động tiêu cực đến danh tiếng của người gửi
Có một trang web bị chặn có thể làm hỏng danh tiếng của bạn và ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn. Do đó, việc tiếp cận hộp thư đến của những người đăng ký dự định của bạn trở nên khó khăn hơn ngay cả sau khi vấn đề danh sách đen được giải quyết.
D. Mất niềm tin và uy tín với người nhận
ESP và hệ thống bảo mật coi danh sách đen là một hoạt động độc hại. Do đó, ngay cả khi bạn bị xóa khỏi danh sách đen của tên miền, danh tiếng của bạn vẫn có thể bị ảnh hưởng. Nó sẽ dẫn đến những thách thức về khả năng phân phối đang diễn ra. Khách hàng hoặc người nhận email của bạn sẽ không còn tin tưởng bạn hoặc dịch vụ của bạn nữa.
Nguyên nhân của danh sách đen tên miền
Với số lượng email khổng lồ được gửi và nhận hàng ngày, xấp xỉ 347 tỷ, không thể kiểm tra xem email có phải là thư rác hay không. Nhưng nguyên nhân của một tên miền trong danh sách đen là gì? Hãy cùng đọc để tìm hiểu.
Nếu người nhận email của bạn gắn cờ bạn là spam, thì các ESP nghĩ rằng khách hàng tiềm năng của họ là chính hãng và đưa ra giá trị cho ý kiến. Ngay cả khi danh sách của bạn sạch, nút ‘được đánh dấu là spam’ vẫn tính địa chỉ của bạn là khiếu nại spam. Bạn càng nhận được nhiều khiếu nại, khả năng bạn sẽ lọt vào danh sách đen tên miền càng cao.
Nó kích hoạt tín hiệu spam bất cứ khi nào bạn gửi email gần hoặc giống hệt nhau cho nhiều người. Email không được cá nhân hóa thường được phân loại là spam vì không có nội dung có giá trị để người nhận đọc.
Vai trò của các giao thức xác thực và xác thực email
Xác thực email là một thành phần quan trọng của bảo mật email. Nhưng tại sao bạn nên tuân theo các giao thức email xác thực?
Xác thực email cho phép người nhận xác nhận rằng người gửi email là chính chủ hay email từ tổ chức mà họ đã biết. Điều này ngăn chặn các tác nhân độc hại mạo danh các nguồn đáng tin cậy, như ngân hàng, trang web có uy tín, doanh nghiệp lớn hoặc cơ quan chính phủ.
Bằng cách xác minh tính xác thực của người gửi, các giao thức xác thực có thể làm giảm khối lượng email đến hộp thư đến spam. SPF là một giao thức xác thực email. Nó chỉ định những người gửi được ủy quyền gửi email thay mặt cho một tên miền. Nó sử dụng các bản ghi DNS để nêu rõ các địa chỉ IP gửi được phép. Khi nhận máy chủ kiểm tra hồ sơ SPF, họ có thể từ chối email từ các nguồn trái phép.
Xác thực email hiệu quả đòi hỏi phải áp dụng một hoặc nhiều giao thức này, tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức. Việc triển khai các giao thức này giúp bảo vệ cả lợi ích của người gửi và người nhận, đảm bảo liên lạc qua email vẫn an toàn, đáng tin cậy và đáng tin cậy.
Phát hiện danh sách đen tên miền
Bạn có biết có 4 tỷ người dùng email gửi thư hàng ngày không? Vì vậy, ngay cả khi 0,01% trong số họ đưa địa chỉ của bạn vào danh sách đen, kết quả sẽ rất lớn và bạn thậm chí sẽ không nhận được thông báo.
Nhưng bạn có thể kiểm tra danh tiếng của mình thông qua các công cụ khác nhau. Các công cụ và dịch vụ này có sẵn để giúp bạn theo dõi và duy trì danh tiếng miền của mình. Các dịch vụ này được thiết kế để phát hiện và cảnh báo bạn về các mối đe dọa, lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn hoặc các vấn đề trong danh sách đen có thể gây hại cho sự hiện diện trực tuyến của bạn.
Một công cụ được sử dụng rộng rãi là Duyệt web an toàn của Google (https://safebrowsing.google.com/), cung cấp API và giao diện dựa trên web để kiểm tra danh tiếng tên miền của bạn. Nó quét các trang web để tìm nội dung có khả năng gây hại và các nỗ lực lừa đảo, giúp bạn giữ an toàn cho khách truy cập của mình.
Những công cụ này cung cấp thông tin chi tiết toàn diện về danh tiếng tên miền của bạn và các vấn đề tiềm ẩn, cho phép bạn chủ động giải quyết mọi mối quan tâm và duy trì hình ảnh trực tuyến tích cực.
Do đó, dựa trên danh tiếng hoặc hậu quả tên miền bị đưa vào danh sách đen, bạn phải tìm ra cách hành động phù hợp. Vì vậy, hãy đọc các cách để tìm hiểu:
1. Sử dụng trang web kiểm tra danh sách đen
Sử dụng trang web kiểm tra danh sách đen, bạn có thể thực hiện kiểm tra nhanh. Các trang web này thực hiện quét kỹ lưỡng với danh sách cơ sở dữ liệu và cho bạn biết liệu tên miền của bạn có được liệt kê ở đó hay không.
Bạn có thể tham khảo:
2. Gửi email kiểm tra
Trước khi gửi email đến đối tượng thực tế của bạn, tốt hơn hết là trước tiên bạn nên gửi email thực hành đến người nhận thử nghiệm giống như đối tượng thực sự của bạn. Nếu email thực hành không được gửi đi, điều đó có thể có nghĩa là email của bạn đã bị chặn.
3. Theo dõi số liệu
Sử dụng phần mềm theo dõi email có thể giúp bạn kiểm tra các dấu hiệu của danh sách đen, chẳng hạn như tỷ lệ thoát cao hoặc email bị trả lại. Ngoài ra, bạn nên xem xét sự sụt giảm đột ngột của tỷ lệ mở; Đây là một dấu hiệu khác của danh sách đen.
4. Hành động
Nếu bạn phát hiện ra rằng miền của mình bị đưa vào danh sách đen, hãy điều tra nguyên nhân của danh sách đen, giải quyết mọi vấn đề về bảo mật hoặc tuân thủ và yêu cầu xóa khỏi danh sách đen nếu cần.
Các bước để khắc phục miền trong danh sách đen
Có tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen có thể là một trải nghiệm cực kỳ bực bội. Nó có thể ảnh hưởng đến lưu lượng truy cập trang web tổng thể, thứ hạng công cụ tìm kiếm và thậm chí cả cơ hội gửi email. Nếu bạn gặp phải những vấn đề như vậy, thực hiện một số hành động ngay lập tức có thể giúp bạn xóa miền của mình khỏi danh sách đen.
A. Xác định nguồn gốc của vấn đề
Khi bạn xác nhận rằng tên miền của bạn đã bị đưa vào danh sách đen, việc xác định lý do cho danh sách đen sẽ là bước tiếp theo của bạn. Một số lý do phổ biến cho danh sách đen là gửi email spam cho khách hàng của bạn, sự hiện diện của phần mềm độc hại trên các trang web hoặc thậm chí các vấn đề với lỗ hổng bảo mật mà tin tặc đang khai thác.
B. Làm sạch và xác minh danh sách email của bạn
Nếu miền của bạn bị đưa vào danh sách đen do sự cố phần mềm độc hại hoặc nội dung độc hại, tốt hơn hết bạn nên quét trang web hoặc máy chủ của mình đúng giờ để phát hiện bất kỳ sự lây nhiễm hoặc tệp nào bị xâm phạm. Do đó, bạn có thể xóa tất cả nội dung độc hại và thậm chí thực hiện dọn dẹp kỹ lưỡng và đầy đủ.
C. Giải quyết các vấn đề kỹ thuật
Khi bạn xác định được lý do đưa vào danh sách đen, hãy tìm kiếm các vấn đề kỹ thuật như phần mềm độc hại và vá lỗ hổng bảo mật. Bạn thậm chí có thể giải quyết những vấn đề này bằng các phương pháp gửi email. Tuy nhiên, tùy thuộc vào vấn đề, bạn có thể nói chuyện với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hoặc nhà phát triển trang web của mình để giải quyết.
D. Yêu cầu xóa khỏi danh sách đen
Sau khi khắc phục sự cố, bạn có thể yêu cầu xóa chúng khỏi danh sách đen. Mỗi nhà cung cấp danh sách đen tuân theo một quy trình loại bỏ duy nhất. Vì vậy, bạn phải làm theo hướng dẫn được cung cấp bởi nhà cung cấp cụ thể đã đưa tên miền của bạn vào danh sách đen.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ nhận được một biểu mẫu loại bỏ và cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết, đề cập đến các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề.
E. Triển khai các phương pháp hay nhất về email
Thực hiện các bước giám sát liên tục có thể giúp bạn phát hiện và phản hồi các hoạt động đáng ngờ trong thời gian thực. Điều này có thể giúp bạn giảm nguy cơ bị đưa vào danh sách đen trong tương lai. Kiểm tra bảo mật thường xuyên, cập nhật và sử dụng phần mềm quản lý danh sách email cũng đóng một vai trò thiết yếu trong trường hợp này.
Ngăn chặn danh sách đen trong tương lai
Thực hành một số thói quen email tốt có thể giúp bạn tránh xa lãnh thổ danh sách đen tên miền. Dưới đây là một số cách để đảm bảo bạn tránh xa danh sách đen:
A. Duy trì một danh sách email sạch sẽ
Bạn nên sử dụng các công cụ tiếp thị qua email hoặc trợ lý ảo email để kiểm tra tính hợp pháp của danh sách email của bạn và cập nhật nó thường xuyên. Đối với những người đăng ký đã không tương tác với bạn trong sáu tháng qua và vẫn không phản hồi, bạn phải xóa họ khỏi danh sách email của mình.
Ngoài ra, hãy kiểm tra các địa chỉ email không hoạt động, không hợp lệ và tạm thời trước khi gửi các chiến dịch email. Bằng cách đó, bạn có thể duy trì vệ sinh email tốt hơn.
B. Tuân thủ các quy định chống thư rác
Tuân thủ các quy định chống thư rác đảm bảo rằng tất cả người đăng ký của bạn là những cá nhân thực sự và tìm kiếm các ưu đãi khuyến mại, dịch vụ mới hoặc bản tin. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn không vi phạm bất kỳ loại luật chống thư rác nào.
Cách tốt nhất để đạt được điều này là cung cấp biểu mẫu đăng ký cho người đăng ký của bạn. Phương pháp chọn tham gia kép phổ biến này làm giảm khiếu nại về một số thư rác email và giảm số lượng chọn không tham gia.
Hơn nữa, tuân thủ nghi thức email chuyên nghiệp là điều tối quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Đảm bảo nội dung email của bạn rõ ràng, súc tích và phù hợp với đối tượng của bạn. Cá nhân hóa thư của bạn, sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và trả lời kịp thời các câu hỏi hoặc phản hồi để thúc đẩy môi trường giao tiếp email tích cực và chuyên nghiệp.
C. Giám sát thực tiễn gửi email
Đảm bảo email của bạn đến đúng hộp thư đến của người đăng ký là cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể tránh bị gắn cờ là spam và yêu cầu người đăng ký chuyển email của bạn vào hộp thư đến của họ. Vì vậy, hãy làm theo các phương pháp hay nhất để tránh bị đưa vào danh sách đen và nằm trong danh sách trắng.
Kết thúc
Tên miền bị danh sách đen không phải là 1 tin tốt. Khi bạn phát hiện ra nguồn gốc của nó và tìm ra lý do đằng sau danh sách đen email, hãy thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết để tránh xa tình huống như vậy. Ngoài ra, bằng cách làm theo các đầu vào thích hợp, bạn có thể đảm bảo rằng bạn sẽ không rơi vào danh sách đen và giữ cho danh tiếng người gửi tên miền của bạn tích cực và nguyên vẹn.
Bài viết được dịch lại từ bài viết: What happens if my domain is blacklisted?