“Email của tôi nên có độ dài là bao nhiêu?”
Dù tích cực hay tiêu cực, thì độ dài văn bản thường là câu hỏi đầu tiên được hỏi đối với bất kỳ các công việc viết, bất kể chủ đề, đối tượng hoặc phương tiện – từ các bài báo được giao ở trường đến các bài đăng trên mạng xã hội. Trên thực tế, một tìm kiếm nhanh trên Google cho thấy rằng mọi người vẫn đang tìm kiếm một con số kỳ diệu để trả lời cho câu hỏi khó nhằn này, “Một email Marketing nên dài bao nhiêu?”
Mặc dù sự ngắn gọn luôn là một lời khuyên hữu ích, nhưng nếu bạn là một email marketer mong muốn tìm thấy từng câu trả lời cho tất cả các câu hỏi của mình về số lượng từ trong email, thì – chắc chắn bạn sẽ thất vọng.
Độ dài tối ưu của một email không chỉ là số từ viết trong email
Trong khi đoạn thông tin được trích dẫn từ Google đề xuất một phạm vi từ 50 đến 125 từ, thì một giải pháp đơn giản hơn về số lượng từ trong email của bạn trong vấn đề này là: Mỗi email là duy nhất. Và nếu email của bạn không quá độc đáo, thì có lẽ đó là vấn đề quan trọng hơn cần giải quyết đó là số lượng từ. Đối với các công ty chỉ mới đi sâu vào inbound marketing, câu hỏi thường được bắt gặp nhất mà chúng tôi nhận được là xoay quanh về vấn đề độ dài của nội dung – đặc biệt là khi nói đến email marketing.
“Dòng tiêu đề thì nên dài bao nhiêu?”
“Còn về văn bản xem trước sẽ như thế nào?”
“Có độ dài tiêu đề nào là tốt nhất dành cho người dùng điện thoại không?”
“Những hình ảnh này có làm cho email của tôi quá lớn không?”
Và trong khi hàng nghìn marketer và doanh nghiệp vẫn đang còn hỏi những câu hỏi như là giải pháp phù hợp với tất cả các vấn đề, trả lời cho tất cả các mục đích – điều nó phụ thuộc vào – thì không thực sự thỏa mãn. Vì vậy, để cung cấp hướng dẫn mà bạn có thể thực hiện, thì hãy xem xét kỹ hơn các phần khác nhau của email và nó giúp bạn xác định độ dài phù hợp cho từng phần của email.
Đầu tiên, hãy suy nghĩ về cách mà bạn tạo ấn tượng đầu tiên: đó là dòng tiêu đề email của bạn.
1. Chủ đề (Dòng) phải ngắn gọn
Bất cứ ai nói đừng đánh giá sự vật qua vẻ bề ngoài thì tất nhiên họ sẽ không bao giờ có một hộp thư đến của email với đầy những dòng tiêu đề spam. Thực tế cho thấy, 47% người báo cáo rằng dòng tiêu đề có ảnh hưởng đến việc họ mở email. Vậy, con số kỳ diệu để thu hút sự chú ý của người nhận là gì?
Dòng tiêu đề của bạn được xem là hoàn hảo khi đạt được sự cân bằng giữa việc truyền tải một cách súc tích nội dung email và làm cho ý của bạn ngắn gọn để người nhận có thể đọc được trên các thiết bị di động. Do đó, luôn ghi nhớ đến người dùng di động vì một nửa số email được mở là trên các thiết bị di động.
Shakespeare đã khám phá một điều gì đó khi anh ấy nói rằng, “Sự ngắn gọn là tinh hoa của trí tuệ.” Hãy nghĩ rằng 30-50% email B2B được mở trên thiết bị di động chỉ hiển thị 30 đến 40 ký tự trong một dòng chủ đề. Tôi thậm chí đã thấy một báo cáo rằng các dòng tiêu đề có ít hơn 10 ký tự (lưu ý, các từ thường dài 10 ký tự) có tỷ lệ mở là 58%. Mặc dù đó là một câu trả lời khá đơn giản, nhưng nó hóa ra lại là một giải pháp khá khó để đạt được. Hãy tiếp tục, dành một phút và xem những gì bạn có thể đưa ra với 10 ký tự trở xuống.
2. Một biểu tượng cảm xúc có giá trị bằng một vài từ
Biểu tượng cảm xúc là một sự tuyệt vời để truyền tải thông điệp, giữ cho dòng tiêu đề của bạn ngắn gọn và thúc đẩy các liên hệ mở email của bạn. Một nghiên cứu năm 2018 của Experian cho thấy 56% thương hiệu sử dụng biểu tượng cảm xúc trong các dòng chủ đề của họ có tỷ lệ được mở cao hơn. Nhưng sử dụng biểu tượng cảm xúc một cách quá ít – quá nhiều thì email của bạn có nguy cơ bị gắn cờ vì thư mục spam.
3. Đếm ký tự, không phải đếm từ
Có một điều quan trọng hơn hết là xem xét số ký tự so với số từ. Tại sao? Bởi vì trong 80 ký tự, thì hầu hết các nền tảng email sẽ cắt bỏ các đoạn văn bản của bạn và khiến bạn phải đối mặt với dấu chấm lửng đáng sợ. Để tránh lời nguyền đáng sợ là “TL; DR” và thì giữ dòng tiêu đề dưới 50 ký tự để sẽ mang lại kết quả tốt nhất. Mặc dù nói thì dễ hơn làm nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện một quy trình viết có kỷ luật. Biết những gì bạn muốn nói, viết nó, sau đó chỉnh sửa lại nó.
Bây giờ bạn đã thuyết phục được người liên hệ mở email của bạn, nhưng bạn sẽ thuyết phục họ hành động như thế nào? Bạn sẽ sử dụng 20 từ … 200 … hoặc có thể là 2.000?
Bạn thấy đó, việc người nhận lựa chọn có nên xem email hay không thì cũng sẽ phụ vào độ dài ký tự của chúng ta gửi đến họ. Điều này cũng giống như khi bạn lựa chọn chủ đề, mục đích và đối tượng để gửi, thì sẽ có những độ dài email khác nhau để phù hợp với những yếu tố đó.
4. Bạn đang viết thư cho ai?
Câu hỏi quan trọng nhất để tự hỏi bản thân khi xác định độ dài chính xác của email là “Tôi đang gửi email này cho ai?” Điều này rất là quan trọng bởi vì người nhận email của bạn bao gồm nhiều cá nhân, tất cả đều có nhân khẩu học, sở thích và thói quen đọc riêng của họ. Cuối cùng, họ – không phải một số blog ngẫu nhiên – mà họ sẽ là người đánh giá xem email của bạn có độ dài phù hợp hay không (mặc dù tôi đã nghe rằng blog này đưa ra lời khuyên khá tốt).
Bạn cần một ví dụ? Hãy xem bản tin này từ nhóm marketing tại Brain Pickings. Mặc dù nhiều người có thể thấy độ dài của email này và sẽ tiến thẳng đến nút “xóa”, nhưng Brain Picks biết đối tượng của họ là những độc giả trí thức, ham học hỏi, yêu thích văn học và văn hóa đại chúng. Nội dung của họ có liên hệ trực tiếp đến những đối tượng mà họ đã lưu trữ thông tin, vì vậy họ có thể tự tin về độ dài của email.
5. Bạn đang viết về cái gì?
Khi bạn cân nhắc về độ dài email của mình, hãy dành một chút thời gian để xem xét chính xác những gì bạn đang nói. Bạn chỉ đơn giản là cung cấp cho người đăng ký lời kêu gọi để họ hành động như một phiếu giảm giá hoặc giảm giá đặc biệt, bạn đang công bố kết quả của dự án nghiên cứu trên toàn thế giới kéo dài nhiều năm của mình, một thiết bị tự động hóa thay đổi ngành?
Bạn có thể sẽ không bao gồm mọi chi tiết về kết quả nghiên cứu của mình hoặc chi tiết từng bước về cách sử dụng thiết bị. Một cách đã thử nghiệm và đúng đắn để giữ cho email của bạn thú vị nhưng vẫn ngắn gọn là sử dụng các đoạn trích từ nội dung gốc, được ghép nối với các liên kết đến phần còn lại của đoạn dài hơn.
Sau tất cả, mục đích của bạn thường là thúc đẩy sự tương tác với nội dung trực tuyến của bạn.
6. Đó là loại email nào?
Sau khi biết mình đang viết gì, bạn cần xác định mục đích của thông điệp. Bạn đang quảng cáo một sản phẩm hoặc dịch vụ mới hay bạn đang gửi một bản tin theo lịch trình thường xuyên? Rất có thể, bạn sẽ mong đợi một email tóm tắt hàng tuần về tin tức ngành và công ty dài hơn một thông điệp quảng cáo, chẳng hạn như một hương vị kem mới.
Điều đó nói rằng, theo thời gian, người hâm mộ, khách hàng tiềm năng và người đăng ký email của bạn sẽ bắt đầu hình thành một loạt kỳ vọng cho các loại email khác nhau mà bạn gửi cho họ – đặc biệt là những email bạn gửi thường xuyên, như bản tin của người đăng ký.
Nếu bạn nhận thấy rằng một loại email bắt đầu hoạt động kém hiệu quả về tỷ lệ mở và nhấp, hãy thử chuyển đổi độ dài. Nếu nó có vẻ quá dài dòng, hãy thử chia nhỏ các khối văn bản dài với nhiều đồ họa và nội dung trực quan hơn. Tập trung vào việc bao gồm một vài mẩu tin rất hấp dẫn, rất dễ đọc trong toàn bộ. Nếu email của bạn có vẻ quá ngắn, hãy củng cố nó một cách chi tiết.
Sử dụng kết hợp các dữ kiện thú vị và số liệu thống kê hấp dẫn để khiến người đọc kinh ngạc và thúc đẩy họ hành động hơn – ví dụ: bạn có biết rằng 46% người đọc blog nhiều hơn một lần mỗi ngày? Đúng rồi! Và các doanh nghiệp viết blog đạt được mức tăng trưởng khách hàng tiềm năng nhiều hơn 126% so với các doanh nghiệp không viết blog.
Mặc dù bạn có thể đã tốt nghiệp từ lâu và bạn không còn lo lắng về các bài được giao, bài kiểm tra tiểu luận và số từ, sự thật là mọi email bạn gửi đều là một bài kiểm tra. Cũng giống như những giảng viên ở trường, những người không chỉ định số lượng từ cụ thể nhưng đã bạn đã ghi điểm cho sự thiếu kiến thức, người nhận thư của bạn cung cấp phản hồi sau mỗi lần gửi. Tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp của bạn đang đánh giá công việc của bạn, về hiệu suất email của bạn.
Vì vậy, hãy tạo ra các email của bạn với sự cân nhắc tương tự như bạn làm một bài kiểm tra viết, và miễn là nội dung email của bạn rõ ràng, ngắn gọn và hấp dẫn, chất lượng công việc của bạn sẽ loại bỏ mọi nghi ngờ về số lượng.