Các Marketer thường dành rất nhiều thời gian để soạn thảo một văn bản email đầy sức thuyết phục, thiết kế văn bản ấy dựa trên hàng ngàn mẫu email thật đẹp mắt, và sáng tạo ra những tiêu đề Email vô cùng thú vị và hấp dẫn với mục đích cuối cùng là tăng tỷ lệ nhấp và đọc email một cách nhanh chóng.
Nhưng trước khi gửi Email, bạn có bao giờ tự hỏi liệu rằng những người đã đăng ký nhận Email sẽ có cơ hội để đọc email của bạn ngay từ inbox, mà không phải mở đến mục Spam hay Promotion để đọc nó hay không?
Có hàng tá nguyên nhân mà bạn sẽ không biết khi Email của bạn không thể được gửi thẳng vào trong Inbox của người nhận. Bộ lọc thư rác của hệ thống Email có những quy định nghiêm ngặt và phức tạp, vì thế hãy hãy cùng TriggerM khám phá tất tần tật những yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi Email đến mục inbox của khách hàng.
I. Bạn không nên làm những gì?
1.Đừng mua các danh sách data
Bạn có thể mua danh sách data nhưng việc này không hẳn là một ý kiến hay. Không những nó là thủ thuật Email Marketing không chính thống vì nó đi ngược lại với chính sách phục vụ cho bên cung cấp dịch vụ Email Marketing của bạn, mà những người trong danh sách này thực sự không biết đến bạn, như thể họ sẽ không muốn nhận email từ phía bạn. Mặt khác, họ có thể đánh dấu email của bạn là Spam. Có một sự thật là những địa chỉ Email uy tín không nhất thiết phải luôn luôn gửi những Email có nội dung bán hàng.
2. Khai thác dữ liệu tự động trên website khác
Khai thác dữ liệu tự động trên các website khác để có được những địa chỉ email được xem như là một cách nhanh chóng để xây dựng một danh sách địa chỉ email, nhưng nó không tốt cho doanh nghiệp của bạn, thậm chí nó còn không hợp pháp ở nhiều quốc gia.
3. Đừng gửi email cho những địa chỉ email hỏng nhiều lần
Email gửi đi nhưng không được chuyển đến người nhận và vì một số lý do nên bị trả lại. Nguyên nhân là do nội dung email quá nặng, hộp thư của người nhận đã đầy và máy chủ email quá tải, không hoạt động. Ngoài ra, tên miền của email có thể không tồn tại, máy chủ phía người nhận không chấp nhận email gửi tới hoặc địa chỉ email nhận bị nhập sai. Tỷ lệ Email bị trả lại (ISPs) quá nhiều được dùng để xác định độ uy tín của địa chỉ email người gửi, nếu có quá nhiều email hỏng, không được chuyển đến người nhận thì khả năng gửi email vào inbox của bạn sẽ giảm đi trong tương lai, thậm chí là bị chặn gửi email ra.
4. Đừng sử dụng quá nhiều chữ in hoa trong email của bạn hoặc cho tiêu đề
Việc sử dụng in hoa quá nhiều trong email của bạn cũng giống như việc bạn đang hét vào mặt người khác hoặc quan trọng hóa vấn đề khi đang giao tiếp bằng lời nói. Sử dụng chữ in hoa cho dòng tiêu đề trong Email có thể gây chú ý cho người nhận, nhưng việc này gây nên một cảm giác không thoải mái cho người nhận. Họ sẽ khó chịu và xem nó như những email spam.
Theo một nghiên cứu của Radicati Group, hơn 85% người nhận email sẽ dễ chịu hơn khi đọc dòng tiêu đề được viết bằng chữ thường hơn là một dòng tiêu đề với các chữ cái được viết toàn bộ bằng in hoa.
Thay vì dùng những mẹo gây chú ý một cách khó chịu như viết hoa toàn bộ nội dung, hãy thử cá nhân hóa nội dung email của bạn, tạo ra nội dung liên quan đến mối quan tâm của người nhận, và sử dụng những câu từ tích cực và và hấp dẫn để tăng khả năng mở và đọc mail từ người nhận.
5. Đừng sử dụng quá nhiều dấu cảm thán
Dấu cảm thán (chấm than) có thể khiến cho tiêu đề hoặc nội dung email của bạn kém chuyên nghiệp và mang tính spam. Đặc biệt là một dòng tiêu đề với quá nhiều dấu cảm thán sẽ rất khó chịu. Bạn có biết rằng khoảng 69% người nhận email sẽ phản ánh và đánh dấu email như email spam, chỉ dựa trên dòng tiêu đề có quá nhiều dấu cảm thán không? Vì vậy, bạn nên hạn chế việc này nhé.
Ví dụ: HOT !!!!!! Ưu đãi tháng 4 dành riêng cho bạn !!!!!!!!
6. Đừng dùng video, Flash, hay JavaScript trong email của bạn
Đa số khách hàng qua email không được phép tiếp cận với các công cụ phần mềm mô phỏng âm thanh và hình ảnh động như Flash hay những video những video được chèn vào. Thay vào đó, dùng một hình ảnh đại diện cho video của bạn (với nút “play” trên video kèm theo), video này sẽ kết nối với nguồn tài nguyên về mặt nội dung và hình ảnh trên website của bạn.
Đối với JavaScript và những phần mềm tương tự, thậm chí nếu bộ lọc thư rác của email cho phép email của bạn được gửi vào inbox, đa số khách hàng sẽ không cho phép những phần mềm này được hoạt động.
7. Đừng chèn trực tiếp đơn điền thông tin (form) vào email
Những dạng Form thường không được hỗ trợ trong nội dung email thông thường để đảm bảo hạn chế những rủi ro về vấn đề bảo mật thông tin. Thay vào đó, bạn nên đặt vào nút kêu gọi hành động (Call-to-action) hoặc một đường link dẫn đến trang landing page, trang này sẽ hiện Form đăng kí của bạn.
8. Đừng đính kèm tệp file (tài liệu) trong email của bạn
Nếu bạn muốn gửi những văn bản dưới dạng PDF hay Word, đừng đính kèm file với email. Nếu không, email của bạn có thể bị khóa và cho là spam do bộ lọc email (spam filters). Thay vào đó, đăng tải một file tài liệu lên website của bạn và kết nối file đó với nút kêu gọi hành động (CTA) trong email. Điều này sẽ hạn chế khả năng email của bạn khóa bởi spam filters và tiết kiệm được thời gian chờ email gửi đi.
9. Đừng dùng những từ ngữ mang tính spam
Một trong những cách đơn giản nhất để email của bạn không bị “gắn mác” spam đó là cẩn thận lựa chọn từ ngữ mà bạn dùng trong tiêu đề email. Một nguyên tắc hữu ích mà bạn cần ghi nhớ khi nói về những từ ngữ mang tính spam, đó có thể là những từ “hoàn toàn miễn phí”, “tuyệt đối’, “mua trực tiếp”, “thanh lý”, “kiếm được rất nhiều tiền”,……
10. Đừng sử dụng phông chữ bất thường khi phác thảo nội dung email
Thật ra, mọi người không thích marketers dùng những phông chữ, kích thước chữ, và màu chữ bất thường cùng một lúc trong email. Theo nghiên cứu của Radicati Group, khoảng 60% ứng viên tham gia khảo sát cho rằng họ cảm thấy việc sử dụng những phông chữ, màu chữ để gây chú ý như vậy là điều rất khó chịu thay vì chỉ cần sử dụng những cùng một phông chữ và kiểu chữ.
Bạn chỉ nên sử dụng những Font chữ mặc định mà các bên như gmail, outlook cho phép dùng.
11. Đừng quên kiểm tra lỗi chính tả
Theo nghiên cứu của Radicati Group, 80% ứng viên nhận thấy lỗi chính tả và ngữ pháp là điều khó chấp nhận nhất. Lỗi chính tả không chỉ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp mà còn được nhận định là từ ngữ spam.
12. Đừng nhồi nhét quá nhiều từ khóa
Nhồi nhét từ khóa trong email của bạn đồng nghĩa với việc bạn đặt từ khóa trong nội dung email của mình nhiều từ khóa nhất có thể. Có một sự thật rằng Google sẽ đánh giá thấp thứ hạng Website của bạn khi nó bị nhồi nhét quá nhiều từ khóa, và nó có ảnh hưởng không tốt đến trải nghiệm của người dùng. Không một ai muốn đọc một nội dung mà được viết quá cứng nhắc.
Để khiến cho người nhận dễ dàng mở và đọc email của bạn hơn và không đánh dấu là spam, hãy tưởng tượng bạn đang viết những gì khách hàng thích và quan tâm một cách có cảm xúc, không phải viết những gì bạn muốn. Một nội dung quảng cáo khiến người xem muốn thực hiện hành động thì phải vừa đơn giản mà vừa bắt buộc. Để giọng văn của bạn trở nên mang tính cá nhân và phù hợp hơn với khách hàng, hãy sử dụng những từ vựng đời thường, những câu giao tiếp quen thuộc trong văn nói hay thậm chí những mẫu truyện ngắn, những sự kiện liên quan đến một cá nhân hay cuộc đời của mỗi người.
13. Đừng để nhiều hình ảnh lấn át nội dung chính của bạn
Sử dụng một bức ảnh có kích thước lớn cho toàn bộ email của bạn, hoặc quá nhiều hình ảnh tổng thể, sẽ có xu hướng rơi vào mục spam của người nhận.
Để hình ảnh có thể hiển thị nhanh, bạn có thể sử dụng một số công cụ nén hình ảnh hoặc upload hình ảnh lên Internet trước rồi lấy link đó chèn vào email.
II. Những điều mà bạn nên làm?
14. Luôn cập nhật và dọn dẹp danh sách email của bạn
Thậm chí khi các tài khoản trong danh sách email của bạn được thu thập từ nguồn thông tin do chính chủ cung cấp (ví dụ như điền form), bạn vẫn có thể gặp rủi ro về việc là một “spammer” nếu bạn không thường xuyên dọn dẹp danh sách email. Tại sao? Bởi vì hệ thống ISPs sẽ đánh giá dựa trên những tài khoản đã đăng ký, đang hoạt động và nhận tin từ phía bạn, không phải tổng số lượng người đăng ký.
Thêm vào đó, những địa chỉ email không còn sử dụng cũng có thể là các bẫy Spam, có nghĩa rằng nếu email gửi đi của bạn là email an toàn và chất lượng, khi gặp những tài khoản đã bỏ đi mà không hoạt động tương tác trong nhiều năm, thì có thể biến thành bẫy spam. Va phải bẫy spam dù chỉ một lần có thể gây ra vấn đề cho việc gửi email thành công vào inbox.
Những tài khoản email đã bị bỏ có thể không phản hồi, hoặc email sẽ không được gửi đến những tài khoản này. Nếu bạn không may gửi email đến những địa chỉ như thế này với tỷ lệ cao hơn 5%, khi đó ISPs sẽ đánh giá địa chỉ email chưa những email không an toàn và chất lượng. Kết quả là bạn sẽ không dễ dàng gửi email thành công vào inbox người khác, và hệ lụy đó là độ uy tín của địa chỉ email mà bạn đang sở hữu, sẽ rơi rớt thảm hại, dẫn đến nhiều rắc rối trong việc gửi email thành công.
Bằng việc luôn cập nhật và dọn dẹp danh sách email, bạn sẽ giảm được rủi ro như trên. Bạn có thể xác định được đâu là những người đăng kí đã không còn hoạt động tại địa chỉ email nào đó hoặc những tài khoản đã bị bỏ đi, bằng các chỉ số đo lường như tỷ lệ mở, click email hoặc tình trạng hoạt động trên website.
15. Tái tương tác với những tài khoản không còn hoặc không thường xuyên hoạt động.
Luôn theo dõi những người đăng ký nhận thông tin nhưng không hoạt động (không tương tác) hoặc hoạt động không thường xuyên, và tiến hành những chiến dịch tái tương tác cho những ai đã ngừng phản hồi email của bạn trong một thời gian dài. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các điều kiện lọc như khoảng thời gian từ lúc những người đăng ký gửi đi form của mình, lượt thăm website, hoặc lượt click email,…
Trong kịch bản gửi email của bạn, bạn đang thử gửi cho khách hàng của mình những khuyến mãi hay giảm giá hấp dẫn để khiến họ hào hứng về công ty của bạn. Hoặc, bạn yêu cầu feedback từ họ bằng việc gửi một khảo sát ngắn để biết được họ muốn thấy được nội dung gì trong email của bạn.
16. Nên xác nhận 2 lần với người dùng đăng ký nhận thông tin
Việc xác nhận 2 lần nghĩa là sau khi ai đó đăng ký nhận thông tin từ phía bạn, bạn gửi cho họ một email nữa với đường link xác nhận rằng họ thực sự muốn nhận các thông báo email từ bạn hay không.
Người dùng phải xác nhận rằng họ muốn nhận email trong tương lai sẽ là những người đọc đầy đủ và tương tác với email của bạn. Khi bạn sử dụng phương pháp này, danh sách email của bạn trở nên chất lượng và những người đăng ký sẽ tương tác nhiều hơn. Việc click link xác nhận cũng giúp địa chỉ email của bạn uy tín hơn.
17. Yêu cầu người nhận đăng ký thêm bạn vào sổ địa chỉ của họ
Bộ lọc thư spam luôn hoạt động bất kỳ lúc nào, cho nên thỉnh thoảng, những nội dung email có giá trị và có thể được đọc bởi người nhận đăng ký, những email này có thể rơi vào hộp thư spam một cách không rõ nguyên nhân.
Nhưng hầu hết bộ lọc thư spam cho phép người nhận thêm địa chỉ email của bạn vào danh sách trắng (danh sách đáng tin cậy) của họ. Khi họ thực hiện việc này, bộ lọc spam sẽ hạn chế hoạt động.
18. Bạn phải có một đường dẫn (hoặc nút) hủy đăng ký và một địa chỉ email cụ thể ở phần cuối email (footer)
Cho phép người nhận được hủy đăng ký rất quan trọng cho việc dọn dẹp danh sách liên hệ bởi vì bất cứ ai nhận được email của bạn thì phải thực sự muốn nhận những email này. Ngược lại, bạn chỉ đang gửi thư spam cho họ thôi. Nhưng việc không cho phép người nhận hủy đăng ký email dễ dàng là điều bất hợp pháp.
Đối với việc Email Marketing, bạn phải đảm bảo được việc cho phép hủy đăng ký email một cách dễ dàng, hoặc đơn giản người nhận có thể gửi tin nhắn thông báo hủy đăng ký hoặc click vào bất kì vị trí nào đó để hủy đăng ký khỏi website của bạn ngay lập tức.
Vị trí phổ biến đặt nút hủy đăng ký là ở phần cuối email của bạn, nên người dùng có xu hướng tìm ra nút này ở cuối nội dung email,.
19. Gửi lời cảm ơn đến người hủy đăng ký và gỡ họ ra khỏi danh sách
Nếu ai đó hủy đăng ký, họ phải được gỡ khỏi danh sách email. Đó là luật
Khi này phầm mềm email marketing tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng (CRM) của bạn sẽ trở nên có ích hơn bao giờ hết. Bởi vì bất cứ người hủy đăng ký nào cũng đều được kiểm duyệt ngay lập tức và lưu lại vào hồ sơ liên lạc lẫn phần mềm email. ( Nhưng nếu bạn gỡ những người hủy đăng ký ra khỏi danh sách một cách thủ công, hãy ưu tiên những địa chỉ email đó để tiến hành yêu cầu hủy đăng ký của họ ngay lập tức).
20. Sử dụng một cái cái tên người gửi mang tính quen thuộc
Bởi vì người dùng email luôn phải nhận quá nhiều thư SPAM, nên họ rất ngại việc mở email từ những người gửi xa lạ. Hãy chắc chắn rằng người nhận có thể nhận ra bạn bằng việc sử dụng tên thương hiệu của bạn.
Theo sau đó là việc gửi email đến người thật. Người nhận sẽ tin một cái tên email hay một địa chỉ email có tính cá nhân hóa hơn là một cái gì đó chung chung.
21. Thêm vào yếu tố “tên” của người nhận
Bằng cách này, bộ lọc thư spam hiểu rằng bạn biết rõ người nhận của mình là ai. Thêm vào đó, việc cá nhân hóa email gửi đi theo cách này cũng rất quan trọng cho việc tương của họ đối với nội dung của bạn.
22. Cho người nhận xem được nội dung ở cả hai dạng là HTML và nội dung thô.
Nội dung email thô có thể hiểu đơn giản là văn bản email chỉ thuần kí tự và không được định dạng (về kiểu và kích thước,..). Trong khi đó, HTML email sử dụng các định dạng (format) về thiết kế, màu sắc, bố cục cho phép email của bạn trở nên thu hút và đẹp hơn. Bằng việc cho người nhận xem nội dung ở cả hai dạng, bạn không chỉ khai báo với ISPs về việc hợp pháp email của mình , mà còn giúp email của bạn trở nên thân thiện với người đọc,
Đa số các công cụ email marketing sẽ cho phép bạn dễ dàng tạo ra một văn bản email trơn trong mục chỉnh sửa email, cho nên hãy dành ra 5 phút tạo ra một bản email trơn của bạn nhé,
23. Cho phép mọi người xem email của bạn ở trình duyệt web.
Thậm chí sau khi thực hiện từng bước một để đảm bảo về mặt nội dung email và bố cục một cách chuẩn chỉnh, bạn vẫn có thể mắc phải sai sót. Đính kèm một đường dẫn trong mỗi email để xem được nội dung email được trình bày như một trang web của bạn nhé.
24. Đảm bảo phải có “alt text” trong hình ảnh của bạn
Có khá nhiều người dùng email bật chế độ mặc định“ngăn chặn hình ảnh”. Điều này có nghĩa là khi ai đó mở email của bạn, hình ảnh sẽ không thể tải lên trừ khi họ ấn vào một nút lệnh để xem ảnh hoặc họ phải thay đổi chế độ mặc định, điển hình là outlook. Thêm vào thẻ “alt text” cho hình ảnh của bạn giúp cho người nhận email hiểu được thông điệp nội dung của bạn kể cả khi họ không xem được hình ảnh.
Điều này sẽ thật sự tệ nếu bạn dùng hình ảnh như một lời kêu gọi hành động (CTA). Thiếu đi “alt text”, hình ảnh không thể tải lên được sẽ có hình dạng là một thanh ngang màu trắng.
Bạn vừa có thể chỉnh sửa alt text trong công cụ chỉnh sửa text của bạn hoặc bạn cũng có thể chỉnh sửa ở phần HTML editor một cách thủ công.
25. Đảm bảo email luôn ngắn gọn và vào đúng vấn đề
Nội dung dài dòng, lê thê là một tín hiệu xấu cho thư spam. Không những vậy, mọi người còn đặc biệt ưa thích những email cụ thể, rõ ràng và ngắn gọn. Tất cả mọi người đều bận và inbox của họ luôn tràn ngập những email được gửi đến, vậy tại sao bạn không đơn giản hóa nội dung của mình hơn?
Một trong những cách khiến cho email của bạn ngắn gọn và đúng trọng tâm của nội dung đó là viết một cách linh hoạt và có cảm xúc. Viết nội dung email như thể bạn đang trò chuyện với ai đó trong đời thực, việc ngày sẽ vô cùng gây thiện cảm, dễ tiếp cận người đọc và liên quan đến mối bận tâm hay trăn trở của họ.
Nếu bạn bắt buộc phải viết một email dài hơn, thì hãy chia nội dung thành nhiều đoạn (phần) khác nhau. Việc ngắt đoạn giữa các đoạn nội dung, soạn thảo email với ba phần: mở bài, thân bài và kết bài một cách rõ ràng sẽ dễ dàng hơn cho người đọc.
26. Kiểm tra email trước khi gửi đi
Có rất nhiều khách hàng sử dụng email ngoài kia mà các email marketers phải quan tâm khi triển khai nội dung email. Hơn thế nữa, chúng ta phải cân nhắc đến người dùng điện thoại, vì sau cùng, khoảng 53% người dùng email đều đọc email trên thiết bị di động.
Mỗi khách hàng sử dụng email đều có hành trình của riêng mình. Trong khi việc kiểm tra email trước khi gửi đi cho tất cả người dùng của bạn rất tốn thời gian, bạn chỉ muốn kiểm tra các email cho những tệp khách hàng sử dụng email thường xuyên. Theo nghiên cứu của Litmus trên khoảng 1 tỷ email được mở, top 5 đơn vị cung cấp dịch vụ email là:
- Apple iPhone’s Mail app (khoảng 28% người dùng)
- Gmail (khoảng 16% người dùng)
- Apple iPad’s Mail app (11% người dùng)
- Google Android’s Mail app (9% người dùng)
- Google Android’s Mail app (9% of người dùng)
Bạn cũng nên gửi thử và kiểm tra email trước khi gửi đi đến những khách hàng thực sự để chắc chắn không có lỗi gì xảy ra.
27. Cấp phép cho email của người gửi từ một bên thứ ba
Việc cấp phép cho email của người gửi là một quá trình mà bên thứ ba sẽ xác thực email của người gửi và yêu câu họ phải tuân theo một số quy định chung. Đổi lại, email của người gửi sẽ được thêm vào danh sách uy tín của ISPs, từ đó email của bạn dễ dàng thông qua bộ lọc thư spam.
28. Theo dõi độ uy tín địa chỉ IP của người gửi
Khả năng gửi email thành công vào inbox phụ thuộc phần lớn vào độ uy tín của địa chỉ IP. Nếu bạn đang gửi email từ một địa chỉ IP có độ uy tín không cao, email của bạn sẽ gần như không thể được gửi vào inbox của người nhận.
29. Luôn luôn cập nhật những thay đổi từ các bộ luật gửi email, hoạt động của ISP như thế nào và hệ thống lọc thư spam ra sao.
Email marketing luôn luôn phát triển, nên bạn phải luôn ở trạng thái cập nhật kiến thức liên tục cũng như những quy định hay luật liên quan đến email marketing.
Bài viết trên với những điều Nên và Không nên làm khi Email Marketing nhằm giúp Tăng tỷ lệ email gửi đến hộp thư đến của người nhận. TriggerM hy vọng với nội dung trên sẽ giúp chiến dịch của bạn cải thiện rõ rệt.
Nếu bạn cần một tối tác triển khai email marketing chuyên nghiệp, hãy gửi tin nhắn cho TriggerM để được tư vấn nhé!
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Bạn có ý kiến gì về email marketing? Bạn có kinh nghiệm hay thủ thuật nào muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận của bạn ở phía dưới để mọi người cùng giao lưu nhé!
