Trong thế giới ngày nay, việc tuyển sinh được 1 học viên sẽ trở nên cạnh tranh hơn nhiều hơn, đòi hỏi các công ty làm bên mảng giáo dục cần phải dành nhiều hơn sự chăm sóc đối với các khách hàng tiềm năng của mình. Các học viên tiềm năng mong muốn được theo dõi cẩn thận ở một số giai đoạn khác nhau, thông qua nhiều kênh khác nhau, và với nhiều câu hỏi cần giải quyết, điều này các trường học khó có thể theo kịp.
Các nền tảng marketing automation như HubSpot, Mautic, Marketo và những nền tảng khác có thể tự động hóa những công việc Marketing lặp lại hàng ngày, cho phép phòng Marketing có nhiều thời gian hơn. Không chỉ vậy, nó có thể cho phép trường học của bạn xây dựng các chiến dịch tuyển sinh được cá nhân hóa, năng động và sắp xếp hợp lý để có thể cải thiện đáng kể doanh thu của bạn. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu chúng làm điều đó như thế nào?
Phối hợp CRM và Marketing Automation cho mục đích giáo dục
Mặc dù chúng có các chức năng riêng biệt về mặt kỹ thuật, nhưng marketing automation và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) thường đi đôi với nhau.
Nền tảng CRM cung cấp cho người dùng các ứng dụng để giúp họ thiết kế và quản lý các luồng công việc cũng như quy trình làm việc tiếp theo của mình, từ đó tạo ra một hệ thống quản lý leads hợp lý hơn. Tuy nhiên, khi kết hợp với marketing automation, chức năng này có thể được nâng lên một cấp độ hoàn toàn mới. Bằng cách sử dụng các khả năng khác nhau mà nền tảng MA cung cấp, trường học có thể tích hợp các sự kiện marketing tự động, các sự kiện này có thể được kích hoạt ở các giai đoạn khác nhau trong suốt quy trình công việc CRM của bạn.
Một trong những ví dụ đơn giản nhất chính là thư trả lời tự động, thư này có thể được tự động gửi tới một sinh viên tiềm năng mới ngay sau khi họ điền vào form đăng ký và tự động vào CRM của bạn.
Ví dụ: Địa chỉ liên hệ này đã được tự động gửi phản hồi ban đầu qua Mautic sau khi địa chỉ này đặt câu hỏi về chương trình Tiếng Anh Thương mại. Như bạn có thể thấy từ dòng trên cùng, hệ thống theo dõi khi nào thư được đọc và tự động thay đổi giai đoạn liên hệ trong hệ thống. Nhóm tuyển sinh của bạn có thể xem toàn bộ lịch sử sự kiện marketing automation cho từng liên hệ riêng lẻ.
Bạn cũng có thể cập nhật trạng thái của leads trong CRM của mình dựa trên các hành vi khác, chẳng hạn như đăng ký hoặc tham dự một sự kiện hoặc tải xuống tài liệu quảng cáo hay tệp PDF. Từ đó, bạn có thể kích hoạt nhiều hành động khác nhau khi họ được chuyển trạng thái trong sale pipeline, ví dụ như sử dụng các chiến dịch email, SMS, tin nhắn tức thời và cung cấp nội dung bổ sung, để đảm bảo rằng mỗi khách hàng tiềm năng đều nhận được sự theo dõi thường xuyên và được cá nhân hóa.
Điều này có nghĩa là bạn có thể mở rộng quy mô hoạt động marketing của mình để theo dõi nhiều khách hàng tiềm năng hơn trong một khoảng thời gian ngắn, và đảm bảo trường học của bạn liên hệ với mọi học viên tiềm năng ở những điểm chạm quan trọng trong quá trình tuyển dụng.
Tạo chiến dịch marketing qua email tự động cho trường học
Các chiến dịch marketing qua email là một trong những tính năng phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất của marketing automation, nhằm mục đích tuyển sinh. Bằng cách tạo các mẫu email tiêu chuẩn, bạn có thể xây dựng quy trình công việc gửi thư tự động các học viên tương lai, vào các thời điểm hoặc giai đoạn cụ thể trong quy trình của bạn. Dưới đây là một vài ví dụ về các loại chiến dịch email khác nhau mà bạn có thể cân nhắc cho trường học của mình:
Nuôi dưỡng leads qua email
Một chiến dịch nuôi dưỡng leads qua email bao gồm việc tạo ra một loạt các thư mà mỗi thư liên quan đến các khía cạnh khác nhau đối với mối quan tâm của khách hàng mục tiêu của bạn. Các thư này sau đó được hệ thống marketing automation của bạn triển khai một cách có hệ thống theo các khoảng thời gian đều đặn, nhẹ nhàng khuyến khích các học viên tương lai thực hiện bước tiếp theo trong quá trình này.
Ví dụ: Email này dẫn dắt quá trình nuôi dưỡng luồng công việc từ một trường kinh doanh luân chuyển qua chín tin nhắn trên cơ sở nhiều hơn hoặc ít hơn hàng tuần. Trình tự bắt đầu với một thư trả lời tự động, trước khi đề cập đến các chủ đề khác nhau trong mỗi thư mà ứng viên tiềm năng có thể quan tâm, chẳng hạn như cơ sở vật chất của trường, tài chính và mẹo nộp đơn.
Bạn có thể tạo các chiến dịch nuôi dưỡng học viên tương lai ở các giai đoạn khác nhau trong vòng tròn tuyển sinh. Ví dụ, phần trên chủ yếu nhắm đến các yêu cầu mới và tập trung vào việc cung cấp giới thiệu tổng thể về trường và các điểm bán hàng độc đáo của trường.
Đối với những khách hàng tiềm năng đã nộp đơn hoặc lên lịch phỏng vấn, bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận khác: tập trung thư nhiều hơn vào các yếu tố cụ thể khiến trường của bạn khác biệt với các đối thủ cạnh tranh, vượt qua những rào cản cuối cùng để nhập học và khuyến khích người nhận liên hệ với bạn để trả lời bất kỳ thắc mắc nào họ có thể có.
Những sự kiện
Một cách hiệu quả khác để sử dụng marketing qua email tự động là quảng bá các sự kiện nhắm đến mục tiêu đến sinh viên tương lai, chẳng hạn như mở cửa trường học, chuyến tham quan khuôn viên trường và thậm chí là các dịch vụ trực tuyến như hội thảo trên web. Bằng cách sử dụng phần mềm marketing automation, bạn có thể tạo quy trình làm việc tạo ra các thông điệp theo từng sự kiện cụ thể.
Điều này có thể được dùng để mời các leads hiện có tham gia sự kiện của bạn bằng cách gửi khoảng 3 email riêng biệt. Thông thường, bạn nên bắt đầu gửi thư mời qua email cho các sự kiện trong khuôn viên trường một vài tuần trước khi chúng diễn ra, và thư cuối cùng sẽ được gửi trước ngày đó khoảng một tuần. Tuy nhiên, mốc thời gian này có thể phụ thuộc vào việc khán giả mục tiêu của bạn cần biết trước họ sẽ đến đâu để lên kế hoạch tham dự.
Đối với các sự kiện trực tuyến, tốt hơn là nên bắt đầu quá trình gần ngày diễn ra, thường là khoảng hai tuần. Vì khách hàng tiềm năng có thể xem nó từ bất cứ đâu, bạn có thể gửi lời nhắc cuối cùng vào ngày diễn ra sự kiện, để họ có một cơ hội cuối cùng để đăng ký.
Bạn nên thiết lập quy trình làm việc của mình để leads tự động bị xóa khỏi quy trình sau khi họ đăng ký và được đặt trong một quy trình làm việc riêng biệt với mục đích cung cấp email nhắc nhở trước sự kiện, cùng với bất kỳ chi tiết thích hợp nào họ có thể cần như hướng dẫn, chương trình hoạt động, hoặc thông tin đăng nhập cho các dịch vụ trực tuyến.
Ví dụ: Quy trình làm việc cho hội thảo trên web trực tuyến. Lưu ý cách người đăng ký được chuyển sang quy trình làm việc song song sau khi đăng ký như thế nào, quy trình này cung cấp cho họ thư xác nhận, lời nhắc vào ngày và thư tiếp theo sau sự kiện.
Trong mọi trường hợp, bạn nên gửi kèm theo các email tiếp theo sau sự kiện. Những sinh viên tiềm năng tham dự một sự kiện, dù trực tiếp hay trực tuyến, đều thể hiện sự quan tâm nghiêm túc đến trường của bạn và họ cũng có thể có thêm câu hỏi, vì vậy đây là thời điểm lý tưởng để liên hệ với họ.
Bản tin
Tuyển dụng sinh viên có thể là một quá trình lâu dài. Nhiều leads của bạn sẽ bắt đầu nghiên cứu các lựa chọn giáo dục khả thi trước khi họ đăng ký. Học sinh có thể cần thời gian để thu xếp tài chính, hoàn thành các kỳ thi, hoặc chuẩn bị cho việc di chuyển hoặc đi du lịch nước ngoài. Do đó, các tổ chức trong một số lĩnh vực đôi khi sẽ có leads trong hệ thống của họ trong vài tháng hoặc thậm chí vài năm trước khi họ nộp đơn đăng ký.
Trong những tình huống này, bản tin email thường xuyên có thể là một cách tuyệt vời để giữ chân họ. Bạn có thể sử dụng phần mềm marketing automation để gửi cho sinh viên tương lai các bản cập nhật được điều chỉnh cho phù hợp với các chương trình hoặc nhóm cụ thể, những bản cập nhật này cần phải lưu ý đến tổ chức của bạn khi họ sẵn sàng tiến về phía trước.
Ví dụ: Trường Cao đẳng Cộng đồng Discovery sản xuất một bản tin thường xuyên bao gồm một loạt nội dung dành cho sinh viên tương lai, gồm có blog, câu đố và thông tin về các sự kiện sắp tới.
Mặc dù việc nuôi dưỡng email có thể rất hiệu quả, nhưng hãy nhớ rằng tốt nhất là khi kết hợp với sự cố gắng liên lạc thường xuyên thông qua các kênh khác, như điện thoại, SMS và tin nhắn nhanh. Trường học của bạn nên làm việc để xây dựng quy trình làm việc tích hợp cho phép nhóm cố gắng thường xuyên theo dõi từng khách hàng tiềm năng theo cách thủ công. Với những email làm nền tảng cho bạn, bạn sẽ có cơ hội thành công cao hơn nhiều.
Ví dụ: Quy trình làm việc hoàn chỉnh hơn bao gồm việc theo dõi trên nhiều kênh.
Sử dụng education marketing automation cho các trang đích và biểu mẫu thu hút khách hàng tiềm năng của bạn
Nhiều nền tảng tự động hóa tiếp thị cũng cung cấp cơ sở để tạo các biểu mẫu thu hút leads cho trang web của bạn. Điều này cho phép bạn xây dựng mọi thứ từ biểu mẫu yêu cầu, đăng ký bản tin, đến các ứng dụng, tùy chỉnh từng thứ theo nhu cầu của bạn. Ngay khi leads điền vào biểu mẫu, thông tin chi tiết của họ sẽ tự động được nhập vào CRM for schools.
Ví dụ: Lịch sử sự kiện ban đầu cho liên hệ được hiển thị trước đó trong Mautic. Tại đây, bạn có thể thấy rằng khách hàng tiềm năng đã truy cập trang đích và gửi biểu mẫu, sau đó leads mới được tạo trong hệ thống. Sau khi yêu cầu được gửi và một email trả lời tự động được gửi, nội dung sẽ được tải xuống.
Để có kết quả tốt nhất, nhóm của bạn nên xem xét cẩn thận các trường mà nhóm tính đến trong mỗi biểu mẫu bạn tạo. Mục đích phải là thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để phân khúc và đánh giá từng khách hàng tiềm năng tốt hơn, mà không làm họ choáng ngợp với các biểu mẫu dài và quá chi tiết.
Ví dụ: Biểu mẫu trên trang đích này từ Trường Cao đẳng Lakefield có rất nhiều chi tiết phù hợp mà không quá dài hoặc phức tạp.
Cũng có thể tạo trang đích trực tiếp từ nền tảng marketing automation của bạn. Tùy chọn này mang lại lợi thế về các sáng tạo mẫu đơn giản, dễ dàng tích hợp các biểu mẫu, các công cụ kiểm tra và chỉnh sửa phân tách, và phân tích thời gian thực có thể cung cấp thông tin chi tiết về mức độ tương tác.
Ví dụ: trên Hubspot, bạn có thể xem dữ liệu về lượt xem trang, lượt gửi và kênh , nguồn trong các chỉ số khác.
Hơn hết, khi được liên kết với hệ thống CRM của bạn, bạn có thể xem chi tiết của từng leads chuyển đổi qua các trang cụ thể của bạn. Nhiều nền tảng marketing automation cũng sẽ cung cấp các công cụ để tạo CTA tùy chỉnh, các nút và các loại dynamic content khác.
Phát triển Hệ thống Chấm điểm Sinh viên tiềm năng với marketing automation
Chấm điểm lead có thể là một cách để kết hợp tất cả những điều trên lại với nhau nhằm mục đích đánh giá chất lượng của những sinh viên tương lai mà bạn đang thu hút, và để đo lường sự tiến bộ của họ trong suốt quá trình tuyển sinh.
Bằng cách sử dụng nền tảng marketing automation, bạn có thể ấn định điểm số cho các hoạt động, cũng như những hành vi nhất định mà sẽ tự động cập nhật bất cứ khi nào người dùng hoàn thành một hành động nhất định, chẳng hạn như đọc email, tải xuống tài liệu quảng cáo hoặc tham dự một sự kiện trực tuyến.
Ví dụ: Ở đây, một sinh viên tương lai đạt được mười điểm trong Mautic sau khi đọc email.
Đây có thể là một cách tuyệt vời để đánh giá mức độ quan tâm của họ đến việc đăng ký và có thể giúp bạn ưu tiên những khách hàng tiềm năng nhất của mình, từ đó liên hệ với những leads phù hợp vào đúng thời điểm. Ví dụ: bạn có thể kích hoạt người dùng được chỉ định vào một quy trình công việc cụ thể, để từ đây họ sẽ nhận cuộc gọi từ bộ phận tuyển sinh của bạn khi điểm của họ đạt đến một con số nhất định.
Tất nhiên, không phải tất cả các leads đều được tạo ra như nhau, và bạn cũng có thể ấn định điểm số ban đầu để xác định những sinh viên tiềm năng, người mà bạn đã xác nhận đáp ứng các tiêu chí tuyển sinh chính hoặc có đặc điểm phù hợp với tính cách sinh viên của bạn.
Ví dụ: Bạn có thể chọn chỉ định điểm số ban đầu cho tất cả các sinh viên tương lai, những người bạn đang phân vân từ các vị trí mục tiêu chính của bạn.
Ở cấp độ nâng cao hơn, tính điểm negative leads có thể được thiết lập để giúp bạn xác định những khách hàng tiềm năng, người đã thể hiện sự hờ hững thông qua các hoạt động như hủy đăng ký hoặc rút khỏi email của bạn. Ngoài ra, sự suy giảm điểm số có thể được đưa ra, do đó những khách hàng tiềm năng không quan tâm lắm đến tổ chức của bạn trong một thời gian có thể bị tước quyền trong quy trình làm việc của bạn.
Truy cập dữ liệu và phân tích trên Hệ thống marketing automation của trường bạn
Phần tốt nhất của việc sử dụng marketing automation chính là tất cả mọi thứ bạn làm trên hệ thống của mình đều có thể được theo dõi và đo lường. Điều này có nghĩa là bạn có được vô số dữ liệu bổ sung có thể được sử dụng để đo lường sự thành công của cả quá trình digital marketing và chuyển đổi sinh viên của bạn.
Để bắt đầu, hệ thống của bạn sẽ cung cấp cho bạn rất nhiều thông tin chi tiết về các chiến dịch marketing qua email, điều này cho phép bạn phân tích tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và các số liệu khác để xác định hiệu quả của nội dung email và thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
Ví dụ: Một số email phân tích có sẵn trong HubSpot. Nền tảng này cũng cung cấp sơ đồ nhấp chuột vào thư của bạn, bản tóm tắt mức độ tương tác theo thời gian, dữ liệu về thời gian xem thư và danh sách các liên hệ gắn bó nhất của bạn.
Bạn cũng sẽ nhận được các số liệu tương tự về những thứ như trang đích, CTA và bài đăng trên mạng xã hội với một số nền tảng nhất định.
Điều thực sự làm cho dữ liệu này khác với các nguồn phân tích khác là độ sâu của nó. Vì tất cả các hành động đều được quy cho các địa chỉ liên hệ cụ thể trong hệ thống của bạn, nên bạn có thể xem những hoạt động nào đang thúc đẩy các khách hàng tiềm năng chất lượng hàng đầu của bạn chuyển đổi. Về cơ bản, bạn có thể lập bản đồ đường dẫn chuyển đổi của những khách hàng tiềm năng có giá trị cao nhất nhằm tái tạo nó trong các nỗ lực marketing trong tương lai.
Bạn cũng có thể phân tích từng kênh của mình để không chỉ xem kênh nào đang tạo ra leads, mà còn xem kênh nào có nhiều khả năng thu hút khách hàng tiềm năng nhất, những người có thể thực sự đăng ký vào trường của bạn. Điều này có thể giúp bạn xác định giá trị của các thành phần khác nhau trong hỗn hợp digital marketing của mình.
Ví dụ: Một báo cáo kênh trong Mautic. Từ đây, bạn có thể thấy rằng trang web của trường này và các chiến dịch quảng cáo trả tiền trên thiết bị di động chính là động lực chính tạo ra leads.
Khi được phát huy tối đa tiềm năng của mình, marketing automation có thể là một trong những công cụ có giá trị nhất trong kho vũ khí của trường, giúp bạn mở rộng quy mô nỗ lực sinh, đồng thời mang lại trật tự và sự gắn kết cho các chiến dịch của bạn. Khi bạn đã sử dụng nó một thời gian, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn có thể sống mà không có nó.