Email là một trong những kênh marketing hiệu quả nhất hiện nay.
Bằng cách bắt đầu vô cùng nhanh chóng và dễ dàng, các công cụ marketing qua email ngày nay giúp các nhà tiếp thị ở mọi cấp độ tạo nên chiến dịch, tải lên danh sách và gửi đi một cách đơn giản. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu gửi các chiến dịch, bạn nên hiểu cơ bản về các đạo luật và quy định xoay quanh tiếp thị qua email để đảm bảo các chiến dịch của bạn không vi phạm bất kỳ điều gì.
Đọc tiếp để tìm hiểu về các đạo luật xung quanh email marketing và những điều bạn cần làm để đảm bảo chiến dịch email marketing của bạn đang tuân thủ đúng và hợp lệ.
Những đạo luật xoay quanh Email Marketing gồm những gì?
Có một số đạo luật khác nhau hướng dẫn về việc sử dụng email marketing cho các mục đích thương mại. Đó là đạo luật CAN-SPAM ở Hoa Kỳ, luật CASL ở Canada và ở Vương quốc Anh, những đạo luật đó là bộ luật được gọi tên là Quy định về quyền riêng tư và truyền thông điện tử năm 2003.
Tất cả các luật này quy định một số điều kiện mà các email marketers cần tuân theo để tránh bị nhận phạt đáng kể. Mặc dù điều này nghe có vẻ đáng sợ, nhưng nếu bạn là một doanh nghiệp hợp pháp sử dụng công cụ tiếp thị qua email phù hợp để gửi các chiến dịch email hợp pháp, bạn có thể đã tuân thủ các quy tắc này.
Những luật này chủ yếu nhắm vào những người gửi thư rác. Các đạo luật này được thiết kế để ngăn họ lấy địa chỉ email của người dùng mà không có sự cho phép, và để ngăn việc gửi thư rác cho người dùng bằng những email không được yêu cầu.
Tuy nhiên, có một số yếu tố trong luật này mà ngay cả các marketers với mục đích tốt nhất cũng có thể vô tình vi phạm. Vì vậy điều quan trọng là phải nắm được cách để tuân thủ đúng đắn nhất.
Vậy bạn cần làm gì để tuân thủ?
Sau đây là danh sách đơn giản những điều mà các marketers như bạn có thể làm theo để đảm bảo các chiến dịch của bạn tuân thủ tất cả các luật trên toàn cầu.
1. Đảm bảo bạn có quyền gửi email cho những người trong danh sách của bạn
Hầu hết luật tiếp thị qua email của các quốc gia quy định rằng mọi người cần cấp cho bạn quyền gửi email cho họ để bạn có thể gửi chiến dịch cho họ.
Định nghĩa về quyền cho phép giữa luật pháp của mỗi quốc gia là khác nhau, nhưng nhìn chung có hai loại cho phép: cho phép ngụ ý và cho phép rõ ràng.
Sự cho phép ngụ ý mô tả những người mà bạn có mối quan hệ kinh doanh hiện tại. Điều này có thể xuất phát từ việc họ là khách hàng hiện tại, quyên góp cho tổ chức từ thiện của bạn hoặc là thành viên tích cực của trang web, câu lạc bộ hoặc cộng đồng của bạn.
Nếu bạn không có sự cho phép ngụ ý để gửi email cho một người, thì bạn sẽ cần sự cho phép rõ ràng. Quyền cho phép rõ ràng được cấp khi ai đó đặc biệt cho phép bạn gửi các chiến dịch email cho họ, có thể bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào biểu mẫu đăng ký trên trang web của bạn hoặc nhập thông tin chi tiết của họ vào biểu mẫu đăng ký nhận thông tin tại cửa hàng của bạn.
Ví dụ ở hình ảnh trên, khi mọi người truy cập vào trang landing page của TriggerM, TriggerM sẽ giới thiệu đến người đọc một form điền thông tin để khuyến khích họ đăng ký vào danh sách email của TriggerM để có thể truy cập và tải ebook.
Bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào hộp, người dùng đã cấp cho TriggerM quyền rõ ràng để gửi email cho họ và từ đó TriggerM có thể tạo một danh sách email lớn nhưng vẫn tuân thủ luật chống thư rác toàn cầu.
2. Không sử dụng thông tin tiêu đề gây hiểu lầm
“Thông tin tiêu đề” đề cập đến thông tin bổ sung được gửi cùng với chiến dịch email của bạn, chẳng hạn như ở mục “From” khi gửi email, dòng chủ đề và địa chỉ trả lời mail. Luật tiếp thị qua email quy định rằng bạn không được đưa thông tin không chính xác hoặc dễ gây hiểu nhầm vào các trường này để cố lừa người nhận mở các chiến dịch email của bạn.
Thương hiệu Converse đã làm rất tốt trong việc tuân thủ luật pháp. Họ bao gồm tên công ty của họ trong trường “From” để làm rõ email của ai và sử dụng dòng chủ đề phản ánh nội dung của email để đảm bảo không có sự nhầm lẫn.
Điều quan trọng là không cố tình lừa dối người nhận của bạn. Khơi dậy sự tò mò hoặc sáng tạo với dòng tiêu đề của bạn là điều hoàn toàn có thể chấp nhận được, miễn là bạn không cố tình đánh lừa người nhận.
3. Xác định email của bạn là một quảng cáo
Luật CAN-SPAM quy định rằng bạn phải tiết lộ rõ ràng rằng thông điệp của bạn là một quảng cáo. Đạo luật cho phép bạn thực hiện điều này rất dễ dàng và bạn không cần phải nêu cụ thể “Email này là một quảng cáo” mỗi khi bạn gửi một chiến dịch. Điều quan trọng ở đây chính là bạn sẽ không cố tình lừa người nhận nghĩ rằng đây là một email cá nhân.
Điển hình ở đây, Sephora đã làm rất tốt điều này trong các chiến dịch email của họ.
Họ không nêu cụ thể chiến dịch này là một quảng cáo, nhưng bằng cách sử dụng tên công ty của họ trong trường “From” ” và đi kèm với dòng chủ để “Giảm giá 20% cho tất cả phấn mắt”, họ làm rõ cho người nhận rằng đây là tin nhắn quảng cáo chứ không phải email cá nhân từ bạn bè.
4. Bao gồm địa chỉ của bạn
Luật tiếp thị qua email của hầu hết các quốc gia quy định rằng bạn phải bao gồm địa chỉ bưu điện hợp lệ cho doanh nghiệp của mình trong các chiến dịch email của mình. Đây có thể là địa chỉ hiện tại của bạn, địa chỉ hộp thư hoặc địa chỉ với một công ty nhận thư thương mại đã đăng ký.
BuzzFeed tuân thủ luật này trong tất cả các chiến dịch của họ bằng cách đưa địa chỉ trụ sở chính ở New York của họ vào cuối mỗi chiến dịch.
5. Email phải đính kèm sự lựa chọn không nhận các email trong tương lai từ bạn
Luật tiếp thị qua email của hầu hết các quốc gia quy định rằng các chiến dịch email của bạn phải bao gồm một cơ chế rõ ràng mà người nhận có quyền quyết định chọn không nhận email từ bạn trong tương lai.
Hình trên là một email được gửi từ TriggerM, chúng tôi đã đính kèm quyền “Huỷ nhận tin” để cho người đọc có thể tự do quyết định nhận hoặc từ chối nhận tin từ TriggerM.
6. Tôn trọng các yêu cầu từ chối nhanh chóng
Luật CAN-SPAM quy định rằng bạn phải tuân thủ yêu cầu từ chối của người nhận trong vòng 10 ngày làm việc và bạn không thể tính phí từ chối chúng. Bên cạnh đó bạn cũng có thể yêu cầu người nhận cung cấp cho bạn bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân nào ngoài địa chỉ email. Hay bạn cũng thể yêu cầu người nhận thực hiện bất kỳ bước nào khác ngoài việc gửi email trả lời hoặc truy cập một trang trên trang web Internet để chọn không tham gia.
Rip Curl đã tuân thủ đạo luật này trong tất cả các chiến dịch của họ. Rip Curl bao gồm một liên kết hủy đăng ký ở phần cuối trang của mỗi chiến dịch để xóa ngay lập tức người đăng ký khỏi danh sách trước khi hướng họ đến trang xác nhận cho phép người nhận biết họ đã bị hủy đăng ký.
Một số điều khác mà Email Marketers cần biết
Bằng cách làm theo 6 mẹo được đề cập ở trên, hầu hết các nhà tiếp thị có thể đảm bảo được rằng email của họ tuân thủ luật chống thư rác toàn cầu.
Tuy nhiên, không phải mọi tình huống đều giống nhau, và có một số yếu tố trong các luật này cũng đáng được đề cập trong một số trường hợp, tình huống cụ thể như sau:
1. Bạn phải chịu trách nhiệm ngay cả khi bạn không tự gửi chiến dịch
Theo luật, ngay cả khi bạn đang thuê các dịch vụ email marketing cho dự án của mình từ một bên thứ ba (tức là các marketing agency, hay các marketers tự do), bạn vẫn có trách nhiệm đảm bảo các chiến dịch được gửi thay mặt cho doanh nghiệp của bạn vẫn phải tuân thủ các đạo luật của email.
Vì vậy, nếu bạn thuê dịch vụ bên ngoài để tạo và gửi các chiến dịch của mình, hãy đảm bảo rằng bạn xem xét chúng trước khi gửi để chắc chắn rằng các yếu tố trên đã được tuân thủ.
Tương tự, nếu bạn là marketing agency thay mặt cho khách hàng của mình, hãy đảm bảo bạn đang thực hiện theo các yếu tố được đề cập ở trên để tránh khiến khách hàng của bạn gặp rắc rối và mất việc kinh doanh của họ.
2. Luật email đã nới lỏng hơn đối với các email giao dịch
Phần lớn luật chống thư rác trên toàn thế giới được thiết kế để hướng dẫn việc gửi các thông điệp email marketing thương mại. Và chúng được áp dụng cho bất kỳ loại bản tin, thông báo marketing hoặc chiến dịch quảng cáo nào mà doanh nghiệp của bạn có thể gửi.
Tuy nhiên, một lĩnh vực phần lớn được miễn trừ khỏi các đạo luật này chính là email giao dịch. Vì vậy, nếu bạn đang gửi xác nhận đơn hàng, xác nhận giao hàng, email đặt lại mật khẩu, v.v. (được thiết kế để cung cấp thông tin về giao dịch mua hoặc tư cách thành viên hiện có), thì những email cụ thể này được miễn trừ khỏi các quy tắc chống spam đã đề cập ở trên.
Rất nhiều mẹo được nêu trong bài viết này cũng là những phương pháp hay giúp ngăn người nhận của bạn nhận thấy email của bạn là đáng ngờ, vì vậy, tốt nhất bạn nên kết hợp chúng vào email giao dịch của mình.
3. Tiếp thị qua email theo GDPR: chống thư rác, quy định và hơn thế nữa
Khi Internet ngày càng phổ biến, các quy định được ban hành để kiểm soát việc truyền dữ liệu và các nguyên tắc về quyền riêng tư. Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu (GDPR) được coi là thước đo lớn nhất cho đến nay.
Các biện pháp này đã được phê duyệt vào ngày 14 tháng 4 năm 2016 và đánh dấu sự khởi đầu của nỗ lực thay đổi cách xem dữ liệu. Với nhiều thông tin trôi nổi trên không gian mạng viêc tạo ra các nguyên tắc đảm bảo tôn trọng quyền riêng tư về các thông tin nhạy cảm của người dùng là vô cùng cần thiết. Những quy định này có thể được coi là “bạn đồng hành” đi cùng với luật spam email. Việc biết luật và những quy định về email marketing sẽ giúp các marketers đảm bảo được các hoạt động và chiến dịch của mình tuân thủ đúng pháp luật.
Thế nhưng GDPR có tác động lớn như thế nào đến email marketing? Dưới đây là một số điều quan trọng nhất cần nhớ về luật và nguyên tắc email.
Điều đầu tiên cần xem xét là những dữ liệu thế nào thì sẽ được cấu thành dữ liệu cá nhân. Trang web GDPR có thể cho biết dữ liệu đó có thể là bất cứ thứ gì, từ tên và ảnh đến thông tin y tế cá nhân hoặc địa chỉ IP của người dùng. Tuy nhiên thì hầu hết các email mọi người nhận được là quảng cáo thay vì cá nhân.
Một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ đối với chiến dịch email marketing ngay cả đối với các nỗ lực quảng cáo, chính là sự cho phép. Bạn cần đảm bảo rằng bạn được người đăng ký cho phép đề xuất các ưu đãi, chọn tham gia và các chiến lược tương tự khác. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể phải xin phép hai lần.
Một cách phổ biến mà các email marketers thường sử dụng để thu hút mọi người tham gia vào danh sách gửi thư của họ chính là bằng cách tự động chọn mục tham gia trên các phiếu mua hàng. Một người dùng có thể đã đồng ý chỉ nhận một email cụ thể hoặc hoàn thành một giao dịch, nhưng họ không biết rằng hệ thống đã tự động đăng ký cho họ nhận các ưu đãi mà có thể họ không muốn.
Đây là một biện pháp chống thư rác phổ biến vì nó đảm bảo người dùng không bị tấn công bởi những email mà họ không muốn. Nếu bạn không chắc liệu người đăng ký của mình có muốn nhận email hay không, chỉ cần hỏi.
4. Các email không được yêu cầu có bất hợp pháp không?
Nếu bạn đang gửi email và bạn không chắc liệu mình có tuân thủ tất cả các quy định hay không, bạn có thể thực hiện một bước đơn giản. Đó chính là bao gồm một tùy chọn người dùng có quyền quyết định nhận hoặc không nhận email. Đạo luật GDPR không phải là thước đo duy nhất ảnh hưởng đến việc sử dụng email. Bên cạnh đó, hãy nhớ rằng đạo luật CAN-SPAM năm 2003 (ban hành năm 2004) yêu cầu bạn bao gồm thông tin liên hệ của doanh nghiệp của bạn trong bất kỳ email không mong muốn nào.
Tổng kết, có thể thấy rằng trước khi bạn bắt đầu gửi các chiến dịch cho doanh nghiệp của mình, điều quan trọng chính là bạn cần phải hiểu rõ các đạo luật và quy định về email marketing và cách tuân thủ các luật đó. Hiểu rõ và áp dụng tốt được những quy định trên sẽ giúp bạn hạn chế khả năng vi phạm đạo luật, từ đó giúp việc gửi email marketing trở nên hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó thì việc áp dụng giải pháp Marketing Automation cũng là một phương pháp hữu ích mà bất cứ email marketers nào cũng nên phải sử dụng. Nếu như bạn đang muốn tìm hiểu sâu thêm về giải pháp Marketing Automation này, hãy Request Demo dưới đây để TriggerM có cơ hội hỗ trợ bạn: