Gửi một chiến dịch email có thể có nghĩa là giờ làm việc cho bạn. Chẳng hạn, bạn phải viết bản sao, hình ảnh nguồn, định dạng tin nhắn trong nhà cung cấp dịch vụ email (ESP), chọn phân khúc của bạn và cuối cùng, gửi email.
Với tất cả mọi thứ đang diễn ra trong một chiến dịch, điều đó thật thất vọng khi nhớ rằng một số email thậm chí không bao giờ được gửi đến hộp thư đến, tất cả các công sức bỏ ra đều vô ích. Một địa chỉ email xấu hoặc hộp thư đến đã bão hòa có thể khiến mail bị trả lại, một lỗi đánh máy có thể gửi nhầm người hoặc một danh sách đen có thể ngăn không cho nó đến hộp thư đến.
Lỗi đánh máy thường xuyên hoặc địa chỉ email xấu có thể xảy ra với bất cứ ai nhưng có thể dễ dàng sửa chữa. Tuy nhiên, việc được liệt kê trong danh sách đen là nghiêm trọng. Nhưng hầu hết các nhà marketer lại không hiểu được nó.
Nếu bạn sử dụng một ESP có uy tín, rất có thể bạn đã được đưa vào một trong những danh sách này. Ví dụ: Trình giám sát chiến dịch giữ sạch địa chỉ IP của chính họ để bạn có thể thấy tỷ lệ gửi cao cho các email của mình. Mặc dù vậy, hiểu cách hoạt động của danh sách đen có thể giúp bạn hiểu cách hoạt động của email và những gì bạn nên đề phòng.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ trình bày một số điều cơ bản về danh sách đen và những gì có thể được thực hiện để tránh chúng.
Danh sách đen email là gì?
Danh sách đen là danh sách thời gian thực xác định địa chỉ IP hoặc tên miền được mặc định sẽ gửi thư rác. Chúng được sử dụng bởi các tổ chức như nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), nhà cung cấp hộp thư miễn phí và nhà cung cấp chống thư rác để ngăn thư rác xâm nhập vào hệ thống của họ. Một cá nhân hoặc ESP có thể tìm thấy (các) IP hoặc tên miền của họ trên một hoặc nhiều danh sách đen tùy thuộc vào số lượng và chất lượng của email và danh sách mà họ đã gửi đến.
Tuy có vẻ khó chịu và bức bối khi các email mà bạn đã thiết lập cẩn thận bị từ chối trước khi chúng đến được với người đăng ký của bạn, nhưng danh sách đen thực sự khá hữu ích. Tới gần 85% email được gửi hàng ngày được coi là thư rác, vì vậy, danh sách đen tồn tại để kiểm soát và giữ lại một lượng lớn thư không mong muốn khỏi những người trong hộp thư đến. Các ISP rất lớn sẽ có danh sách đen nội bộ của riêng họ, nhưng nhiều người sử dụng những cái có sẵn công khai được điều hành bởi các công ty chuyên về lĩnh vực này.
Hiểu thư rác
Hãy nhớ rằng thư rác sẽ được hiểu khác nhau cho những người khác nhau. Một số thư rác là email có nghĩa là độc hại hoặc có hại, cố gắng xâm nhập vi rút vào máy tính của bạn hoặc để bạn làm điều gì đó mà bạn không nên. Ngoài ra, rất nhiều người coi thư rác là bất kỳ email nào họ không muốn đăng ký hoặc không đăng ký, nhưng không gây hại cho họ hoặc máy tính của họ.
Spamhaus, nhà điều hành của một trong những danh sách đen lớn nhất, đã phác họa ra một đồ họa để dễ hiểu hơn một chút về cách thức và thời điểm danh sách đen tương tác với email. Email của bạn sẽ trải qua một số thử nghiệm để xem xét liệu nó có nên được gửi đến hộp thư đến hoặc được lọc là thư rác hay không.
Nói tóm lại, bạn gửi email của mình (Người gửi) và nó nhận được bởi một ISP (Người nhận), người đó sẽ quyết định xem email của bạn có hợp lệ không. Nếu ISP đang sử dụng danh sách đen, địa chỉ IP email sẽ được kiểm tra theo danh sách. Tiếp theo, nó lại đi qua các bộ lọc thư rác của ISP để kiểm tra mọi thứ mà họ không cho phép. Nếu email vượt qua các bài kiểm tra này, nó hiển nhiên được gửi đến hộp thư đến.
Thực tế việc email bị từ chối phụ thuộc về các chính sách của ISP, vì danh sách đen chỉ là một trong những công cụ được sử dụng để quyết định xem email có hợp pháp hay không.
Trong đồ họa, bạn có thể thấy một email có thể bị từ chối, gửi hoặc gắn cờ là nghi vấn dựa trên thông tin từ danh sách đen và các chính sách của ISP.
Các công ty điều hành và duy trì danh sách đen
Các danh sách đen phổ biến nhất được duy trì bởi các công ty chuyên làm danh sách đó. Mặc dù có nhiều danh sách trực tuyến, đây là một số danh sách được sử dụng rộng rãi nhất:
- Spamhaus – Spamhaus chạy nhiều danh sách được sử dụng bởi các công ty và ISP trên toàn thế giới – Danh sách chặn SBL Spamhaus, Danh sách chặn khai thác XBL, Danh sách chặn tên miền DBL và Danh sách chặn chính sách PBL. SBL là người mà hầu hết mọi người có thể gặp phải khi thực hiện tiếp thị qua email bình thường và gửi đến các ISP. Họ sử dụng các địa chỉ và IP của những kẻ gửi thư rác đã biết cũng như các địa chỉ bẫy spam để tạo danh sách của họ. Địa chỉ bẫy thư rác của họ thường được tìm thấy trong danh sách mua.
- Spamcop – Spamcop sử dụng địa chỉ spamtrap và báo cáo spam để tạo danh sách của họ. Họ cũng áp dụng một hệ thống điểm dựa trên khiếu nại spam trước khi bất kỳ địa chỉ nào được thêm vào.
- Invalument – Invalument sử dụng kết hợp 3 danh sách đen mà họ quản lý; ivmURI, ivmSIP, ivmSIP/24. Giống như Spamhaus, mỗi danh sách đang theo dõi thông tin khác nhau nhưng giữa chúng IP và tên miền nằm trong danh sách của chúng.
- Danh sách Barracuda – Barracuda từ công ty bán dữ liệu, phần mềm trực tuyến và phần cứng bảo mật email và chủ yếu được tạo thành từ các địa chỉ spam hệ thống của họ.
Vì các danh sách được duy trì bởi các công ty này được sử dụng bởi các nhà cung cấp email và các doanh nghiệp lớn trên toàn thế giới, hãy chắc chắn IP của bạn không phải là trên mạng, vì nó ảnh hưởng đến việc gửi email của bạn rất nhiều.
Làm thế nào các công ty có được trong danh sách đen
Tuy rằng có địa chỉ IP của bạn trong danh sách đen có vẻ vô cùng kỹ thuật hoặc thậm chí là chuyên quyền, nhưng thật ra không phải vậy. Khiếu nại spam cao và danh sách email xấu là tất cả những gì cần có để thêm một địa chỉ IP vào danh sách đen. Sau đây là một số điều có thể dẫn đến danh sách đen:
- Khiếu nại về thư rác – Nếu những người nhận email của bạn nhấp vào nút Thư rác, điều đó sẽ khiến các ISP nghĩ rằng nội dung email hoặc danh sách vệ sinh của bạn là xấu. Ngay cả các danh sách sạch và được chọn tham gia cũng có thể xảy ra điều này, nhưng nó vẫn được tính là một khiếu nại spam. Càng nhiều khiếu nại, IP càng có nhiều khả năng sẽ nằm trong danh sách đen.
- Danh sách hoặc địa chỉ xấu – Rất nhiều địa chỉ email bị trả lại là một mẹo cho các ISP mà danh sách của bạn có thể không được chọn hoặc hiện tại. Một số danh sách đen sử dụng địa chỉ spamtrap để tìm người gửi thư rác. Spamtrap là một địa chỉ email không được ai sử dụng nhưng vẫn có thể được tìm thấy và thu hoạch công khai cho các danh sách. Bất kỳ email nào được gửi tới nó sẽ không nằm trong danh sách chọn tham gia và thường được tìm thấy trong danh sách rất cũ hoặc đã mua.
- Kích thước danh sách tăng đột biến – Một danh sách tiếp thị email tốt sẽ tăng theo thời gian khi khách hàng mới hoặc khách hàng tiềm năng đăng ký để nhận email. Nếu kích thước của danh sách email tăng lên rất nhiều trong một khoảng thời gian ngắn, hầu hết các ISP (và nhà cung cấp dịch vụ email) sẽ nghi ngờ danh sách đã được mua.
Nếu bạn đang gửi thư qua một máy nhắn tin, họ rất có thể sẽ liên lạc với bạn nếu có vấn đề với bất kỳ email hoặc địa chỉ nào của bạn. Công ty của họ phải đảm bảo rằng họ có thể gửi một lượng lớn email thông qua các ISP, thế nên họ sẽ tự xóa mọi khối trên địa chỉ IP của mình. Nhưng nếu email của bạn là thủ phạm, họ sẽ có rất nhiều câu hỏi cho bạn về những gì bạn đã gửi và danh sách của bạn đến từ đâu.
Nếu bạn đang gửi thư qua một máy nhắn tin, rất có thể họ sẽ liên lạc với bạn nếu có vấn đề với bất kỳ email hoặc địa chỉ nào của bạn. Công ty của họ phải đảm bảo rằng họ có thể gửi một lượng lớn email thông qua các ISP, vì vậy họ sẽ tự xóa mọi nút chặn trên địa chỉ IP của mình. Nhưng khi email của bạn là thủ phạm, họ sẽ hỏi bạn rất nhiều câu hỏi về bạn đã gửi những gì và danh sách của bạn đến từ đâu.
Phải làm gì nếu bạn trong danh sách đen
Trước hết bạn hãy: Đừng hoảng loạn. Có hàng trăm danh sách đen trên thế giới và địa chỉ IP của bạn có thể nằm trên ít nhất một trong số đó. Đối với hầu hết mọi thứ trong email, điều này đã ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến khả năng tiếp cận khách hàng của bạn. Với danh sách đen nhỏ hơn sẽ ít có khả năng được sử dụng bởi các ISP lớn và địa chỉ của bạn có thể sẽ giảm xuống khá nhanh.
Tuy nhiên, nếu bạn nằm trong danh sách đen, đó có thể là một dấu hiệu chứng tỏ có điều gì đó chưa ổn trong cách marketing qua email của bạn. Các danh sách lớn hơn được sử dụng bởi các ISP có thể có tác động nhiều hơn đến các email của bạn đấy.
Nếu địa chỉ IP cá nhân của bạn được gắn cờ và thêm vào danh sách đen, bạn sẽ cần liên hệ với danh sách để được xóa địa chỉ mình khỏi danh sách. Mỗi công ty có trong danh sách đen lớn đều có thông tin trên trang của họ về cách đước xóa khỏi danh sách đen. Thông thường quy trình này khá đơn giản và dễ hiểu, chỉ cần đảm bảo thực hiện những gì họ yêu cầu để dọn sạch email và danh sách của bạn. Đối với các danh sách nhỏ hơn, nếu bạn vẫn tiếp tục gửi thư và không gặp nhiều khiếu nại về thư rác, địa chỉ IP sẽ tự tắt. Để kiểm tra xem địa chỉ IP có trong danh sách đen hay không, hãy truy cập MX Toolbox.
Nếu bạn gửi thư cho nhà cung cấp dịch vụ email, họ sẽ cho bạn biết những gì bạn cần làm để khắc phục sự cố trong email và danh sách của mình. Sau đó, họ sẽ liên hệ với những người chạy danh sách đen để xóa địa chỉ IP của họ để có thể tiếp tục gửi bình thường. Nhưng tài khoản của bạn vẫn bị chặn cho đến khi bạn có thể xóa địa chỉ khỏi danh sách đen.
Làm thế nào để bạn tránh danh sách đen?
Cách hiệu quả nhất bạn có thể làm cho marketing qua email của bạn được suôn sẻ là tránh một danh sách đen ngay từ lúc bắt đầu. Như chúng ta đã thấy ở trên, nội dung và danh sách email là nguyên nhân chính của danh sách đen. Đây là cách để tránh danh sách đen:
- Nội dung email – Những gì bạn gửi cho người đăng ký email sẽ khiến họ quan tâm và tham gia vào email của bạn. Nếu bạn đang gửi email trống cho mọi người trong danh sách của mình, bạn có thể nhận được một số khiếu nại về thư rác. Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi những gì người đăng ký của bạn đang mong đợi từ bạn và giữ cho nội dung thú vị với họ bằng cách cá nhân hóa email và nội dung. Ngoài nội dung của bạn, hãy chú ý đến tần suất bạn gửi email. Nếu bạn đột nhiên bắt đầu gửi đến danh sách lớn hoặc bạn tăng tần suất, bạn có thể thấy một số rắc rối với việc gửi.
- Xem số liệu thống kê chiến dịch email – Bạn có thể chú ý đến việc mở và nhấp nhưng cũng nên xem tên miền mở. Nếu bạn thấy tỉ lệ mở ra giảm đáng kể trong một tên miền cụ thể, bạn nên kiểm tra trạng thái danh sách đen của mình.
- Danh sách tốt – Bạn đừng bao giờ mua một danh sách email. Các địa chỉ này ít nhất là cũ và tệ nhất là các bẫy spam. Bạn sẽ nhận được nhiều khiếu nại về thư rác và các vấn đề chuyển hơn là bạn sẽ nhận được doanh nghiệp, vì vậy đừng làm điều đó. Ngoài ra, giữ cho danh sách của bạn sạch sẽ bằng cách xóa bất kỳ địa chỉ bị trả lại hoặc địa chỉ cũ và không hoạt động. Nếu ai đó đã mở email của bạn sau một thời gian, bạn có thể muốn xóa chúng khỏi danh sách.
- Phân đoạn danh sách của bạn – Để giúp đảm bảo người đăng ký email của bạn nhận được những gì họ cần từ tiếp thị qua email của bạn, hãy chia danh sách của bạn thành các phân khúc. Điều này có thể có nghĩa là có danh sách dựa trên nơi khách hàng của bạn sống, loại sản phẩm họ mua hoặc sở thích của họ là gì. Điều này sẽ giúp việc gửi chính xác đúng email đến từng người đăng ký của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Thiết kế cho sự tham gia
Một trong những cách tốt nhất để tránh vào danh sách đen email là cung cấp trải nghiệm email hữu ích, có giá trị và phù hợp cho khách hàng của bạn. Khả năng bị báo cáo là spam của bạn sẽ ít hơn nếu các liên hệ của bạn tương tác với email của bạn. Thêm vào đó, bạn sẽ nhận được một cú hích tuyệt vời trong số liệu email của bạn.
Giả sử danh sách của bạn sạch sẽ, danh bạ của bạn được phân chia chính xác và khả năng gửi của bạn cao, bạn nên tuân theo email cơ bản và thiết kế các thực tiễn tốt nhất để duy trì sự tương tác của bạn.
1. Đính dòng chủ đề của bạn
Thậm chí khi một khách hàng đang mong đợi một email từ bạn, nhưng không nhất thiết phải mở nó. Dòng chủ đề email của bạn là yếu tố quyết định trong việc xác định xem thư của bạn được mở hay là không. Bạn cần cho khách hàng thấy giá trị hữu ích của email, nhưng bạn chỉ có khoảng 50 ký tự để làm điều đó.
Chiến thuật tốt nhất của bạn để tạo ra một dòng chủ đề thành công là sử dụng cá nhân hóa dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề với cá nhân hóa có tỷ lệ mở cao hơn 26%.
2. Sử dụng thiết kế kim tự tháp ngược để nhấn mạnh CTA của bạn
Ngay cả sau khi mở email của bạn, khách hàng có thể chỉ lướt sơ qua nội dung của bạn. Bạn chỉ có một vài giây để thu hút sự chú ý của họ, vì vậy hãy áp dụng thiết kế kim tự tháp ngược.
Phong cách thiết kế này sẽ thu hút khán giả của bạn một cách tự nhiên từ một hình ảnh tiêu đề lớn hoặc tiêu đề thành bản sao ngắn gọn và dẫn dắt đến một CTA rõ ràng và khác biệt. Định dạng này dễ quét và có thể giúp cải thiện sự tham gia.
3. Nghĩ về di động trước
Email của bạn được thiết kế trên máy tính. Tuy nhiên, khách hàng rất có thể sẽ đọc chúng trên điện thoại di động của họ. Có gần 70% các chiến dịch email hiện đang được mở trên thiết bị di động, vì vậy một cách để tránh vào danh sách đen thư rác là nghĩ đến thiết bị di động trước tiên trong thiết kế của bạn.
Các chiến dịch email tốt nhất, hiệu quả nhất sẽ có thiết kế phản hồi hoặc được xây dựng để trông khác biệt trên máy tính và điện thoại.
Đội ngũ TriggerM Automation sưu tầm và biên soạn