Gửi email thành công cho khách hàng của bạn có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn – và với rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn khi gửi như chất lượng nội dung, hình ảnh, tình trạng danh sách email thì việc đưa email của bạn đến hộp thư đến của khách hàng có thể khó khăn hơn bao giờ hết.
Nếu bạn đang gửi email trên một địa chỉ IP hoàn toàn mới thì đây có thể là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công khi gửi mail. Vì khi bạn không làm nóng IP của mình đúng cách, các Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) như Gmail và Yahoo có thể lựa chọn không gửi email của bạn.
Sau đây là những cách để bạn khởi động IP mới, làm nóng nó đúng cách và cải thiện khả năng gửi email bằng những cách sau:
- Định nghĩa địa chỉ IP và sự ảnh hưởng của nó khi gửi email.
- Lịch khởi động được đề xuất để bạn có thể bắt đầu gửi email qua địa chỉ IP mới mà không gặp phải sự cố trễ hoặc gửi email thất bại.
- Một bản tin mẫu và phương pháp khởi động IP giao dịch.
- Các mẹo hàng đầu để giúp bạn trong suốt quá trình.
1. IP là gì và tại sao lại phải làm nóng IP?
Địa chỉ IP là một chuỗi số duy nhất xác định miền email của bạn và đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định danh tiếng của bạn.
ISP sử dụng địa chỉ IP để xác định bạn là người gửi, theo dõi hành vi gửi và ấn định điểm danh tiếng IP. Hành vi càng tốt dẫn đến tỷ lệ gửi thành công càng cao.
Khi bạn tăng khối lượng email của mình, thì bạn nên có thêm địa chỉ IP bổ sung để xử lý tải. Địa chỉ IP mới không có điểm danh tiếng vì thư chưa được gửi từ địa chỉ đó vì thế một IP mới được coi là IP “lạnh”. Vậy làm cách nào để email của bạn được gửi bằng một địa chỉ IP lạnh và không gửi được uy tín? Câu trả lời là … làm nóng nó!
Làm nóng địa chỉ IP bao gồm việc gửi khối lượng email thấp trên IP chuyên dụng của bạn và sau đó tăng khối lượng email một cách có hệ thống trong một khoảng thời gian. Làm như vậy sẽ cung cấp cho các ISP cơ hội nhận ra, xác định và đánh giá các hoạt động gửi trước khi bật đèn xanh cho toàn bộ danh sách email của bạn.
Mục tiêu chính của khởi động IP là tăng khối lượng gửi lên mức “bình thường” mà bạn mong đợi. ISP sẽ tìm hiểu khối lượng gửi thông thường của bạn để họ có thể xác định bất kỳ hành vi đáng ngờ nào vì những kẻ gửi thư rác thường xâm nhập hộp thư đến với email độc hại bằng cách thường xuyên chuyển đổi IP để vượt qua các trạm kiểm soát bảo mật của ISP.
Trong thời gian khởi động, ISP đánh giá hành vi gửi của bạn, tình trạng danh sách email, mức độ cam kết trong việc cung cấp thông tin có liên quan và có giá trị cho người nhận. Bạn càng nhận được nhiều tương tác trong thời gian khởi động, thì các ISP sẽ ưu ái hơn cho IP của bạn. ISP kiểm tra các yếu tố như số lượng người dùng đã mở email, cuộn xuống cuối email hoặc chuyển thư của bạn sang các thư mục khác.
Với tư cách là người gửi, việc hâm nóng IP mang đến cơ hội để theo dõi và tối ưu hóa toàn bộ chiến dịch email của bạn. Bạn cũng sẽ thấy rằng danh tiếng tốt mà bạn xây dựng được trong thời gian khởi động sẽ giúp cho công việc gửi mail trở nên dễ dàng hơn. Thay vì theo đuổi các vấn đề, hãy tập trung chặt chẽ hơn vào việc trau dồi chiến lược mua lại, cung cấp nội dung xuất sắc và theo dõi kết quả mình đạt được.
Hầu hết các hệ thống danh tiếng chỉ lưu trữ dữ liệu trong 30 ngày, vì vậy bạn không nên bỏ bê email từ 30 ngày trở lên mà không gửi trên bất kỳ IP nhất định nào. Nếu bạn làm vậy, thì sau đó mọi thứ sẽ quay về vạch xuất phát
2. Làm thế nào để làm nóng IP của bạn?
Lời khuyên và lịch trình khởi động dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo. Mỗi người gửi đều khác nhau và bạn có thể cần các chuyên gia về khả năng gửi email để giúp bạn xác định tần suất và khối lượng khởi động phù hợp cho chương trình email của mình. Bạn gửi bao nhiêu email trong quá trình khởi động phụ thuộc vào tổng khối lượng email của bạn, nhưng bạn phải gửi đủ email với tần suất đủ để ISP có thể theo dõi danh tiếng của bạn.
Đôi khi, phần khó nhất của quá trình khởi động IP là quyết định bắt đầu từ đâu.
Đầu tiên, hãy chọn một phân đoạn trong danh sách email của bạn để làm nóng. Các ISP khuyên bạn nên bắt đầu với các địa chỉ nội bộ trước, chẳng hạn như tài khoản Gmail cá nhân.
Điều này đặc biệt phù hợp nếu bạn đang xây dựng danh tiếng hoàn toàn mới hoặc cố gắng cải thiện danh tiếng đang hoạt động không tốt. Một số thư có thể sẽ nằm trong thư mục SPAM – và điều đó không được mong đợi do đó phải kéo thư ra khỏi SPAM và đưa chúng vào danh bạ / danh sách người gửi an toàn. Đó là lý do tại sao bạn bắt đầu với email nội bộ. Trả lời email cũng có lợi cho việc khởi động IP của bạn.
Tiếp theo, bắt đầu gửi đến danh sách liên hệ của bạn. Chọn những người nhận và luồng thư “siêu tương tác”. Sau khi bạn đã xem qua những người nhận tương tác nhiều nhất, hãy chuyển sang những người dùng đã tương tác gần đây của bạn.
Có thể chọn thông báo chào mừng làm phân đoạn dùng thử cho IP mới vì nó sẽ làm được một số điều tốt cho email như:
- Phục vụ như một lời nhắc về quyền
- Nhắc lại đề xuất giá trị của bạn
- Tạo số lần mở và nhấp chuột bằng lời kêu gọi hành động của họ
Cho dù bạn chọn bắt đầu bằng loại email nào, hãy chọn một luồng thư bao gồm các phương pháp cấp phép rõ ràng. Điều này sẽ giúp xây dựng danh tiếng của bạn và củng cố tính hợp pháp của bạn với tư cách là người gửi trong mắt các ISP. Khi bạn đã quyết định một phân đoạn, hãy xác định số lượng email bạn nên gửi. Bắt đầu nhỏ và phát triển một cách thận trọng.
Nếu bạn không có dữ liệu tương tác, hãy sử dụng các đăng ký gần đây nhất của bạn vì người dùng có xu hướng hoạt động tích cực nhất ngay sau khi họ đăng ký danh sách email. Khi danh tiếng của bạn lắng xuống và lượng email của bạn tăng lên, hãy làm việc thông qua danh sách của mình, thêm những người nhận cũ hơn và ít tương tác hơn. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để loại bỏ các email không hoạt động hoặc không còn hoạt động khỏi danh sách của bạn.
Nếu IP mới hoạt động kém hiệu quả (ít mở hơn), hãy kiên nhẫn và cân nhắc việc làm chậm tốc độ để danh tiếng của bạn bắt kịp. Mặc dù việc hâm nóng một IP có thể kéo dài đến 60 ngày, nhưng các nền tảng Marketing Automation như Mautic sẽ làm nóng IP trong vòng 30 ngày – và nhanh hơn có thể trong vòng 1-2 tuần.
Để xác định tần suất, hãy sử dụng kết quả phân phối của bạn làm hướng dẫn. Nếu bạn đang đạt được khả năng gửi email tốt với tỷ lệ tương tác cao, thì bạn có thể cố gắng đẩy nhanh quá trình. Tuy nhiên, nếu kết quả đang vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn thì hãy đi chậm lại.
Trong giai đoạn khởi động, hãy chú ý đến mức độ tương tác của người nhận. Mức độ tương tác của bạn càng thấp, các ISP sẽ càng khắc nghiệt hơn trong quá trình khởi động. Hãy xem dòng tiêu đề của bạn có rõ ràng và thuyết phục không? Bạn có đang gửi nội dung có giá trị không? Nếu giai thuyết phục thì e rằng toàn bộ danh sách của bạn cũng sẽ như vậy.
- Duy trì khởi động trên tất cả các ISP
Duy trì khối lượng gửi ổn định trong toàn bộ thời gian khởi động tại MỖI ISP. (tức là Chia nhỏ lịch khởi động của bạn để mỗi ISP nhận được một lượng thư tương đương mỗi ngày) Nếu không, khi hoạt động gửi của bạn xuất hiện lẻ tẻ thì chắc chắn bạn không thể xây dựng một danh tiếng vững chắc và đáng tin cậy.
3. Lịch trình bản tin mẫu
Phương pháp tiếp cận thận trọng: Thực hiện theo lịch trình khởi động IP có trong hướng dẫn này và duy trì số lượng của ngày hôm trước nếu các chỉ số phân phối của bạn hoạt động kém hiệu quả. Ví dụ: nếu bạn dự kiến gửi 90.000 email trong một tháng, hãy bắt đầu với 50 email đầu tiên vào ngày đầu tiên của bạn và tăng khối lượng hàng ngày cho đến khi bạn đạt được khối lượng mong muốn.
Phương pháp tiếp cận linh hoạt: Điều quan trọng là vẫn bắt đầu với 50 email vào ngày đầu tiên. Tăng khối lượng gửi của bạn không quá 10 lần mỗi ngày. Từ đó, bạn có thể tăng mạnh khối lượng của mình miễn là các chỉ số email đang hoạt động như mong đợi. Vì vậy, bạn có thể bắt đầu với việc gửi khối lượng tương tự như sau:
50 – 500 – 5.000 – 50.000 – 500.000 – 5.000.000
Lưu ý: Cách tiếp cận ở trên sẽ chỉ thành công đối với những người gửi có uy tín nhất và những người có nhiều người nhận tương tác nhất.
4. Lịch biểu email giao dịch mẫu
Ngoài email marketing thì email giao dịch cũng là một kênh bán hàng giúp tăng doanh thu. Email giao dịch là email được gửi cho người dùng ngay sau khi họ thực hiện một hành động nào đó và loại email này phải được gửi từ các công ty, doanh nghiệp nhằm để xác nhận các hành động gần đây của người dùng.
Doanh nghiệp đã thành lập – Nếu bạn đã gửi một lượng lớn email và quyết định chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) lần đầu tiên hoặc chuyển sang một nhà cung cấp mới, bạn nên di chuyển từng chút một. Một cách để đạt được điều này là chia nhỏ lưu lượng truy cập và chuyển các phần nhỏ của nó sang IP mới theo thời gian. Nếu bạn đang duy trì nhiều máy chủ, bạn có thể di chuyển từng máy chủ của mình sang IP mới.
Doanh nghiệp mới – Về bản chất, sự phát triển tự nhiên của doanh nghiệp tạo ra một đoạn đường lý tưởng cho việc khởi động IP. Vì email giao dịch thường phụ thuộc vào số lượng người dùng bạn có, sự phát triển trong cơ sở khách hàng của bạn sẽ tạo ra một đường cong tăng trưởng tốt và thoải mái trong lượng email của bạn. Nhưng điều quan trọng là phải cung cấp càng nhiều manh mối cho các ISP rằng email đó là giao dịch. Có lẽ đây không phải là thời điểm tốt nhất để thử nghiệm việc thêm email quảng cáo vào các thông báo khởi động này.
5. Phân bổ IP và lịch trình khởi động IP
Điều quan trọng cần lưu ý là một kế hoạch khởi động IP chỉ là một cách để giúp người gửi xác định những điểm yếu tiềm ẩn trong chương trình email của họ. Bắt đầu từ từ cho phép người gửi có cơ hội tạm dừng hoặc làm chậm quá trình gửi và điều chỉnh chiến lược của họ trước khi danh tiếng của họ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
6. Mẹo hàng đầu trước khi bạn bắt đầu và để giúp bạn trong suốt chặng đường
Thành phần quan trọng nhất trong giai đoạn khởi động của bạn là thiết lập các mẫu gửi email nhất quán. Dưới đây là một số điều cần xem xét trước khi bắt đầu:
- Bắt đầu một cách thận trọng là tốt
Rất khó để sửa chữa một danh tiếng xấu. Thông thường, người gửi cần phải tích cực hơn để đưa email của họ đến cho khách hàng. Tuy nhiên, bạn cũng phải xem xét mất bao nhiêu thời gian để sửa chữa danh tiếng của mình. Bởi vì việc gửi danh tiếng được theo dõi 30 ngày một lần, có thể mất 4 tuần trở lên để xây dựng lại danh tiếng
- Xoay vòng IP là hoạt động kinh doanh không tốt
Bạn không cần (cũng như không nên sở hữu) hàng chục IP. Nếu bạn xoay vòng việc gửi của mình dựa trên việc một trong những IP được phép gửi một lượng lớn email (được gọi là snowshoeing) thì khi các ISP nhận được thông tin đó, họ sẽ chặn toàn bộ dải IP của bạn. Bạn có thể gửi hàng triệu tin nhắn mỗi ngày từ một IP nếu bạn khởi động đúng cách và tiếp tục làm theo các phương pháp hay nhất.
- Sử dụng dữ liệu để tự đào tạo
ISP muốn thấy rằng bạn phản hồi với người nhận của bạn. Bạn càng có nhiều dữ liệu, bạn càng có thể phản hồi nhiều hơn cho người nhận và tối ưu hóa chương trình email của mình, ngay cả khi bạn đang gặp lỗi gửi. Đó là một cộng đồng nhỏ và có nhiều lời nói, vì vậy làm đúng cách sẽ luôn có lợi cho bạn.
- Email marketing vẫn còn nhiều thách thức
Hãy thận trọng và chỉn chu hơn với email marketing vì ISP luôn xem email giao dịch là email “mong muốn”, nên nó thường có thêm một chút thời gian. Chúng tôi khuyên bạn nên gửi từ ít nhất hai IP chuyên dụng — một cho email marketing và một cho giao dịch.
- Các phương pháp hay sẽ đưa bạn đến mọi nơi
Theo dõi mức độ tương tác của người dùng, cá nhân hóa và cuối cùng là xóa những người nhận không hoạt động trong khi bạn đang khởi động IP của mình là chìa khóa để đạt được khả năng cung cấp tối đa cho vòng đời của chương trình email của bạn.
Làm nóng IP của bạn là một phần quan trọng trong việc tạo và duy trì một chương trình email lành mạnh. Mặc dù quá trình warm up IP thích hợp có thể mất nhiều thời gian hơn bạn muốn nhưng những nỗ lực này thực sự mang lại hiệu quả bất kể bạn đang gửi loại email nào (tiếp thị hoặc giao dịch).
Nếu bạn còn bất cứ thắt mắc nào về cách làm nóng IP của mình, hãy nhấn vào nút bên dưới để TriggerM có thể tư vấn chi tiết hơn nhé!