“Don’t sweat the small stuff” nghĩa là đừng cáu gắt vì những điều nhỏ nhặt. Điều này đúng trong một số khía cạnh của cuộc sống nhưng với email thì được hiểu là “chính xác là những gì mình nên làm”.
Tại sao chúng ta cần những quy tắc cho email?
Việc mắc lỗi ảnh hưởng nghiêm trọng đến cách khách nhìn nhận bạn, họ cho rằng đó là do chưa có tâm, không không khéo và không đáng tin so với những email không mắc lỗi.
Nếu bạn đọc một email bị lỗi chính tả, thường sẽ có 2 suy nghĩa như sau:
- Người gửi không biết chính tả và ngữ pháp cơ bản
- Người gửi không quan tâm lắm để xem lại trước khi gửi
Điều này là dấu hiệu không tốt cho mối quan hệ về sau. Vì vậy, để tránh những khách hàng tiềm năng đi đến những kết luận này về bạn, dưới đây là một vài mẹo về quy tắc viết email mà mọi chuyên gia (đặc biệt là những khách hàng phải đối mặt) nên biết và làm theo.
Quy tắc email chỉ ra những gì phù hợp và những gì không phải khi bạn gửi tin nhắn cho khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, người quản lý hoặc người quen. Chúng giúp bạn tránh những thông tin sai lệch và sai lầm. Hãy kiểm tra những tiêu chuẩn hiện đại dưới đây.
1. Giữ giọng văn chuyên nghiệp
Đôi lúc, sau khi liên hệ với khách hàng qua cuộc gọi đầu tiên, bạn vẫn chưa hiểu rõ họ lắm, vì vậy nên tạo tiêu đề có tính mô tả và gửi kèm một lời chào chính thức. Bạn có thể gợi nhắc về cuộc trò chuyện trước đó với sự thân thiện và xác nhận lại các thông tin đã trao đổi.
2. Tránh tiêu đề mơ hồ
Dòng tiêu đề của email không cho khách hàng biết bất cứ điều gì về nội dung , vậy tại sao họ có thể xem xét mở nó? Ngoài ra, lời chào quá bình thường, không có gì được cá nhân hóa về chính email và không có xác nhận thông tin được đưa vào.
3. Sử dụng dấu câu email thích hợp
Dấu câu là tinh tế khi bạn sử dụng nó một cách chính xác và rõ ràng. Đừng làm cho người nhận của bạn khó chịu – ghi nhớ các quy tắc này và tuân thủ đúng đắn nhé.
Dấu chấm câu
Mỗi dòng nên kết thúc bằng dấu chấm câu cuối, tức là dấu chấm, dấu chấm hỏi hoặc dấu chấm than. Nếu bạn bỏ qua dấu chấm câu cuối, có vẻ như bạn chưa bao giờ hoàn thành suy nghĩ của mình.
Dấu chấm phẩy (;)
Một dấu chấm phẩy cũng có thể kết nối hai câu độc đáo, nhưng có liên quan. Nó không thể hoạt động như dấu phẩy được.
Dấu phẩy (,)
Một trong những lỗi phổ biến nhất là thêm dấu phẩy sai chỗ.
Nếu đó là một email chính thức, hãy sử dụng dấu hai chấm.
Cô Frost thân mến:
Nếu đó là một email tương đối bình thường, hãy sử dụng dấu phẩy.
Aja thân mến,
Và nếu bạn đang có quan hệ thân thiết với ai đó, bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang.
Xin chào Aja,
Dấu chấm than
Hạn chế sử dụng dấu chấm than như đối với dấu chấm hỏi. Nhiều dấu chấm than dễ dẫn đến tình trạng quá khích và quá mức.Nói chung, dấu chấm than không được coi là rất chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy để chúng cho tin nhắn cho bạn bè.
4. Luyện tập ngữ pháp vững
Với ngữ pháp, đôi lúc bạn vẫn hãy bị mắc lỗi. Hãy tránh xa các lỗi cơ bản nhất về mặt diễn đạt.
5. Giữ tiêu đề có tính mô tả và ngắn gọn
Dòng tiêu đề nên được mô tả và tương đối ngắn. Lý tưởng nhất, nó sẽ cung cấp cho người nhận một ý tưởng tốt cho dù họ muốn mở tin nhắn của bạn.
6. Chọn lời chào cẩn thận
Ở trên, chúng ta đã thảo luận về những dấu câu để sử dụng trong lời chào. Bạn cũng cần chọn một lời chào – có thể chính thức hoặc không chính thức, tùy thuộc vào người nhận và mối quan hệ.
Đa phần, một lời chào ngẫu nhiên là thích hợp. Bạn sẽ tạo nên văn phong thân thiện, thoải mái và tự tin giao tiếp.
7. Tạo ấn tượng tốt bằng kết thúc email.
Kết thúc email đúng cách sẽ bổ sung cho văn phong và nội dung email của bạn. Vì đó là điều cuối cùng mà người nhận đọc, dòng này ảnh hưởng đến ấn tượng lâu dài của họ.
8. Kiểm tra kỹ tên người nhận của bạn
Kiểm tra kỹ càng bạn đã viết đúng tên người nhận.
Và đừng rút ngắn tên của họ trừ khi đó đã là chữ ký được dùng. Ví dụ, nếu một người ký tên với biệt danh thì bạn có thể dùng biệt danh đó để xưng hô với họ, còn không thì cần tránh dùng tên thân mật.
9. Luôn sử dụng phông chữ và định dạng chuẩn
Bạn muốn người nhận có cảm giác khó chịu? Sử dụng phông chữ lập dị, màu sắc sặc sỡ và định dạng khác thường.
Đúng vậy, email của bạn sẽ được ghi nhớ hơn, nhưng bạn sẽ trông giống như bạn hoàn toàn mất đi sự chuẩn mực trong giao tiếp.
Luôn sử dụng phông chữ chuẩn. Không bao giờ sử dụng một màu bên cạnh màu đen. Bám sát kích thước phông chữ tiêu chuẩn. Không in đậm hoặc in nghiêng nhiều hơn một từ (hoặc chuỗi từ) trong một email.
10. Rút ngắn URL của bạn
Dán toàn bộ URL vào email sẽ chiếm không gian và trông lộn xộn. Thay vào đó, hãy tạo hyperlink hoặc chèn một URL rút ngắn.
11. Chỉ ra tệp đính kèm
Chỉ ra rằng bạn đã bao gồm một tệp đính kèm để người nhận của bạn không bỏ qua nó.
Và hãy chắc chắn rằng bạn đang đính kèm lại các tệp khi thêm người khác vào chuỗi email, nếu không họ sẽ không thể nhìn thấy chúng. (Hoặc bạn có thể chỉ cần chuyển tiếp cho họ)
12. Hoàn thiện chữ ký email
Ngay cả khi bạn viết thông điệp hùng hồn, thuyết phục nhất, một chữ ký được thiết kế kém sẽ khiến bạn trông giống như một kẻ nghiệp dư.
Hãy ghi nhớ “less is more”, chữ ký nên được thiết kế nhỏ, đơn giản và hạn chế. Bám sát tên, chức danh công việc, URL LinkedIn và/hoặc trang web của công ty và số điện thoại.
13. Điền vào các trường trong email đúng cách
To: trường này là đơn giản. Thêm địa chỉ email của người bạn đang muốn liên hệ.
Cc: Nếu bạn muốn đưa người khác vào tin nhắn Cc họ. Về cơ bản, bạn đang nói, “Hey Hey, đọc nó đi, nhưng không cần phải trả lời”.
Việc buộc ai đó là cần thiết khi có thông tin liên quan trong email hoặc bạn đang kết nối họ với người nhận thực tế.
Bcc: Bcc cũng sao chép liên hệ của bạn vào email, nhưng không ai ngoài người nhận được nó.
14. Sử dụng Bcc một cách thích hợp
Để ẩn địa chỉ email. Bcc có thể được sử dụng để bảo vệ email của ai đó khỏi bị lộ với người khác. Ví dụ: nếu bạn gửi email cho một nhóm người về một sự kiện sắp tới, bạn có thể chọn Bcc tất cả các email để bạn không hiển thị email mà không được phép.
15. Sử dụng “Reply all” một cách tiết kiệm
Trả lời: Khi bạn nhấp vào “Trả lời”, bạn trả lời trực tiếp cho người gửi email cho bạn lần cuối.
Trả lời tất cả: Khi bạn chọn “Trả lời tất cả”, bạn gửi email lại cho tất cả những người thuộc trường “To” hoặc “Cc”. Lợi ích của “Reply all” là cho những người ai đang theo dõi biết một vấn đề nhất định đã được giải quyết. Nó cũng hữu ích khi bạn có thông tin mà mọi người quan tâm.
Khi đắn đo, mặc định là “Trả lời.” Bạn không muốn trở thành người khó chịu mà mọi người đang bí mật trợn tròn mắt.
16. Gửi tự động phản hồi “không có mặt”
Nếu bạn sẽ không có mặt trong một thời gian dài, một câu trả lời tự động có thể cho phép bất cứ ai liên hệ với bạn biết rằng bạn sẽ không thể trả lời tin nhắn của họ cho đến khi ngày bạn sẽ quay lại.
17. Theo dõi email mở và tỷ lệ nhấp
Thay vì gửi tin nhắn hỏi rằng bạn nhận được email chưa?, sử dụng một công cụ theo dõi email. Bạn sẽ biết chính xác thời điểm người nhận mở nó.
Nếu như email là kênh giao tiếp chính thức giữa bạn và mọi người, hãy lưu ý những điều trên và sử dụng cẩn trọng để tạo sự chuyên nghiệp cho cả bản thân và công việc nữa nhé.
Đội ngũ TriggerM sưu tầm và biên soạn.