Chắc chắn rằng đôi ba lần bạn gặp trường hợp sau khi bấm nút gửi Email thì loay hoay tìm kiếm nút hoàn tác vì phát hiện liên kết hỏng, vì lỗi chính tả,… Danh sách 13 điều cần kiểm tra trước khi gửi trong bài viết này sẽ “cứu cánh” bạn trong trường hợp này, cùng theo dõi nhé.
1. Liên kết bị hỏng
Các liên kết trong email được chèn vào nhầm mục đích tăng lượt truy cập website, tăng doanh số,….. nhưng để đạt được mục đích này, bạn cần đảm bảo liên kết không bị hỏng. Trong quá trình soạn email sẽ không tránh khỏi trường hợp sao chép sót, sao chép sai đường dẫn, trang liên kết bị “sập”,….. Vì vậy để email được hoàn thiện, chắc chắn bạn đã kiểm tra từng đường liên kết một trước khi gửi
2. Liên kết bị lãng quên
Liên kết bị lãng quên nghĩa là không có đường dẫn để điều hướng người dùng trong các nút kêu gọi hành động. Giật tít, trang hoàng nút thật hấp dẫn nhưng lại quên đặt liên kết thì như “công dã tràng”. Đây cũng là trường hợp hay gặp khi gửi email, lưu ý kỹ bạn nhé.
3. Nút chia sẻ phương tiện truyền thông xã hội bị hỏng
Các trang mạng xã hội ngày càng khẳng định “sức nặng” của nó khi mà người người nhà nhà dành khá nhiều thời gian để “tung hoành” trên các trang này, như Facebook, Twitter, Linkedin,… Vì vậy mà trình soạn email cũng được tích hợp thêm các nút chia sẻ để doanh nghiệp liên kết đến “nhà” của họ các trang mạng xã hội.
Dù là sử dụng bất kỳ nền tảng gửi email nào, cho dù có “xịn” như Hubspot, Mautic, Getresponse hay một ESP khác, luôn chắc chắn rằng bạn đã thử từng nút trước khi gửi.
4. Lỗi chính tả/ ngữ pháp
Ngữ pháp và chính tả luôn vấn đề quan trọng khi truyền tải nội dung tiếp thị. Cho dù bạn viết bài blog đăng website, soạn ebook, hay soạn email tiếp thị, … cũng phải đảm bảo không có bất kỳ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào xuất hiện. Vì vậy trước khi gửi cho khách hàng, bạn nên gửi test trước.
5. Hình ảnh bị bóp méo
Hình ảnh trong email của bạn định dạng như thế nào?, các điểm ảnh có bị nhòe không?, kích cỡ đã thân thiện với thiết bị di động chưa?,…. Hãy kiểm tra kỹ vì hình ảnh lỗi sẽ gây ấn tượng xấu, mất đi sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
6. Định dạng Wonky
Khi email được gửi vào hộp thư đến, đảm bảo định dạng email giống với định dạng lúc soạn thảo. Vì một số ứng dụng email không xử lý được các định dạng HTML, dẫn đến email bị lỗi.
7. Dòng chủ đề/ Tên người gửi
Theo khảo sát từ Hubspot, email được gửi ra với tên địa chỉ là tên cá nhân có tỷ lệ nhấp cao hơn địa chỉ là tên của công ty. Vì vậy việc cá nhân hóa tên địa chỉ gửi email rất quan trọng, hiện nay nhiều nền tảng gửi email cũng hỗ trợ chức năng này, đơn cử là Mautic cung cấp chức năng này khá tốt.
Bạn có thể tham khảo demo tại đây
Bên cạnh đó, độ dài của dòng tiêu đề nên dưới 50 ký tự trở xuống để đảm bảo nội dung không bị cắt. Dòng tiêu đề cần ngắn gọn đủ để khái quát nội dung truyền tải, kèm các từ ngữ hấp dẫn, thu hút người nhận mở email.
8. Chức năng thẻ động
Các thẻ như [FIRSTNAME], [PHONE], [EMAIL],… khi sử dụng, bạn cần đảm bảo chúng phải lấy thông tin chính xác từ danh sách dữ liệu. Các thẻ này giúp cá nhân hóa nội dung email nhưng cũng là con dao hai lưỡi nếu chúng không hoạt động hiệu quả.
Nếu bạn đang sử dụng Mautic để gửi email, bạn có thể cài đặt các giá trị mặc định cho thẻ động để phù hợp với các ngoại lệ trong danh sách email, những liên hệ thiếu thông tin cần gắn trong thẻ động.
Lưu ý, chỉ nên sử dụng thẻ động cho hầu hết dữ liệu có thông tin trong danh sách email. .
9. Các vấn đề về màu sắc
- Màu phông chữ bạn đang sử dụng có dễ đọc và rõ ràng không?
- Các khối màu nền có gây khó chịu cho người đọc?
- Hình background có quá tối hay quá lòe loẹt?
- ……
Trải nghiệm người dùng luôn là tiêu chí hàng đầu trong “công tác” tiếp thị vì vậy bạn cần đảm bảo màu sắc email phải hài hòa, hấp dẫn đủ thu hút khách hàng. Song, giải quyết được các vấn đề màu sắc sẽ giúp thông điệp tiếp thị được truyền tải tốt hơn, tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng.
10. Yêu cầu CAN-SPAM được thực hiện
Đạo luật CAN-SPAM thiết lập các quy tắc thông điệp thương mại nhằm bảo vệ người dùng và hạn chế sự quảng cáo quá đà của các doanh nghiệp.
Cụ thể, mỗi email bạn cần phải:
- Rõ ràng địa chỉ người gửi, người nhận
- Dòng tiêu đề nêu rõ nội dùng trong email (Tránh dùng từ ngữ quảng cáo quá đà)
- Đầy đủ chữ kỹ phía cuối email
- Cài đặt chức năng hủy đăng ký nhận email từ doanh nghiệp
- …..
Nếu doanh nghiệp vi phạm Đạo luật CAN-SPAM, mức phạt có thể lên đến $16.000.
11. Tùy chọn để xem trên web
Nhiều nền tảng gửi email cho phép người dùng tạo phiên bản email trên web, đính kèm liên kết này trong email của bạn. Bằng cách này, nếu video, hình ảnh hay bất cứ thứ gì trong email bị lỗi định dạng, không hiển thị đúng dự định mà bạn muốn truyền tải thì phiên bản trên web như là bản dự phòng để khách hàng có thể nhấp vào xem bản hoàn chỉnh nhất.
12. Định dạng văn bản thuần túy
Tối ưu hóa email dưới định dạng văn bản thuần túy và cả HTML đều rất quan trọng. Trong send example, bạn có thể tìm những điều sau:
- Sao chép email hấp dẫn
- Sao chép tương tự định dạng HTML của email
- Các ký hiệu đầu câu (bullet,..), các chữ cái hoa trong tiêu đề, đầu câu,….
13. Khả năng truy cập trên các thiết bị, trình duyệt và ứng dụng email
Trước khi gửi email đến khách hàng, bạn nên gửi thư đến email của mình để kiểm tra định dạng của email trên máy tính, điện thoại, ipad,… Kiểm tra nhiều lần trên nhiều thiết bị để giảm thiểu các lỗi xuất hiện trong email. Thân thiện hóa các thiết bị di động để tăng trải nghiệm khách hàng.
Dù là cá nhân hay doanh nghiệp, những lỗi xuất hiện trong email sẽ ảnh hưởng nhiều đến sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng, chỉnh chu của người gửi. Trên đây là 13 điều bạn cần kiểm tra trước khi thực hiện thao tác gửi email, ghi chú lại để ghi nhớ bạn nhé.
Đội ngũ TriggerM sưu tầm và biên soạn.